Организация через подотчетное лицо приобрела в магазине розничной торговли товар для нужд организации. Подотчетное лицо представило в бухгалтерию товарный и кассовый чеки и заполнило авансовый отчет. Впоследствии выяснилось, что товар некачественный, и подотчетное лицо возвратило его обратно в магазин вместе с заявлением и товарным и кассовым чеками. Магазин вернул деньги за некачественный товар, которые подотчетное лицо принесло в бухгалтерию. Как теперь документально нужно все это оформить в организации?

Ответ: Полагаем, что при возврате товара товарный и кассовый чеки желательно оставить в организации, так как эти документы служат доказательством израсходованных сумм, а продавцу можно отдать копии этих документов, заверенные организацией. Непосредственно внесение денег в кассу подотчетным лицом осуществляется по приходному кассовому ордеру по форме N КО-1. Также, по нашему мнению, необходимо составить приказ директора о том, что организация возлагает на подотчетное лицо полномочия произвести возврат товара и вернуть деньги в кассу организации.

Обоснование: Когда товар приобретается для нужд организации, работнику выдаются деньги под отчет.

Выдача наличных средств под отчет производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок).

Согласно п. п. 10, 12 Порядка выдача наличных денег под отчет осуществляется из касс предприятий по расходному кассовому ордеру по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

После покупки товара работник организации составляет авансовый отчет по форме N АО-1 об израсходованных суммах, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, с приложением комплекта документов продавца (товарного чека, чека ККТ), что предусмотрено п. 11 Порядка, и сдает его в бухгалтерию.

Бухгалтерия проверяет авансовый отчет, нумерует его и вносит сведения о суммах, принятых к учету, с указанием корреспонденции счетов.

После утверждения руководителем авансового отчета выявляется сальдо взаиморасчетов между подотчетным лицом и организацией, неиспользованный остаток вносится в кассу, а перерасход выдается ему из кассы.

В данной ситуации оказалось, что товар некачественный, и организация решила его вернуть.

Согласно п. 1 ст. 18 Закона РФ от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей", п. 4 ст. 503 Гражданского кодекса РФ при существенном нарушении требований к качеству товара покупатель вправе, в частности, отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы.

По нашему мнению, если товар возвращает подотчетное лицо, то товарный и кассовый чеки желательно оставить в организации, так как эти документы служат доказательством израсходованных сумм, а продавцу можно отдать копии этих документов, заверенные организацией.

После получения денег подотчетное лицо вносит их в кассу организации по приходному кассовому ордеру по форме N КО-1.

По нашему мнению, необходимо также составить приказ директора о том, что организация возлагает на подотчетное лицо полномочия произвести возврат товара и вернуть деньги в кассу организации.

П. С.Ландо

ЗАО "Сплайн-Центр"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

09.07.2011