В результате переезда организации была утеряна трудовая книжка работника. Есть копия утерянной трудовой книжки. Как правильно оформить работнику дубликат трудовой книжки? Какие пошаговые записи необходимо сделать в дубликате трудовой книжки?

Ответ: Ксерокопия трудовой книжки, даже заверенная надлежащим образом, не будет являться документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Из чего следует, что оформление дубликата трудовой книжки работодателем, потерявшим трудовую книжку работника, будет производиться исключительно на основании представленных работником документов.

Пошаговую инструкцию оформления дубликата приводим ниже.

Обоснование: Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), предусмотрены случаи оформления дубликата трудовой книжки.

Пунктом 34 Правил определено, что при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Поскольку иного порядка выдачи дубликата трудовой книжки в случае утраты только 1 экземпляра трудовой книжки работника Правилами не установлено, представляется возможным применение нижеприведенной нормы для оформления дубликата трудовой книжки в случае ее утраты работодателем.

Согласно п. 32 Правил при оформлении дубликата трудовой книжки в него необходимо внести:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок внесения записей при оформлении дубликата установлен п. п. 7.1 и 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Титульный лист дубликата трудовой книжки заполняется в таком же порядке, как при заполнении новой трудовой книжки.

В силу п. 7.2 Инструкции если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

В Положении о порядке подтверждения трудового стажа для назначений пенсий в РСФСР, утвержденном Приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 04.10.1991 N 190, и в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (далее - Правила подсчета), приведен перечень документов, подтверждающих трудовой стаж.

К таким документам относятся: справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов, расчетные книжки и членские билеты профсоюзов, учетные карточки члена профсоюза.

При этом работник может обратиться в ПФР для подтверждения страхового стажа после 2002 г. Так, согласно п. 2 Правил подсчета в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности:

1) выполнявшейся на территории Российской Федерации лицами, застрахованными в соответствии с законодательством РФ об обязательном пенсионном страховании;

2) выполнявшейся застрахованными лицами за пределами Российской Федерации, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или международными договорами РФ, либо в случае уплаты страховых взносов в ПФР на добровольной основе;

3) иные периоды.

Указанные периоды подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

Таким образом, ксерокопия трудовой книжки, даже заверенная надлежащим образом, не будет являться документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Из чего следует, что оформление дубликата трудовой книжки работодателем, потерявшим трудовую книжку работника, будет производиться исключительно на основании представленных работником документов.

Стоит отметить, что оформление дубликата в данном случае будет производиться за счет работодателя.

За нарушение установленного Правилами порядка хранения трудовых книжек должностные лица несут установленную законодательством Российской Федерации административную ответственность.

Обратите внимание, что за нарушение Правил к должностным лицам работодателя, виновным в таком правонарушении, применяются штрафы в соответствии со ст. ст. 5.27 и 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

О. С.Косыгина

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

16.03.2011