Исследование организации и проведения специальных PR-мероприятий
Дипломная работа - Маркетинг
Другие дипломы по предмету Маркетинг
абота по созданию планов или, если угодно, сценариев для подключения к участию в пресс-туре отдельных подразделений самой организации начинается непосредственно после издания руководством приказа о проведении пресс-тура с указанием цели, времени и фамилии исполнителя, отвечающего за все этапы как подготовки, так и проведения пресс-тура.
Отдел по связям с общественностью начинает обычно с составления программы пресс-тура (в соответствии с теми общими рекомендациями, которые были даны на предыдущей странице, или совсем иначе), а затем устанавливает, кто, что и когда будет делать, причем эти обязанности распределяются не только за специалистами по связям с общественностью, но и за конкретными лицами как тех отделов, куда будут приглашены журналисты, так и представителями административно-хозяйственных служб. Все это оформляется в виде распоряжений с указанием сроков выполнения.
Гораздо более оформленный и четкий характер, с точки зрения письменных документов носит работа с внешней аудиторией. Если событие, ради которого планируется проведение пресс-тура, действительно очень серьезное и администрация города в нем может быть заинтересована, то, конечно, следует направить приглашения руководителям города. Позже, за день до намеченного дня пресс-тура, следует по телефону получить подтверждение и узнать имена и должности лиц, которые намерены принять участие в мероприятии.
Непосредственно с представителями средств массовой коммуникации поддерживаются регулярные контакты:
начиная с отправления им пресс-релиза - анонса с кратким сообщением о предстоящем пресс-туре и приглашением принять в нем участие;
некоторое время спустя в редакции направляется новостной пресс-релиз с подробной информацией о целях пресс-тура и сообщением некоторых его деталей;
за несколько дней до пресс-тура организация по телефону уточняет списочный состав представителей средств массовой коммуникации, включая радио и телевидение, и их требования по обеспечению технической стороны их работы;
в течение периода подготовки к пресс-туру отдел по связям с общественностью готовит специальный пресс-кит, который вручается журналистам либо по их прибытии, либо при отъезде;
также готовятся для раздачи журналистам дополнительные справочные материалы об организации и ее производственной и технологической специфике на тот случай, если они намерены сделать большой материал по теме пресс-тура.
Глава 2. Опыт проведения посещения объектов и механизмы совершенствования PR-деятельности
.1 Посещение объектов как элемент коммуникационной деятельности
Конкретные задачи таких посещений объектов могут быть различны, а вот ключевая цель практически всегда одна - формирование лояльности журналистов к компании, какой-то проблеме или направлению деятельности.
Пресс-тур эффективно работает в следующих ситуациях:
Когда стоит задача оперативно сформировать круг лояльных журналистов. Это обычно случается в ситуациях, когда компания расширяет географию своего влияния или готовит почву для запуска нового продукта или открытия нового офиса/представительства.
Когда необходимо продвинуть среди журналистов какую-то новую или просто сложную тему. В этом случае можно работать с каждым журналистом персонально, познакомить их с ключевыми спикерами, детально ответить на все их вопросы, наглядно продемонстрировать новшество.
В качестве антикризисного мероприятия в случае, когда необходимо опровергнуть слухи, домыслы и продемонстрировать реальную объективную ситуацию. Например, если случилась аварийная ситуация на производстве или была выпущена бракованная продукция:
Для поддержки лояльности среди ключевых журналистов. Это актуально для тех компаний, у которых сформированы хорошие и крепкие отношения со СМИ, но необходимо поддерживать и развивать их.
Формат пресс-тура может быть разным. От организации семинара до выезда на производство - все зависит от конкретных задач. Тем не менее, есть некоторые ключевые моменты, общие для всех пресс-туров:
Команда. В зависимости от специфики пресс-тура, состав команды исполнителей может быть различным. Но присутствие некоторых специалистов - условие обязательное. Во-первых, руководитель, тот который в курсе всех дел, может принимать решения, который взаимодействует с клиентом (если речь идет о PR-агентстве), знает всех участников и исполнителей. Во-вторых, человек ответственный за коммуникации со СМИ. Он проводит отбор журналистов, постоянно держит с ними связь, знает все их пожелания.
Программа пресс-тура. Программа пресс-тура, какой бы теме она не посвящалась, должна включать кроме серьезной содержательной части развлекательную составляющую. Неформальное общение помогает лучше познакомиться с журналистами, узнать их интересы, может быть претензии и недовольства в адрес вашей компании.
Время проведения. Из опыта можно сказать точно, лучше собирать участников за день до открытия мероприятия. Длительные перелеты, смена часовых поясов могут негативно сказаться на самочувствии участников. Лучше держать день про запас, для восстановления сил. Кроме того, не следует в первый день начинать мероприятие слишком рано, и заканчивать поздно. Также следует предусмотреть перерывы не только на обед, но и кофе-брейки.
Спикеры. Это одна из самых сложных составляющих, потому что потребует детальной проработки докладов, речей и кропотливой работы с каждым из выступающих.