Информатизация архивного дела
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
ех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").
Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.
Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.
3. Итоги и перспективы развития информатизации в архивном деле
За прошедшее десятилетие с момента завершения программы в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", изменивший статус Федеральной архивной службы. Затем (в 2006 и 2010 гг.) был принят целый ряд Федеральных законов, постановлений, распоряжений и указов, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения в области информатизации архивной сферы и выработки единой перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства.
В настоящее время разработана Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы.
Программа предусматривает несколько основных направлений внедрения ИКТ в архивной сфере, в рамках которых выделены отдельные содержательные задачи и предусмотрены мероприятия, последовательная реализация которых позволит добиться полномасштабного внедрения и использования ИКТ.
Первое направление: Предоставление государственных услуг. Среди задач и мероприятий, предусмотренных этим направлением, предполагается осуществлять мероприятия, часть из которых уже реализуется. Так, на едином портале портал государственных и муниципальных услуг размещена обновленная информация об услугах, оказываемых Федеральным архивным агентством и подведомственными ему учреждениями, запланировано развитие Интернет-портала "Архивы России" (в том числе создание разделов портала на иностранных языках) и организация доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через портал (с использованием программного комплекса "Центральный фондовый каталог"); Создание сайтов федеральных архивов (в виде самостоятельных сайтов или разделов портала "Архивы России"), что позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи (как это сделано сегодня ГАРФ и РГИА); Развитие официального сайта Федерального Архивного агентства.
Объединение информационных ресурсов (тематических, исследовательских и пр.), созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, с целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту. Одним из примеров подобного работы является запускаемый в настоящее время межархивный проект "Документы советской эпохи".
Второе направление Программы информатизации объединяет в себе работы, связанные с развитием и внедрением систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия. (СЭД, МЭДО, СМЭВ).
Третье направление - информатизация основной деятельности архивов. Для этого направления Программа предусматривает реализацию комплекса разнообразных задач, условно объединенных под одним названием: автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов. Это - компьютеризация федеральных архивов. Программа предусматривает комплекс мероприятий, направленных на развитие отраслевого, обязательного для использования всеми архивами России, программного обеспечения, главной составляющей которого является единая информационно-поисковая система (ЕАИС) по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:
программный комплекс (базовый уровень) "Архивный фонд" предназначен для использования непосредственно в архивах. Его используют 14 федеральных архивов, лицензионные договора на использование программного комплекса "АФ-4" заключены с архивными управлениями 84 субъектов Федерации, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы. В настоящее время идет процесс модернизации ПК "Архивный фонд", в том числе исправление ошибок, перевод этого ПО на веб-интерфейс;
программный комплекс "Фондовый каталог" предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня. Это программное обеспечение предназначено для аккумулирования массивов информации (баз данных "Архивный фонд") всех архивов данного региона. В настоящий момент завершено тестирование ПК "Фондовый каталог" в 7 регионах. В нем должны быть представлены сведения обо всех фондах Архивного фонда РФ, информация о которых передается непосредственно из баз данных федеральных архивов (использующих ПК "АФ") и региональных массивов информации (созданных в ПК "ФК").
В Программе также обозначена необходимость создания, ведения еще одной общеотраслевой автоматизированной системы - "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федера?/p>