Методика та порядок проведення презентацій
Информация - Маркетинг
Другие материалы по предмету Маркетинг
?ї.
Аудиторія - це ще один базовий елемент нашої презентації й тому що саме для аудиторії презентація й робиться, і саме аналізу аудиторії необхідно приділити особливе значення.
Для початку треба визначити розмір аудиторії. Очевидно, що маленькі групи найбільш зручні для бурхливого обговорення й переконання. Але коли в групі більше 12 чоловік нормальні обговорення стає неможливим.
Залежність розміру аудиторії від цілей пряма: чим менше цілі припускають участь аудиторії в презентації, тим більше може бути розмір аудиторії й тим менше значення може надаватися якості людей, що прийшли на презентацію.
Також необхідно зіставити іншу потрібну інформацію про аудиторію. От деякі питання на які бажано знати відповіді перед презентацією:
Чи буде аудиторія в основній своїй масі дружня, байдужна або противна нашій точці зору?
Чи турбують їхньої теми, через які ми хочемо переконати їх взяти участь у конкретній дії?
Який в аудиторії рівень розуміння, освіченість?
Скільки вони знають про те, що ми збираємося їм піднести?
Чи знають вони нас?
Чи поважають вони нас?
Відповіді на ці питання допоможуть нам вибрати кращий шлях для проводження ефективної презентації [3, c.104].
Розробка стратегії розгортання виступу складніше, ніж написання документа. Якщо не зробити презентацію легкою для розуміння, можливо аудиторія не відреагує на неї потрібним образом і ми можемо втратити потенційний вигідний контракт або інвестора у проект, тому що вони можуть просто не зрозуміти або прослухати важливі пункти нашого виступу.
Для максимальних ефектів і досягнення намічених цілей, після аналізу аудиторії необхідно приступитися до розробки плану мови або презентації надаючи цьому нітрохи не менше значення.
Перший крок - це визначення головної ідеї, навколо якої й буде будуватися презентація.
Головна ідея повинна бути повязана з обєктом і повинна служити стрижнем, на який кожний присутній повинен нанизувати одержувану інформацію.
Це подібно рекламному девізу, що нагадує покупцеві про достоїнства рекламованого продукту. Мета - розробити таку головну ідею, щоб зробити презентацію цікавою для аудиторії й зробити обєкт презентації для присутніх таким же цікавим, як він цікавий презентатору.
З добре розробленою головною ідеєю виступу, можна приступити до планування часу й структури виступу.
Структура, що затверджується для виступу, повинна бути повязана з метою, аудиторією, предметом презентації й від відведеного для виступу часу.
Якщо у презентатора 10 хвилин або менше для виступу, необхідно організувати його так, щоб умістити основні пункти, отже воно буде схоже на коротку витримку з повної, розгорнутої презентації.
Більше довгі мови й презентації повинні бути організовані як звіти.
Якщо мета - розважити, мотивувати або інформувати, використовується природний порядок залежно від обєкта, твердої структури отут бути не може.
Якщо ж ціль - аналізувати, переконувати або схиляти до співробітництва організується презентація навколо основних аргументів, думок.
Використовується натуральний порядок якщо аудиторія дружньо настроєна, сприйнятлива й навпаки - підходити до основних аргументів акуратно, якщо почувається опір аудиторії [4, c.90].
Довжина виступу або презентації часто строго обмежена. Тому що поряд з нами повинні виступати інші оратори, крім того в самих слухачів є безліч інших справ, ми повинні навчитися урізати дані таким чином, щоб залишати саме головне, заощаджуючи при цьому свій час і час своїх слухачів.
Як тільки розпланована сама мова, можна більш акуратно спланувати необхідний для презентації час.
Середній оратор говорить зі швидкістю 100-125 слів у мінуту. Припустімо, що нам треба розповістсти про три основні пункти. У десятихвилинній доповіді, можна витратити 2 хвилини на поверхневе пояснення кожного пункту, зробивши вступ і висновок по мінуті довжиною. У годиній доповіді вступ може зайняти 5 мінут. Наступні 30-40 мінут будуть містити більше докладну інформацію про кожне з пунктів доповіді (по 10-14 хвилин на одну тему). Висновок може зайняти від 3 до 5-ти хвилин. Ще залишилися 10-20 хвилин, що будуть зарезервовані під питання з аудиторії [5, c. 78].
Інший важливий елемент підготовки й планування презентації - вибір підходящого стилю. Всі знову ж залежить від цілей, характеру мови й аудиторії, бюджету, часу відпущеному на підготовку. Якщо зміст мови формальний: звіт про пророблену роботу або фінансовий стан фірми, то й стиль самого виступу повинен бути таким.
Загалом, якщо всі присутні нам знайомі і їхня кількість невелика, то дозволяється трохи відступити від формального характеру мови для більше кращого сприйняття.
З іншого боку, якщо презентатор говорить з величезною аудиторією незнайомих людей і сама презентація дуже важлива, то повинна встановлюватися більш формальна атмосфера.
Можна посадити людей у ряди. Показувати їм слайди й короткі фільми, щоб підтримати зміст нашої мови. Використовувати докладний план виступу. Формальність досягається також установленням дистанції між презентатором й аудиторією: як психологічної так і фізичної.
Підготовка до більшості виступів дуже схожа на написання формального звіту, щоправда, з однією різницею - необхідно реорганізувати текст для усної презентації. Це одночасно й труднощі й нова можливість [6, c.122].
Можливість укладена у взаємодії між виступаючим і аудиторією. Коли говориш із групою людей, це одночасно й