Затвердження та узгодження службових документів
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
кож прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.
РОЗДІЛ ІІ. Форми погодження змісту документа
2.1 Внутрішнє узгодження службових документів
Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Мета погодження підвищення якості ділових паперів.
Є дві форми погодження документів:
1. Внутрішнє (із структурними підрозділами та службовими особами).
2. Зовнішнє (з іншими організаціями).
Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує проект документа, та дату візування. Може зазначатися при потребі і найменування посади.
Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, що залишається в установі.
Внутрішнє узгодження документів відбувається у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; із працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань /головні та старші спеціалісти/; із фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною особою, із заступником керівника, який займається цим питанням.
Внутрішнє узгодження документа оформляється візою [2, 152]. Візи складаються з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначаються посада візуючого та розшифровується його підпис /ініціали та прізвище /.
Наприклад:
Начальник відділу кадрів /підпис / С. І. Петров 25.04.00
Доцільність розшифрування підпису зумовлена тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і по ньому важко встановити з ким погоджено цей діловий папір.
Якщо виниклі зауваження та доповнення до проекту документа, вони викладаються на окремому аркуші. У цьому разі віза має такий вигляд:
Юрисконсульт /підпис / В. А. Коваленко.
Зауваження додаються. 05. 06. 99
Якщо обсяг зауважень малий /1-2 рядки/, їх краще розташувати перед візою.
Наприклад:
Вважаю за потрібне випустити пункт 1 через те, що його зміст суперечить діючому законодавству.
Юрисконсульт /підпис / А.В. Гудкова
18. 01.00
Проставляють візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, віза проставляється на тому примірнику, що залишається в установі.
Розміщують візи нижче підпису або на лівому полі документа.
2.2 Зовнішнє погодження
Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.
Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом. Він ставиться нижче від підпису і включає слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали й прізвище та дату погодження [5, 64].
Якщо погодження проводиться більше ніж трьома установами, застосовують аркуш погодження, який додається до документа.
Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.
Підпис обовязковий реквізит документа, він є формою вираження законності документа і відповідальності за його зміст. Службові документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами, наказом керівника та положеннями про структурні підрозділи. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (фінансові документи, акти), ставлять два чи більше підписів. При цьому їх розміщують один під одним у послідовності відповідно до посади. Документи, підготовлені разом з іншими установами, оформляються не на бланках і підписуються керівниками цих установ. Підписи ставляться на документі поряд, на одному рівні. До назви посади в цьому випадку включається і назва установи.
Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні та секретарем.
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписується особою, яка виконує її функції із виправленням назви посади і розшифруванням підпису.
Погодження це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування і дати, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Начальник Управління
керівних кадрів
та навчальних закладів
Мінверстатопрому України
(підпис) А.С.Музика
14.07.97
Якщо погодження здійснюється колегіальним органом або через службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:
ПОГОДЖЕНО
Лист Головархіву України
12.07.97 №01-04/84
У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розмішується нижче підпису або у верхньому лівому кутку сторінки. Гриф складається зі слова погоджено, назви посади особи, а з якою погоджується документ /включаючи назву організації/, особистого підпису, його розшифрування, дати.
Наприклад: погоджено
Начальник відділу кадрів Подільського універмагу /підпис/ А. В. Борисенко 03. 11.00
Якщо узгоджен