Работник организации, находясь в служебной командировке в другом городе, пользовался в гостиничном номере, где он проживал, телефоном для переговоров с работодателем. По приезде из командировки работодатель возместил своему работнику сумму, оплаченную за пользование междугородным телефоном. Вправе ли организация учесть понесенные затраты в расходах при исчислении налога на прибыль?

Ответ: Статья 168 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя возместить расходы, связанные со служебной командировкой.

Так, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения.

При этом пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов, как затраты на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Учитывая изложенное, указанные расходы на оплату услуг междугородной телефонной связи могут быть учтены при исчислении налога на прибыль в части стоимости телефонных переговоров с работодателем на основании документов, подтверждающих факт оплаты этих переговоров из номера гостиницы, в котором находился работник в связи со служебной командировкой. Таким документом может быть, например, чек из гостиницы с детализированным отчетом о телефонных номерах абонентов и стоимости звонков.

При этом детализированный отчет необходим для идентификации номеров телефонов, принадлежащих организации и косвенно подтверждающих факт телефонных разговоров по служебным вопросам.

Расходы в виде платы за телефонные переговоры, не связанные со служебными вопросами (на телефонные номера, не принадлежащие организации), не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.

О. А.Королева

Советник государственной

гражданской службы РФ

2 класса

11.08.2010