Документооборот и пути его оптимизации
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
?вышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.
Оптимизация документооборота включает два крупных направления:
.Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);
.Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).
Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, то есть экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для организации.
Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.
Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.
Процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:
Шаг 1. Предпроектное обследование или описание организации.
Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
Шаг 4. Оптимизация документооборота.
Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).
Предпроектное обследование
Задачами первого шага - описание организауции - являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуется проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.
При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.
В ходе предпроектных работ, в частности, нужна большая детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.
Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных особенностей предприятия, должна начинаться без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.
Исходя из практики проектирования систем документооборота, можно предложить следующую последовательность работ:
1.построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб;
2.построение схем их взаимосвязей;
.сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек;
.их систематизация в альбомы;
.описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ);
.построение тематических и сводных схем документооборота;
.проведение логического и реквизитного анализа документов;
.анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения;
.выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.);
.разработка предложений по устранению дублирования информации;
.разработка предложений по унификации документов;
.разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности;
.разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности;
.разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.
При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.
Учетные точки. Во-первых, вы определяете субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Итак, учетные точки зафиксированы, на предыдущем этапе описаны взаимосвязи подразделений, теперь вы можете, соединив и дополнив этот материал, построить схемы ?/p>