Вправе ли контролирующие органы проверять нотариуса, занимающегося частной практикой, на предмет исполнения им правил нотариального делопроизводства в рамках проверки организации работы нотариуса? Какие документы для проверки нотариус обязан представлять проверяющим?

Ответ: Проверка исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусом, занимающимся частной практикой, проводится комиссией, в которую входят представители территориального органа Министерства юстиции РФ и Федеральной нотариальной палаты, в составе не менее двух человек. Проверка исполнения Правил нотариального делопроизводства может проводиться в рамках осуществляемой проверки организации работы нотариуса один раз в четыре года. Первая проверка исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса. Проверка исполнения Правил нотариального делопроизводства может проводиться и в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации специальные сроки установлены для проведения проверок организации работы нотариуса. Нотариусы обязаны представлять должностным лицам, уполномоченным на проведение проверок, документацию, непосредственно связанную с совершением нотариальных действий, а также сведения и документы, касающиеся расчетов с физическими и юридическими лицами.

Обоснование: Из ст. 34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (далее - Основы) следует, что проверка организации работы нотариуса проводится один раз в четыре года. Первая проверка организации работы нотариуса, впервые приступившего к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса.

В силу ст. 9 Основ нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляется в порядке, определяемом Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Правила нотариального делопроизводства утверждены Приказом Минюста России от 19.11.2009 N 403 (далее - Правила) и устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу. Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Из п. 5 Правил следует, что контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами в порядке, установленном разд. XIII Правил. Проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Согласно п. 188 Правил проверки исполнения Правил осуществляются комиссией, в которую входят представители территориального органа и нотариальной палаты, в составе не менее двух человек.

Кроме того, необходимо учитывать, что ведение делопроизводства является частью профессиональных обязанностей нотариуса, в связи с чем, по мнению Федеральной нотариальной палаты, изложенному в Письме от 17.01.2011 N 46/07-17:

- проверка исполнения Правил может проводиться в рамках осуществляемой в соответствии со ст. 34 Основ проверки организации работы нотариуса;

- первая проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса (ч. 2 ст. 34 Основ);

- проверка исполнения нотариусами Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации специальные сроки установлены для проведения проверок организации работы нотариуса (ч. 4 ст. 34 Основ).

Из п. 197 Правил следует, что члены комиссии проверяют правильность ведения документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, соблюдение форм нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей. Проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.

Кроме того, на основании ст. 34 Основ нотариусы обязаны представлять должностным лицам, уполномоченным на проведение проверок, сведения и документы, касающиеся расчетов с физическими и юридическими лицами.

П. С.Долгополов

Юридическая компания "Юново"

09.02.2011