Можно ли учесть в составе расходов затраты на организацию завтрака, обеда, ужина в кафе или ресторане, которые несет командированное лицо для осуществления неофициальных встреч с контрагентами? Признаются ли затраты представительскими расходами в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: Подпункт 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ позволяет учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 данной статьи. Пункт 2 ст. 264 НК РФ относит к представительским расходам затраты:

- на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Контролирующие органы дали официальные разъяснения относительно учета затрат на неофициальные встречи с контрагентами. Например, в Письме Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759 сказано, что если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения. При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат.

УФНС России по г. Москве высказало аналогичную позицию в Письмах от 23.12.2005 N 20-12/97007, от 16.05.2006 N 20-12/41851: расходы по проведению неофициальной встречи (в кафе) с потенциальными партнерами, организованной работником организации, находящимся в командировке в городе проживания указанных партнеров, не учитываются для целей налогообложения, так как не признаются представительскими расходами.

Также интересным является Письмо Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157, в котором сказано, что расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании работников, либо за счет собственных средств.

Из этих Писем следует вывод, что затраты на организацию завтрака, обеда, ужина в кафе или ресторане, которые несет командированное лицо для осуществления неофициальных встреч с контрагентами, не учитываются в составе расходов.

Отметим, что официальный характер встречи, а также представительский характер затрат могут подтверждаться следующими документами, приведенными, например, в Письме Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26:

- приказом (распоряжением) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;

- сметой представительских расходов;

- первичными документами, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчетом о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

В. В.Никитин

Консалтинговая группа "Аюдар"

03.09.2010