Работник организации по возвращении из командировки не представил документы, подтверждающие его расходы по проезду к месту командировки и обратно, в связи с их утратой. Подлежат ли соответствующие расходы возмещению, облагаются ли они НДФЛ?

Ответ: В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

При этом, по мнению Минфина России (Письмо от 05.02.2010 N 03-03-05/18), в целях освобождения от налогообложения НДФЛ в случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Таким образом, в случае документального неподтверждения расходов по проезду руководитель организации вправе принять решение об их возмещении (ст. 168 Трудового кодекса РФ), но в таком случае соответствующая сумма подлежит налогообложению НДФЛ на общих основаниях.

Вместе с тем из общего правила возможны и исключения, касающиеся отдельных категорий работников. Подтверждением тому является Постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.10.2006 по делу N А42-1934/2006, в котором рассмотрена ситуация, когда сотрудник организации, финансируемой из федерального бюджета, не представил соответствующих проездных документов.

Суд обратил внимание на пп. "в" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", согласно которому при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, они возмещаются в размере минимальной стоимости проезда.

С учетом изложенного и на основании п. 3 ст. 217 НК РФ был сделан вывод о том, что соответствующие суммы не подлежат налогообложению НДФЛ.

Однако освобождение от налогообложения выплачиваемых сумм в подобной ситуации невозможно в отношении федеральных государственных служащих (несмотря на то что они являются сотрудниками организаций, финансируемых из федерального бюджета), поскольку порядок и условия их командирования утверждены специальным нормативным актом - Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813 (далее - Указ N 813), имеющим более высокую юридическую силу по сравнению с постановлениями Правительства Российской Федерации (ст. ст. 90, 115 Конституции РФ).

Согласно п. 22 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом N 813, при отсутствии проездных документов оплата не производится.

Таким образом, в рассматриваемом случае федеральному государственному гражданскому служащему оплата неподтвержденных проездных расходов не должна производиться.

А. В.Телегус

Член Палаты налоговых консультантов

Российской Федерации

10.09.2010