Общество периодически направляет своих работников в служебные командировки. Иногда работники с разрешения руководителя общества задерживаются в месте командирования на выходные дни, нерабочие праздничные дни или на время отпуска. В этих случаях к авансовому отчету по командировке работники в том числе прикладывают обратный билет с датой приезда позднее окончания срока командировки, указанного в приказе о направлении работника в командировку. Подлежат ли налогообложению НДФЛ суммы возмещения обществом расходов работника по проезду из места командировки к месту постоянной работы в случае, если работник задержался в месте командирования на выходные дни, нерабочие праздничные дни или на время отпуска? Учитываются ли указанные суммы возмещения расходов работника по проезду в составе расходов общества при исчислении налога на прибыль?

Ответ: Налог на доходы физических лиц.

Работник отправляется в командировку с ведома и по поручению работодателя (ст. 166 Трудового кодекса РФ). При этом законодательство обязывает работодателя возместить сотруднику в том числе расходы, связанные с проездом к месту командирования и обратно (ст. 167 ТК РФ).

Налоговый кодекс РФ позволяет не облагать НДФЛ суммы компенсаций понесенных расходов в установленных законодательством случаях, что укладывается в общую концепцию системы налогообложения доходов: облагаться должна экономическая выгода, возникающая у налогоплательщика; в случае же компенсации расходов, произведенных в связи с исполнением служебного задания, никакой экономической выгоды не возникает. В частности, НК РФ к не облагаемым НДФЛ суммам компенсаций отнесены фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места командировки и обратно (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Таким образом, для решения вопроса об обязанности облагать выплачиваемые сотрудникам суммы необходимо разобраться, являются ли произведенные работниками расходы, в том числе на проезд в более поздний срок, целевыми, т. е. связанными с командированием.

Какие-либо критерии для признания таких расходов целевыми либо нецелевыми НК РФ, разумеется, не установлены. Поэтому решение вопроса отдается на откуп практикующему бухгалтеру в каждом конкретном случае.

Министерство финансов РФ в последнем своем разъяснении по рассматриваемому вопросу (Письмо от 10.06.2010 N 03-04-06/6-111) предлагает в качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки использовать срок "задержки" сотрудника в месте командирования: если работник продлевает поездку на выходные или праздничные дни (небольшой срок), то расходы можно признать целевыми, а значит, компенсацию можно не облагать НДФЛ; если же сотрудник остается в месте командирования, чтобы провести отпуск, то возмещение платы за проезд уже из места проведения отпуска приводит к получению экономической выгоды сотрудником (ст. 41 НК РФ), которую следует обложить налогом (ст. 211 НК РФ).

Обратите внимание, что позиция финансового ведомства смягчилась, так как ранее ответы на подобные вопросы давались не в пользу налогоплательщиков: если работник задерживается в командировке, то независимо от срока задержки оплата обратного проезда должна быть обложена НДФЛ (Письма Минфина России от 22.09.2009 N 03-04-06-01/244, от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74).

Такое изменение позиции на руку налогоплательщику, однако не является бесспорным аргументом для освобождения от НДФЛ таких компенсаций.

Следует иметь в виду, что разъяснения Минфина России не носят характер нормативного акта и, кроме того, позиция Министерства весьма непостоянна. В письме 2010 г. приведенные критерии для оценки целевого характера расходов являются весьма субъективными, поэтому на практике применение данной позиции, скорее всего, хотя бы "по инерции" с ранее применяемым подходом вызовет претензии налоговых органов.

В то же время это и не означает, что нужно "слепо" следовать наименее рисковой позиции и облагать выплачиваемые суммы компенсаций при малейшей возможности навлечь на себя претензии налоговиков.

Ведь в законодательстве не прописано, как определять целевой характер расходов, а все неустранимые противоречия толкуются в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ).

Следовательно, поступить налогоплательщик может следующим образом: нужно провести инвентаризацию происходивших случаев задержек сотрудников в командировках и их сроков; направить в Минфин России запрос от имени налогоплательщика с указанием сроков задержек. Учитывая изменение позиции финансового ведомства, по коротким срокам задержки ответ, скорее всего, будет дан в том же ключе. В случае получения положительного ответа в адрес налогоплательщика он может смело применять изложенную выше позицию о возможности необложения НДФЛ стоимости проезда в случае задержки в месте командировки на короткий срок (в описанной в вопросе ситуации - в случае задержек на выходные и праздники).

Следует отметить, что в спорах по данному вопросу судьи поддерживают налогоплательщиков (например, Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2), а значит, наиболее смелые компании могут не облагать компенсации проезда в случае задержек в командировке и без каких-либо дополнительных действий. При этом необходимо принимать во внимание возможность возникновения судебных споров.

В случаях задержек сотрудников в месте командирования на длительный срок с целью отдыха лучше не спорить и обложить стоимость обратного проезда НДФЛ, так как в таких ситуациях доказать "неизбежность" несения именно организацией расходов на проезд и их связь с командировкой весьма затруднительно.

Налог на прибыль организаций.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

НК РФ, так же как и в вопросах обложения НДФЛ, не указывается на необходимость соответствия дат окончания (начала) командировки датам проезда в целях подтверждения экономической обоснованности затрат (ст. 252 НК РФ).

Таким образом, если очевидна связь между датой билетов и датой окончания командировки, то расходы на оплату проезда, пусть даже и отстоящего от даты начала (окончания) командировки, можно учесть для целей налогообложения налогом на прибыль. Данную позицию подтверждает и Министерство финансов РФ, указывая на неизбежность несения расходов на обратный проезд сотрудника независимо от даты возвращения (Письма от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74, от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191).

При этом наличие связи между датой возврата и командировкой может быть установлено по тем же критериям, что и в целях исчисления НДФЛ: если сотрудник задерживается на короткий срок (выходные или праздники), то связь определенно есть и расходы на проезд могут быть учтены для целей налогообложения (с учетом рекомендаций Минфина России для таких случаев нужно оформить дополнительно разрешение руководителя на задержку в месте командирования); если же работник остается отдыхать в месте командирования, то затраты на проезд осуществляются в его интересах и не являются обоснованными, а значит, не уменьшают налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК РФ).

Н. В.Галочкина

Начальник консультационного отдела

департамента аудита

ЗАО "СВ-Аудит"

14.09.2010