Интеграция СЭД на основе типовых подсистем
Информация - Компьютеры, программирование
Другие материалы по предмету Компьютеры, программирование
±изнес-процессов
Развитием систем маршрутизации документов являются Workflow системы. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. Workflow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма Workflow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система Workflow.
Функции Workflow приложений выходят за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения Workflow систем.
2.7 Другие подсистемы
Системы массового ввода документов осуществляют перевод стандартных форм и форматированных документов из бумажного вида в электронный с использованием технологий сканирования и распознавания.
Системы, основанные на применении Internet/Intranet технологий, позволяют использовать стандартные хранилища данных из локальных, корпоративных и глобальных сетей, не требуя существенных затрат на подержание целостности, надёжности и безопасности хранения данных.
3. Сложности реализации комплексной платформы СЭД
В последнее время к системам автоматизации документооборота предъявляются дополнительные требования, связанные с управлением и извлечением знаний, накопленных в корпоративной информационной системе знаний о процессах в системе Workflow, знаний, хранящихся в документах в корпоративных архивах документов, знаний о групповых взаимодействиях и взаимодействиях с внешним окружением компании. Эти требования вносят дополнительные осложнения в выбор того или иного решения в области автоматизации.
Существуют серьёзные затруднения в принятии решения о внедрении той или иной платформы автоматизации документооборота и процессов управления. Перед специалистами отделов автоматизации возникает необходимость решения всего многообразия задач, связанных с обработкой документов и поддержкой бизнес-процессов. Но, выбрав одно из решений, они получают удовлетворительное решение лишь задач определённого типа. Например, получают возможность создавать мощный архив документов с помощью DMS системы (Documents Management System система управления документами).
Функции, нереализуемые с помощью базовых средств внедрённой системы приходится решать одним из двух способов:
пытаться надстраивать базовые функции системы дополнительными модулями и разрабатывать соответствующие расширения системы. В определённых случаях это бывает крайне затруднительно, а то и невозможно;
внедрять систему другого класса, восполняющую недостающие функции, и обеспечивать интеграцию двух систем. При этом происходит частичное дублирование функций различных систем, приводящее к необходимости поддержки нескольких серверов и ряда клиентских приложений, организующих собственное рабочее пространство и средства доставки информации, собственные средства организации справочников и пр.
Из-за этого стоимость внедрения системы и использования приложений существенно возрастает. К тому же организация оптимального взаимодействия приложений, построенных на базе различных платформ, достаточно сложна и не всегда возможна.
Заключение
Определив основное предназначение типовых подсистем, можно сделать вывод, что интеграция СЭД необходима для создания единого информационного пространства на предприятии с возможностью сквозного управления деятельностью предприятия и обеспечения эффективного контроля исполнения управленческих решений.
Система должна иметь открытые интерфейсы, включая открытую структуру баз данных, исходных текстов, описание структуры и логики работы системы для её возможной доработки (развития) и интеграции с другими корпоративными приложениями.
Список использованных источников
- Андреев В. Этот многообразный мир документооборота… [Электронный ресурс]. Режим доступа:
- Асеев Г.Г. Электронный документооборот /Г.Г. Асеев. К.: Кондор, 2004. 500 с.
- Асеев Г.Г. Электронный документооборот /Г.Г. Асеев. Х.: ХДАК, 2000. 470 с.
- Светлана Сельченкова. Автоматизированные системы управления документами. /С. Сельченкова //Секретарь-референт. 2005. - №1. С. 12-15
- Асєєв Г. Методологія електронного документообігу: динамічні архіви. /Г. Асєєв //Вісник Книжкової палати. 2005. - №11. С.22-25