Модель электронного документооборота на примере ЗАО "Bona Fide"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
иалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.
Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом не возможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. При этом, как уточнил С.Л. Кузнецов в своей статье, каждая организация, учреждение, фирма выбирает свой путь совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) на базе внедрения современных информационных технологий [Кузнецов 2005: 33].
Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.
Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.
Для систематизации множества универсальных ИТ в соответствии с основными этапами процесса ДОУ и типовыми функциями организационного управления следует разбить процесс ДОУ на ряд этапов:
- подготовка, создание и оформление документов;
- прием-передача документов;
- организация движения документов внутри организации;
- регистрация и контроль исполнения;
- информационно-справочная работа;
- хранение документов.
В таблице 2 Г.Ю. Максимовичем и В.И. Берестовой [Максимович 2005: 34] предложен вариант решения делопроизводственных потребностей с помощь универсальных технологий.
Таблица 2.
Универсальные ИТ
Делопроизводственные функцииОсновные универсальные ИТ, ориентированные на выполнение делопроизводственных функций12Документационно-иформационное обеспечение управленияСоздание документа: подготовка содержания, составление, оформление; подготовка бланка; коллективная работа по созданию документа.Технологии работы с информацией различного типа, в точности текстовый редактор (процессор), табличный процессор, графический редактор.
Технология баз данных.
Интеллектуальные ИТ (электронные словари и переводчики).
Сетевые ИТ.Прием и передача информации.
Сетевые ИТ.
ИТ, поддерживающие факсимильную связь.
Электронная почта.Регистрация документов и контроль их исполнения.Технология баз данных.Хранение информации и организация доступа к ней; справочно-информационная деятельность.
Технология преобразования бумажного документа в электронный.
Технология баз данных.
Технологии создания каталогов системы Windows.
Технологии сжатия информации.Технологии поиска информации.
Технологии, обеспечивающие безопасность документов.Информационное обеспечение процедур принятия решений.Интеллектуальные ИТ (экспертные системы, аналитические информационные системы).
Технология баз данных.
Наиболее известными ИТ, используемыми при оформлении документов являются: текстовый, табличный и графический редакторы/процессоры. В качестве текстового редактора в большинстве случаев используют MS Word интегрированного пакета MS Office. Использование различных компонентов этого пакета имеет массу преимуществ: полная совместимость отдельных компонентов, то есть возможность передачи информации из одной программы в другую; единообразие методов работы и другое. MS Word предоставляет также много возможностей для оформления текста: различные стили оформления, различные шрифты; возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц; редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков; возможности создания и редактирования сообщений электронной почты; разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами.
В качестве табличного редактора выбирают MS Excel пакета MS Office. Обладая широким кругом возможностей по автоматическому вычислению, электронные таблицы позволяют также находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов, оценить отдачу будущих проектов. MS Excel предоставляет широкие возможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации, оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа.
Иллюстративный материал важный элемент любого документа. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика. В настоящее время существует большое количество программ компьютерной графики от простейшего графического редактора типа Paint, входящего в комплект стандартных программ системы Windows, до сложных профессиональных программ.
Наиболее разн