При проверке организации должностные лица ФСС РФ затребовали ксерокопии трудовых книжек и паспортов уволенных работников. Однако связаться с уволенными работниками не представляется возможным и представить ксерокопии документов организация не смогла. В связи с этим ей было отказано в возмещении расходов по уволенным работникам. Правомерны ли требования сотрудников ФСС РФ и каким образом действовать в сложившейся ситуации?

При проверке организации должностные лица ФСС РФ затребовали ксерокопии трудовых книжек и паспортов уволенных работников. Однако связаться с уволенными работниками не представляется возможным и представить ксерокопии документов организация не смогла. В связи с этим ей было отказано в возмещении расходов по уволенным работникам. Правомерны ли требования сотрудников ФСС РФ и каким образом действовать в сложившейся ситуации?

Ответ: В законодательстве отсутствуют нормы, в соответствии с которыми организация в ходе проверки должностными лицами органов ФСС РФ по их требованию обязана делать и представлять копии с паспортов и трудовых книжек уволенных работников и хранить их у себя.

Ксерокопии паспортов и трудовых книжек уволенных работников не являются документами, которые связаны с исчислением и уплатой страховых взносов.

Следовательно, отказать в возмещении расходов на основании того, что организация не представила ксерокопии трудовых книжек и паспортов уволенных работников по требованию должностных лиц, органы ФСС РФ не вправе.

Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ) территориальные органы ФСС РФ вправе проводить камеральные и выездные проверки правильности расходования средств социального страхования на выплату страхового обеспечения.

В ч. 4 ст. 4.7 Закона N 255-ФЗ указано, что ФСС РФ может отказать в возмещении расходов на выплату страхового обеспечения, если данные расходы;

- произведены с нарушением законодательства РФ;

- не подтверждены документально;

- произведены на основании документов, которые неправильно оформлены либо выданы с нарушениями.

Следовательно, проверяющие из ФСС РФ вправе проверить правильность и обоснованность расходов на выплату страхового обеспечения, для чего могут затребовать соответствующие документы, а плательщики страховых взносов обязаны представить запрашиваемые документы.

В силу норм, изложенных в ч. 9 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ), период, за который могут быть запрошены документы, не должен превышать трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки.

В соответствии с ч. 21 ст. 35 Закона N 212-ФЗ при проведении выездной проверки плательщики страховых взносов обязаны обеспечить возможность должностных лиц, проводящих проверку, ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой страховых взносов.

Вместе с тем согласно нормам ст. 48 Закона N 212-ФЗ в случае отказа или непредставления в орган контроля за уплатой страховых взносов документов (копий документов), необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов, взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

По нашему мнению, ксерокопии паспортов и трудовых книжек уволенных работников не являются документами, которые связаны с исчислением и уплатой страховых взносов.

Вместе с тем, чтобы подтвердить, что уволенные работники действительно работали в организации, можно представить копии экземпляров трудовых договоров с уволенными работниками, в которых должны быть указаны паспортные данные уволенных работников.

Подтверждением также могут служить копии приказов о приеме и увольнении бывших работников.

В законодательстве отсутствуют нормы, в соответствии с которыми организация обязана делать копии с паспортов и трудовых книжек увольняемых работников и хранить их у себя.

Следовательно, отказать в возмещении расходов на основании того, что организация не представила ксерокопии трудовых книжек и паспортов уволенных работников, органы ФСС РФ не вправе.

Л. Б.Чернышева

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

15.07.2011