Внутрифирменные стандарты деятельности - необходимость и преимущества внедрения
Информация - Экономика
Другие материалы по предмету Экономика
Внутрифирменные стандарты деятельности - необходимость и преимущества внедрения
Кризис роста как феномен развития успешных российских компаний
Для большинства успешных российских компаний характерно отставание системы управления от объема бизнеса. Такое отставание связано со стихийным становлением системы управления и организационной структуры. Наиболее характерным примером является нечеткость в разделении ответственности между сотрудниками, когда без специального анализа системы управления невозможно понять по чьей вине падает объем продаж или размер прибыли. Менеджеры по продажам обвиняют начальника склада, который не поддерживает ассортимент товаров. Завскладом - логистика, логистик - коммерческого директора: "Нет заказа". Коммерческий директор - менеджеров по продажам: "Нет заявок".
Хаотично сложившаяся и меняющаяся без правил, система управления, является тормозом развития Компании, снижает конкурентные преимущества и уменьшает адаптивность к постоянно меняющимся условиям на рынке. Неэффективность системы управления на практике проявляется в возрастающем числе конфликтов, как во вне с партнерами, так и внутри между подразделениями и сотрудниками, срыве сроков выполнения работ и снижении качества товаров или услуг. Потере клиентов или снижении темпов развития. Все проблемы выносятся на высшее руководство компании, которое физически не имеет возможности эффективно контролировать все процессы, происходящие на предприятии. В результате стратегические решения (основная функция высшего руководства) принимаются в условиях дефицита времени, без предварительной проработки и оценки предполагаемой рентабельности.
Многие руководители, столкнувшись с затруднениями в развитии компании, начинают принимать экстренные меры по "латанию дыр". Например, вводят должность коммерческого директора или создают отдел маркетинга, но при этом не определяют четко круг задач, выполняемых новыми сотрудниками, что еще более запутывает систему управления и снижает конкурентные преимущества.
Рис. 1 Сравнение эффективности стихийного и регулярного менеджмента для компаний различного размера
Наиболее успешные российские компании, т.е. те которым удалось преодолеть "кризис роста" переходят к регулярному менеджменту, начиная с анализа имеющейся системы управления, проводя ее целенаправленную реорганизацию и обеспечивая в последующем постоянный контроль за адекватностью состояния системы управления внешним и внутренним условиям. Результатом реорганизации системы управления является внедрение единых стандартов деятельности для всех сотрудников. Когда каждый сотрудник и тем более менеджер знает область ответственности свою и коллег, распределение задач или функций, критерии оценки качества выполнения каждой задачи.
Особую роль при внедрении внутрифирменных стандартов деятельности играет документационное обеспечение управления (ДОУ), то есть фиксация постоянных правил работы и разовых управляющих воздействий в различных управленческих документах. Строгий подход к проработке ДОУ позволяет существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль за их своевременным и качественным выполнением.
Как показывает практика без тщательной проработки принципов ДОУ очень сложно, а в большинстве случаев невозможно внедрить в Компании электронный документооборот, который бы позволил существенно повысить эффективность управления. Автоматизация неорганизованного документооборота реально позволяет только увеличить объем документированной информации, а проблемы поиска нужных данных, решение проблем непротиворечивости документов и получения нужной для принятия решений информации остаются и даже усугубляются.
Критерии внедрения внутрифирменных стандартов
Внедрение внутрифирменных стандартов является процессом, требующим определенных затрат. Поэтому решение о начале реорганизации системы управления следует принимать после тщательной оценки целесообразности.
Общим объективным критерием того, что Компании следует кардинально изменить свою систему управления, является увеличение численности сотрудников, которая косвенно отражает объем оборота. Как правило, критической массой управления является численность Компании в 50 человек. Именно при такой численности стихийная система управления малым предприятием, когда руководство Компании контролирует все области деятельности лично, не делегируя полномочий, перестает быть эффективной. При превышении численности персонала в 80-100 человек недостатки стихийного менеджмента становятся ярко выраженными, но затраты на переход к регулярному менеджменту возрастают в несколько раз.
Другим критерием необходимости изменения системы управления является сложность и многоступенчатость ключевых бизнес-процессов, выполняемых в Компании. Сложность бизнес-процесса определяется количеством промежуточных этапов (процедур ) по работе с одним продуктом: например, при продаже продуктов питания от закупки оптовых партий у производителей, до продажи конечному потребителю, включая складское хранение, транспортировку, определение цены продажи и т.п. Для эффективного управления и контроля качества выполнения типовых бизнес-процессов они должны содержать не более 9 процедур. Как правило, невозможность представить типовые процессы удовлетворяющими перечисленным ограничениям указывает на неэффективнос