Информационные технологии в профессиональной деятельности
Контрольная работа - Компьютеры, программирование
Другие контрольные работы по предмету Компьютеры, программирование
ами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.
Система электронного документооборота позволяет организовать любое взаимодействие между сотрудниками компании на основе документов. Она обеспечивает создание документов, их движение по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение документов.
Каждый документ в системе электронного документооборота имеет набор однозначно характеризующих его реквизитов (часто этот набор называют карточкой документа). Карточка может включать тип документа (например, бюджет), имя автора, даты формирования и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ и многое другое. Хранение и поиск документов осуществляется также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке.
С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать участие специалисты, находящиеся в разных офисах и даже в разных городах.
Системы документооборота позволяют хранить множество версий одного документа. Кроме прямого изменения документов, системы электронного документооборота позволяют аннотировать документы, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.
..">Для организации коллективной работы с документами обычно используется локальная сеть. Документ хранится на одном из компьютеров, но обратиться к нему через сеть может любой пользователь, включив концевые выключатели omron . Совместная работа с документами имеет ряд особенностей.
В любой момент времени доступ к документу может иметь только один пользователь. При работе с документами большого объема это вызывает значительные трудности, если за разные части документа отвечают разные сотрудники. Просто распределить разделы документа по отдельным файлам недостаточно: оформление документа должно содержать общие элементы, например сквозную нумерацию страниц, общее оглавление, одинаковые колонтитулы, единую систему перекрестных ссылок. Справиться с подобными трудностями позволяет режим главного документа.
При коллективной работе над документами изменения в один и тот же документ вносят разные люди. Их действия не всегда согласованы. Для разрешения возникающих противоречий необходимо знать, кто именно и почему внес в документ изменения. Текстовый процессор позволяет регистрировать все правки документа и добавлять примечания, важные не для читателя, а для соавторов. Впоследствии внесенные изменения принимают или отвергают.
Доступ к документу, расположенному в локальной сети организации, могут иметь не только те, кому это положено, но и посторонние лица. Текстовый процессор позволяет защитить документ от постороннего вмешательства, задав ограничения на доступ к нему. Уровень строгости ограничений выбирают в соответствии с назначением документа.
Список использованных источников
1. Титоренко, Г.А. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Г.А. Титоренко. - 2 изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 439 с.
. Безручко, В.Т. Компьютерный практикум по курсу Информатика: учебное пособие / В.Т. Безручко. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИД ФОРУМ: ИНФА-М, 2010. - 368 с.
. Еремеева, Г.А. Лабораторный практикум по информатике: Учеб. пособие для вузов / Г.А. Еремеева, В.С. Микшина, Н.Б. Назина. - М.: Высш.шк., 2007. 376 с.
. Одинцов, Б.Е. Информатика в экономике: Учеб. пособие / Б.Е. Одинцов, А.Н. Романов. - М.: Вузовский учебник, 2008. - 478 с.
. Могилев, А.В. Практикум по информатике: Учеб. пособие / А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер. - М.: Академия, 2008. - 608 с.