Организация направляет сотрудников в заграничные командировки. 1. Как учитываются для целей исчисления налога на прибыль расходы на аренду автомобиля и расходы на бензин? 2. Вправе ли организация учесть расходы на поездки сотрудников во время командировок (от гостиницы на работу и обратно) в целях налогообложения налогом на прибыль?

Ответ: Статья 252 Налогового кодекса РФ позволяет учитывать в расходах при налогообложении прибыли затраты, если они обоснованны и документально подтверждены, произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы на аренду автомобиля и расходы на бензин, а также расходы на поездки сотрудников во время командировок могут быть учтены в целях налогообложения, если они соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ.

Обоснование: 1. Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

Расходы по аренде автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, а также расходы на бензин для данного автомобиля можно учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии их документального оформления и обоснования.

Согласно ст. 252 НК РФ расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены.

Кроме того, расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Из вышеизложенного можно заключить, что для признания затрат, произведенных во время командировки, обоснованными необходимо установить их служебную направленность, то есть они должны способствовать достижению экономических целей организации.

Таким образом, если арендованный автомобиль использовался работником исключительно в рабочих целях, способствовал более быстрому передвижению по городу и, как следствие, увеличивал количество времени, которое можно было потратить на ведение переговоров либо иные действия, связанные с работой, то расходы на аренду автомобиля и бензин можно считать обоснованными.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В случае аренды автомобиля работником во время командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, являются договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля; счета; чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду; документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии). Для подтверждения расходов на бензин - чеки или иные аналогичные документы, указывающие на факт приобретения бензина.

В коллективном договоре или локальном нормативном акте должно быть указано на возмещение расходов на аренду автомобиля и расходов на бензин при командировках работников.

Таким образом, затраты на аренду автомобиля и приобретение бензина при соблюдении требований обоснованности и документальной подтвержденности могут быть учтены в качестве расходов при налогообложении прибыли.

Однако необходимо отметить, что официальная позиция по данному вопросу, высказанная Минфином России, отличается от позиции, изложенной выше.

Согласно позиции Минфина России, изложенной в Письме от 08.08.2005 N 03-03-04/2/42, расходы на аренду автомобиля работником, находящимся в зарубежной командировке, не могут быть учтены в составе расходов при налогообложении прибыли.

Арбитражная практика по данному вопросу, наоборот, складывается в пользу налогоплательщика и подтверждает правомерность признания расходов на аренду автомобиля расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль организаций. Например, такая позиция изложена в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 N Ф04-9850/2005(19018-А27-15).

В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 по делу N А05-11584/2006-31 указано, что так как транспорт транспортно-экспедиторской компании, осуществляющей перевозки пассажиров на основании договора, не относится к транспорту общего пользования и услуги оказаны не по доставке работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а по перевозке работников в месте назначения по командировке, что не предусмотрено нормой пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы по оплате этих услуг не могут быть отнесены к расходам на командировки в целях гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ. Однако, поскольку указанные расходы были связаны с производственной деятельностью, экономически обоснованны, затраты могли быть включены в состав других расходов, связанных с производственной деятельностью предприятия.

Вывод: расходы на аренду автомобиля и на бензин при должном документальном подтверждении и обосновании можно учесть в составе расходов при налогообложении прибыли. Однако позиция финансового ведомства противоположная, что создает налоговые риски, связанные с тем, что организации придется отстаивать свою позицию в суде.

2. Расходы на поездки работников (от гостиницы на работу и обратно) во время командировки можно учесть в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом должны быть соблюдены требования, установленные ст. 252 НК РФ (в частности, указание в коллективном договоре или локальном нормативном акте об обязанности работодателя возмещать расходы на проезд работника от гостиницы до места работы и обратно во время нахождения работника в командировке).

Минфин России в Письме от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505 по вопросу учета в целях налогообложения налогом на прибыль расходов на такси во время командировок указал, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. Учитывая, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

Таким образом, уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.

Таким образом, при условии обоснованности и документального подтверждения расходы на поездки во время командировок (от гостиницы на работу и обратно) могут быть учтены в целях налогообложения налогом на прибыль.

А. Р.Петросян

Эксперт

ООО "Прадо. Бизнес консультант"

24.08.2010