Значение секретарской службы во 2 отделе милиции
Отчет по практике - Менеджмент
Другие отчеты по практике по предмету Менеджмент
тделе милиции необходимо:
1. Уточнить круг вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается руководитель и секретарь.
2. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к составлению заголовков дел.
Заголовок дела секретарь составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого дела (переписка).
При составлении заголовков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и корреспондентский.
Номинальный признак указывает на вид документа, подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок.
Авторский признак указывается на основании таких реквизитов, как название организации или подписи.
Корреспондентский по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке.
3. Установить названия разделов номенклатуры дел.
Первым разделом номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции ставится секретариат, ему присваивают индекс "1".
4. Расположить заголовки дел в номенклатуре в определенной последовательности с учетом степени важности документов.
5. Закрепить расположение всех разделов и дел в номенклатуре индексацией дел, т.е. присвоением номера разделам и делам.
6. Оформить и заполнить графы номенклатуры дел.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел.
В третьей графе указывается количество дел.
В четвертой графе срок хранения дела.
В пятой графе "Примечания" проставляются отметки в течение года.
5.4 Номенклатура дел в организации
2 Городской отдел милиции
Номенклатура дел
01.01.2005
Н.Новгород
На 2005 год
Индекс делаЗаголовок делаКол-во делСрок хранения и № статьи по перечнюПримечания1. Организация управления1-1Учредительные документы организации (устав, договор и др).Постоянно ст.37а1-2Должностные инструкции работникам фирмы3 г. после замены новыми ст.561-3Штатное расписание 2 ГОМПостоянно ст.52а1-4Приказы по основной деятельностиПостоянно ст.19а1-5Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании.75 л. ст.19б1-6Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках.3 г. ст. 19в1-7Протоколы общих собраний сотрудников 2 ГОМПостоянно ст.171-8Решения, распоряжения местных органов власти и управленияДо минования надобности ст.5б1-9Документы ревизий фирмы органами власти, финансового контроля ( акты, справки, докладные записки и др).Постоянно ст.27а1-10Докладные записки сотрудников, представляемые руководств 2 ГОМ5 л. ст.511-11Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок5 л.2. Планирование2-1Годовой план работы 2 ГОМ по основным видам деятельностиПостоянно ст.166а2-2Квартальные планы работы 2 ГОМ по основным видам деятельности3 г. ст.168б3. Организация производственной деятельности3-1Переписка по вопросу работы нарсуда, прокуратуры5 л.3-2Переписка с ПДО-15 л.4. Финансирование4-1Годовой финансовый план 2 ГОМПостоянно ст.206б4-2Квартальные финансовые планы 2 ГОМ3 г. ст.206в4-3Месячные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера1 г. ст.289б5. Учет и отчетность5-1Годовые статистические отчеты по основной деятельностиПостоянно ст.239б5-2Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности5 л. ст.239г5-3Годовые бухгалтерские отчеты и балансыПостоянно ст.303б5-4Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы3 г. ст.310При условии завершения ревизии5-5Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов3 г. ст.310То же5-6Авансовые отчеты3 г. ст.310То же5-7Лицевые счета75 л. "В" ст.311а5-8Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премий3 г. ст.312При отсутствии лицевых счетов 75 л.5-9Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей ( в т.ч. аннулированные)3 г. ст.3145-10Гарантийные письма3 г. ст.3155-11Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений3 г. ст.3195-12Листки нетрудоспособности3 г. ст.6975-13Документы об оплате листков нетрудоспособности3 г. ст.3245-14Книга регистрации листков нетрудоспособности3 г. ст.6995-15Хозяйственные договоры, трудовые соглашения.3 г. ст.337После истечения срока действия, при условии завершения ревизии5-16Акты приема-сдачи выполненных работ3 г. ст.10365-17Договоры о материальной ответственности5 лПосле увольнения материально-ответственного лица5-18Образцы подписей материально-ответственных лицст.340До минования надобности5-19Заказы на бланки учета и отчетности1 г. ст.3026. Работа с кадрами6-1Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)3 г. ст.4296-2Личные дела75 л. "В" ст.498в123456-3Личные карточки Т-275 л. "В" ст.5046-4Книга учета приема, перемещения, увольнения работников75 л. ст.5086-5Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним50 л. ст.526б6-6Невостребованные трудовые книжки50 л. ст.5246-7Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним50 л. ст.526а6-8Журнал учета командировок3 г. ст.536а6-9Журнал учета выдачи командировочных удостоверений3 г. ст.5376-10Журнал учета отпусков3 г. ст.5477. Документационное обеспечение управления7-1Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов3 г. ст.106б7-2Телефонограммы1 г.7-3Журнал регистрации телефонограмм1 г. ст.1097-4Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию1 г. ст.1077-5Реестры на получение посылок1 г. ст.1077-6Журнал учета бланков строгой отчетности3 г. ст.110а7-7Номенклатура делДо минования надобности ст.95аСогласованная с архивным орган