Работник обратился к работодателю с устной просьбой о выдаче заверенной копии трудовой книжки
Работодатель согласился выдать заверенную копию трудовой книжки при условии о том, что работник в письменном заявлении укажет, для чего ему нужна копия трудовой книжки.
Является ли позиция работодателя правомерной?
Ответ: Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Пунктом 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", также установлено, что работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
В рассматриваемой ситуации работник устно обратился к работодателю с просьбой о выдаче копии трудовой книжки.
В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
Таким образом, трудовая книжка содержит персональные данные работника.
В соответствии со ст. 89 ТК РФ в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
В рассматриваемом случае работодатель согласился выдать заверенную копию трудовой книжки при условии, что работник укажет, для чего она ему нужна.
В трудовом законодательстве не предусмотрено условие, при котором работник должен указывать причину, для чего ему нужен заверенный документ, связанный с работой.
Исходя из этого требование работодателя об указании причины необоснованно.
Из вышеперечисленных норм следует, что работодатель обязан выдать работнику заверенную копию трудовой книжки без указания каких-либо причин, но только с письменного заявления работника.
Обращение в устной форме к работодателю о выдаче заверенной копии трудовой книжки трудовым законодательством не предусмотрено.
Таким образом, позиция работодателя в части того, что работник обязан указать причину, для чего ему нужна копия трудовой книжки, не является правомерной.
М. А.Зубко
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
06.08.2010