Каким образом вносятся изменения в трудовой договор, если изменились только паспортные данные, прописка или фамилия работника?

Ответ: Основные требования к содержанию трудового договора изложены в ст. 57 Трудового кодекса РФ.

С принятием новой редакции ТК РФ эти требования были существенно дополнены. Например, помимо включения фамилии, имени и отчества работника, теперь ст. 57 ТК РФ устанавливает обязательность включения сведений о документах, удостоверяющих личность работника, т. е. сведений, позволяющих идентифицировать сторону трудового договора.

Такими документами для граждан РФ являются общегражданский паспорт, удостоверение личности, паспорт моряка, справка установленной формы и иные документы (см., например, Федеральный закон от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").

В сведениях о документах необходимо указать наименование документа, орган, выдавший этот документ, номер документа и дату его выдачи.

Адрес места жительства и дату рождения работника стороны могут вносить по взаимному согласию, законодательством внесение этих сведений не регулируется.

Соответственно, поскольку при смене фамилии работника или замене паспорта по возрасту изменяются и сведения о документе, удостоверяющем личность, стороны трудового договора должны внести измененные сведения во все учетные документы работника.

Процедура внесения измененных сведений в трудовой договор трудовым законодательством не регулируется.

Существует мнение, что данные сведения необходимо вносить в текст трудового договора по аналогии с внесением недостающих сведений (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Данное мнение кажется нам спорным, поскольку в законе прямо указано на внесение именно недостающих сведений, а не измененной информации.

Существует точка зрения, что с работником необходимо заключить дополнительное соглашение о внесении изменений в трудовой договор по аналогии со ст. 72 ТК РФ.

Данная точка зрения также небесспорна, поскольку ст. 72 ТК РФ устанавливает необходимость заключения дополнительного соглашения при изменении условий трудового договора, а не информации о стороне договора.

Поскольку законодатель не урегулировал данный вопрос, полагаем, что стороны вправе самостоятельно определить, каким образом внести изменения в сведения о работнике.

Обращаем внимание, что при внесении изменений (как путем составления соглашения, так и путем внесения изменений в текст договора) необходимо изменить только сведения о документе, удостоверяющем личность работника, и сведения об имени, фамилии и отчестве. Изменения, касающиеся адреса регистрации по месту жительства, в трудовом договоре указывать не обязательно.

Рекомендуем произвести следующие действия:

1) работник, изменивший фамилию или заменивший паспорт по иным причинам, должен подать работодателю соответствующее заявление, составленное в произвольной форме, с указанием причины произошедших изменений. К заявлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных;

2) на основании заявления работодатель должен издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника. С приказом работника следует ознакомить под роспись;

3) после издания приказа внести изменения во все учетные документы.

При смене фамилии работника изменения должны вноситься не только в трудовой договор.

Например, изменение фамилии должно быть отражено в личной карточке (унифицированная форма N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), трудовой книжке (Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), страховом свидетельстве ПФР (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

Если фамилию изменил руководитель организации, об этом нужно сообщить также и в налоговую инспекцию по месту регистрации организации в трехдневный срок. Такое правило установлено п. п. 1 и 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".

Исходя из изложенного полагаем, что стороны должны внести измененные сведения во все соответствующие документы. Порядок внесения изменений в трудовой договор стороны вправе установить самостоятельно.

Предлагаем воспользоваться аналогией с внесением изменений в трудовые книжки. Прежние сведения аккуратно зачеркиваются одной чертой, сверху пишутся новые сведения, ниже указываются документы, служащие основанием для внесения изменений. Изменения заверяются подписями работодателя и работника, скрепляются печатью работодателя.

О. Г.Кондратьева

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

09.02.2011