Виды и содержание тематических инструкций
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
? их разработки.
Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: Должностная инструкция инспектору по контролю..., Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации.
К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Очень важно учитывать последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме и состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками.
Как правило, текст инструкции должен начинаться с раздела Общие положения, в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции, а так же возможная отмена ранее действующей инструкции и другие общие сведения.
Инструкция - документ длительного действия. В Общих положениях оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.
Поскольку инструкции носят характер указания, и по стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа: должен, следует, необходимо, имеет право, рекомендуется, устанавливается, не допускается, запрещается и т.д.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: Должностная инструкция по контролю…, Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации; Годовой бухгалтерский отчет составляют предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, независимо от форм собственности в порядке и по формам, утверждаемым Министерством финансов Российской Федерации.
Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например: Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения; или Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота; или Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...;
Или в безличной форме, например: При написании заголовка дела за основу берётся формулировка, данная в номенклатуре дел; Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...).
На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инструкция.
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, которое его разрабатывала. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.
На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа. Например: в распоряжении главы Администрации г.Зеленогорска от 01.03.03 № 90-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству присутствует такой текст:
В целях упорядочения работы с документами, совершенствования