Формирование бюджета "с нуля" для туристской фирмы
Вопросы - Менеджмент
Другие вопросы по предмету Менеджмент
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: -в дело помещаются документы, работа по которым завершена; документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями; документы разных сроков хранения формируются в разные дела; документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; в дело включается, как правило, один экземпляр документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.); в дело формируются документы одного года; в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов; документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.
Работа по контролю за исполнением документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства, систематическом наблюдении за фактическим исполнением, принятии мер, способствующих своевременному исполнению, воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской дисциплины, периодическом анализе результативности контроля для последующего исправления выявленных недостатков.
Требования к оформлению документов. Оперативное хранение. Передача дел в архив.
Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен. Существуют единые требования и правила оформления документов управления. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия. В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить. В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г,, 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа. Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, методики, правила, решения и т. п.), хранятся на предприятии до истечения их актуальности или замены новыми.
Документирование движения персонала (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировки).
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся: трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником; приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8). Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации. Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме: Резюме Анкета - Трудовой контракт (договор) с работником - Приказ о приеме - Запись в трудовой книжке; Запись в личной карточке и личном деле - Лицевой счет по заработной плате
Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров (департаментов по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия. Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника. На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы 1-2. В дополнение к ней возможно завед