Шпaргалки по документальному обеспечению управления
Реферат - Экономика
Другие рефераты по предмету Экономика
ельных документов выше стоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, №, заголовок к тексту этого документа.
Распорядительную часть начинают со слова приказываю, которое пишут прописными буквами от левого поля, текст делят на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Распорядительные пункты строят последовательно, по схеме:
- исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурные подразделения в данном предприятии)
- действие (главное в неопределенной форме осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.п.)
- срок исполнения (приводится или в каждом пункте приказа, или выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий).
Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы).
Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.
Проект приказа до подписания согласовывают (визируют) с руководителем
структурного подразделения, зам.руководителя, отвечающего за данные вопросы, должностными лицами, ответственными за исполнение приказа, юрисконсультом. Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, дата приказа это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель (заместитель), если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.
Приказы оформляются на общих или специальных бланках.
18. документ выписка из приказа (определение, реквизиты, правила составления).
Выписка из приказа это копия части документа, представляющая собой ту часть текста, которая нужна для работы.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), 26, (28).
Выписка из приказа полностью сохраняется, заглавная часть документа с добавлением слов выписка из, проставляется № и дата подписания документа, дается константная часть, если она есть, со словом приказываю, а затем тот текст, который соответствует данной выписке.
В конце выписки указывается наименование должности, фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего подлинник документа, но без его подписи.
Подписывается выписка должностным лицом, заверявшим его подлинную версию. Обязательно указывается дата ее изготовления.
19. характеристика справочно-информационных документов.
К ним относятся акты, служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, информация, содержащаяся в справочно-информационных материалах, может побуждать к действию или могут быть лишь принятыми к сведению.
20. документ служебное письмо (определение, реквизиты, правила составления).
Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию документов. Выделяют в связи особых способов передачи текстов, пересылается по почте.
Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 13, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).
Письма используются в том случае, если не возможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).
По содержанию и назначению письма могут быть:
- инструкционные
- гарантийные
- информационные
- рекламные
- коммерческие
- письма запроса
- письма извещения
- письма приглашения и т.д.
Датой письма является дата его отправки, письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.
Текст письма должен бать простым, последовательным, убедительным и корректным. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверенны, цифровые данные точны. Не точности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.
Текст письма как правило состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагается цель, просьба, предложение, сообщение, отказ и т.д.
Письмо освещает один вопрос, это упрощает работу с документом, регистрацию и исполнение. Поэтому, если с одним адресатом нужно решить несколько вопросов, то по каждому из них следует составить отдельные документ. Несколько вопросов излагают в одном письме, только если они взаимосвязаны.
Письмо не должно превышать одну машинописную страницу для составления писем, факсов, используется специальный бланк формата А4, если текст не превышает 7-10 строк, то используется бланк А5.
Правильность письма в соответствии с его содержанием, нормативным актом, удостоверяется подписью руководителя организации (структурного подразделения), который несет за нее полную ответственность.
21. документ акт (определение, реквизиты, правила составления).
Акт это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия.
Рек