Электронный документооборот и управление контентом
Контрольная работа - Компьютеры, программирование
Другие контрольные работы по предмету Компьютеры, программирование
является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).
В состав большинства EDMS-систем входят утилиты для просмотра документов, понимающие многие десятки форматов файлов.
Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операционными Windows, Unix и Mac OS. Кроме того, они позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры.
5. Проблемы выбора и внедрения
Постепенно компании приходят к необходимости выбора системы документооборота. И вот именно на этом этапе нужно тщательно подойти к вопросу выбора. На сегодняшний день существует множество EDMS-систем, наиболее распространенные из которых представлены в табл. 1. Скорее всего, нужно останавливать свой выбор на системах, которые в большей степени соответствуют отечественной бизнес-практике. Второй важный момент - возможность развития системы через ее масштабируемость и поддержку со стороны разработчика.
Большинству отечественных предприятий впервые придется внедрять корпоративную EDMS-систему, что будет сопряжено с мощным сопротивлением наших людей. Объяснение достаточно тривиально. Наши люди не хотят развиваться, переучиваться, менять свой стиль работы и ментальность. Кроме того, они бояться быть уличенными в лени и некомпетентности. Ведь правильно оформленный документ практически невозможно скрыть или придержать для исполнения. Неразобранные электронные документы всегда будут перед глазами вышестоящего начальника, наблюдающего за действиями сотрудников на расстоянии даже не выходя из своего кабинета. Эти преобразования вряд ли многим придутся по душе. И, тем не менее, идти вперед не просто надо, а жизненно необходимо. А чтобы быть в курсе всех событий, связанных с электронным документооборотом, посещайте, например, популярный Web-pecypc (
Таблица 1 - Известные системы электронного документооборота
ПродуктПроизводительИнформацияПлатформаКонтроль версий документовКонтроль исполнения документовМаршрутизация документовУдаленный доступ, Web-клиентДополнительные функцииDIRECTUM 2.1DIRECTUMwww.directum. ruWindows++++ (через Web-браузер)электронная цифровая подпись, распределение прав пользователей, поддержка форматов САПР-систем, канцелярияDIS:classНТЦ ИРМwww.mdi.ruWindows, Lotus Notes++++3 версии: Электронная канцелярия Золушка, Enterprise, BusinessDOCS Open/ FusionHummingbirdwww.pcdocs-.comWindows++++ (СуЬег-DOCS)работа с факсовыми и почтовыми программами, ввод документов со сканеров, шифрование документов, управление технической и чертежной документациейDocuLiveSiemens Nixdorfwww.starvisio-nit.comWindows-++FTP-клиентввод графических изображений со сканераDocumentum
EDMSDocumentumwww.docume-ntu.comWindow, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, Mac OS++++архивирование, интеграция с ERP и CAD/ САМ-системамиPayDoxPayBot, LLCwww.interface. ШWindows++++расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учетаАтлас ДокАтласwww.dps.-kiev.uaWindows+++-поддержка коллективной разработки, атрибутивный и полнотекстовый поискБОСС-Рефе-рентАйТиwww.it.ru/bossWindows, Lotus Notes++++CRM-функции, распознавание текстов, факс-сервер, электронная почтаДело 8Электронные
Офисные Системыwww.eos.ruWindows+++распознавание текстовЕвфратCognitive Technologieswww.coqnit-
ive. ruWindows++--архивирование документов, распознавание текстовКодекс: ДокументооборотКодексwww.kodeks.-netWindows+++готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства, модульность, учет кадровДокМе-неджерСОФТИН-ТЕГРОwww.softinte-qro.ruWindows+++интеграция с Microsoft Active Directory или NovelleDirectory, схемы согласованияЭСКАДОИтерпро-ком Ланwww.interpro-com.ruWindows, Novell, OS/ 2, Mac OS+++электронная подпись и факсимиле, поддержка графики, звука и видеоСАИДПротокаwww.protoka.-kiev.uaWindows++оценочные критерии исполнительской дисциплины, загрузки ресурсов, степени надежности контрагентовЭффект ОфисГарант Интер-НЭЙШНЛwww.qarant.-spb.ruWindows++организация вертикальных (подчиненных) и горизонтальных (двунаправленных) связей пользователей
6. Бумажных документов не уменьшается
Внедрение электронного документооборота обычно не сокращает использование бумаги в организации, а даже увеличивает. Во-первых, это связано с тем, что электронный документооборот внедряет культуру создания документов, поэтому общее количество рождаемых организацией документов резко возрастает. Во-вторых, в силу привычки люди часто хотят иметь документы на руках и работать с ними не только за компьютером. Объясняется это тем, что с бумажным документом работать более эргономично. В-третьих, карманные компьютеры из-за маленького экрана не вполне подходят для работы с электронными документами. Так что индустрия принтеров, а вместе с ней и бумажные документы, еще долго будут процветать.
7. Управление контентом
Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями и возможность анализа. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management (ЕСМ), а реализующие ее системы - Content Management Systems (CMS).
На русский язык Enterprise Content Management чаще всего переводят как управление корпоративным содержанием, хотя есть и друг