Вправе ли организация учесть представительские расходы на проведение официального мероприятия, которые были понесены работником в командировке, для целей исчисления налога на прибыль?

Вправе ли организация учесть представительские расходы на проведение официального мероприятия, которые были понесены работником в командировке, для целей исчисления налога на прибыль?

Ответ: Если проведение работником в командировке официального мероприятия представительского характера было запланировано изначально и были оформлены соответствующие внутренние документы, такие, как приказ руководителя и смета расходов, то организация вправе уменьшить налогооблагаемую базу на представительские расходы, понесенные в командировке, в пределах установленного норматива. Если же цель командировки была иной и мероприятие не было запланировано, возникают налоговые риски по налогу на прибыль в части документального подтверждения представительских расходов.

Обоснование: Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, учитываемым при исчислении налога на прибыль.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Перечень расходов, соответствующих понятию представительских, приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- транспортное обеспечение доставки участников переговоров к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

- расходы на оплату услуг переводчиков.

Важно подчеркнуть, что место проведения официального приема значения не имеет. Необходимо принимать во внимание позицию контролирующих органов в отношении документального оформления представительских расходов. В Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 приведен примерный перечень документов, которые служат подтверждением представительских расходов:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

В рамках поставленного вопроса возможно рассматривать две ситуации:

1) если проведение официального мероприятия изначально являлось целью командировки;

2) если цель командировки иная, но в силу обстоятельств возникла необходимость в организации и проведении мероприятия.

В первом случае следует иметь в виду, что цель командировки в виде проведения официального мероприятия отражается в служебном задании, поэтому не исключено, что проверяющие органы обратят на это внимание. Что касается второго случая, то, поскольку проведение мероприятия не было запланировано заранее, не был составлен приказ об осуществлении расходов на проведение мероприятия, а также не была составлена смета. По возвращении из командировки работник сможет представить только отчет о представительских расходах и первичные документы, что не будет являться достаточным документальным подтверждением.

Тем не менее налоговое законодательство не устанавливает четкий перечень документов для подтверждения представительских расходов. Например, некоторые суды указывают на то, что смета не является обязательным документом для принятия данных расходов: Постановления ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2008 по делу N А56-338/2007, от 14.08.2007 по делу N А56-3739/2006 (Определением ВАС РФ от 20.02.2008 N 16343/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Таким образом, если проведение мероприятия представительского характера было запланировано изначально и были оформлены соответствующие внутренние документы, такие, как приказ руководителя и смета расходов, то организация вправе уменьшить налогооблагаемую базу на представительские расходы, понесенные в командировке, в пределах установленного норматива. Если же цель командировки была иной и мероприятие не было запланировано, возникают налоговые риски в части документального подтверждения представительских расходов.

С. А.Почкина

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

15.07.2011