Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
? документальных материалов о работниках.
Актуализация информации предусматривает постоянный обмен сведениями с внешними организациями для того, чтобы получать данные о состоянии кадровой работы в той предметной сфере, где действует организация, о современных требованиях к персоналу, о конъюнктуре на рынке труда.
Кроме того, сбор и обработка персональных данных должны осуществляться добросовестным и законным способом. Соблюдение законодательства в сфере работы с персональными данными основа всей информационно-аналитической деятельности при управлении персоналом. Информация о персонале собирается по заранее определенным критериям, на базе сведений, переданных работником добровольно. Статистическая оценка персонала должна быть обезличенной, характеризовать работников как целое, без идентификации отдельных тенденций с теми или иными конкретными людьми в организации.
Цель обработки персональных данных должна соответствовать полномочиям и компетенции того, кто ведет такую обработку. То есть при работе с персональными данными необходим режим конфиденциальности, обработка персональных данных для статистических, научных и иных аналогичных целей допустима при соблюдении гарантий по обеспечению прав субъектов персональных данных на неприкосновенность частной жизни.
Общим требованием при осуществлении трудовых отношений стало соответствие объема и характера обрабатываемых персональных данных, а также способа их обработки целям, ради которых эта обработка проводится. То есть, готовится ежегодный отчет о развитии персонала организации, то необходимо брать данные на всех работников без исключения; эти данные следует, однако, представлять в виде простых статистических распределений по отдельным позициям отчета, таким, как средний возраст работников, уровень их квалификации и т.д. Если же конечным результатом должен стать анализ персонала отдельного подразделения, то берутся данные этого подразделения, соотносятся с общими сведениями по организации только для отражения особенностей развития совокупности работников.
Персональные данные не должны быть избыточными для достижения целей обработки. Помимо того что дополнительные сведения способны затруднять проведение анализа, это может явиться и нарушением законодательства, в частности Трудового кодекса, которым установлено, что данные собираются только в пределах, необходимых для трудовых отношений.
В Федеральном законе О персональных данных (ст. 5) предусмотрено, что обработка персональных данных должна вестись с соблюдением следующих принципов:
1) законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;
2) соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора;
3) соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям их обработки;
4) достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при их сборе;
5) недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных.
Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
Подобные требования содержатся в Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609:
а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативно-правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;
б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использов