Можно ли оформлять первичные документы по заработной плате (ведомости) без подписи главного бухгалтера при условии, что за него будет расписываться другое лицо? Какие налоговые риски могут возникнуть при этом?

Ответ: Формы первичных учетных документов по заработной плате утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:

- расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49);

- расчетная ведомость (форма N Т-51);

- платежная ведомость (форма N Т-53).

Из форм этих документов и порядка их заполнения следует, что в расчетной ведомости не предусмотрено поле для подписи главного бухгалтера. Его подпись ставится в платежной и расчетно-платежной ведомостях.

Согласно п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Аналогичное положение приведено в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) (далее - Положение).

Минфин России в Письме от 04.10.2007 N 07-05-05/252 указал: Положением уточнено, что без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Пункт 3 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ предусматривает, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Аналогичные положения приведены в п. 14 Положения.

Платежная и расчетно-платежная ведомости признаются документами, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами. Следовательно, вместо главного бухгалтера их может подписывать уполномоченное лицо. Этот вывод подтверждается и порядком заполнения данных документов.

В п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Банком России 22.09.1993 N 40) сказано, что выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Таким образом, приказом руководителя организации по учетной политике по согласованию с главным бухгалтером может быть утверждено лицо, которое имеет право вместо главного бухгалтера подписывать первичные учетные документы по заработной плате (платежную ведомость, расчетно-платежную ведомость).

В. В.Никитин

Консалтинговая группа "Аюдар"

03.09.2010