Методы совершенствования документирования управленческой деятельности
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
µт телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.
Во всех сферах управления используются компьютеры, с этим коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс - модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.
Всё это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации.
1.3.2 Передача документов
Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают за работу с документами в этих подразделениях.
Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.
В крупных организациях, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга. Организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.
Для передачи документов в структурные подразделения используют несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время в соответствии с графиком работы службы ДОУ забирают сотрудники подразделений самостоятельно.
Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек [12, 133-134].
Самый нерациональный способ доставки документов выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.
Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.
Обработку поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией [12, C.134].
- Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами
Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.
На этапе движении от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с небольшими штатами сотрудников документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить последовательно от руководителя (заместителя) организации к руководителям сначала крупных структурных подразделений (главные управления), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и "ожидание" рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Регистрация документов и контроль за сроками их исполнения, могут значительно увеличить время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (один документ в пределах одной организации регистрируется