Geum.ru

Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организации

Курсовой проект - Разное

Другие курсовые по предмету Разное

ТОМСКИЙ ЭКОНОМИКО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ

Кафедра экономики и права

 

 

 

 

 

 

 

УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА ОРАГНИЗАЦИИ

 

Курсовая работа

по дисциплине Архивоведение

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка III курса, гр. 646

Н.Ю. Никитенко

Руководитель:

Преподаватель ТЭПК

Н.В. Жульева

 

 

Томск 2006

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1 Учетные документы архива……………………………………………4

  1. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5
  2. Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6
  3. Составление учетных документов в архиве………………………….…...7

Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива…………………10

  1. Система научно-справочного аппарата к архивным документам……..11

Глава 3 Классификация архивной документации……………………….……12

  1. Распределение дел в соответствии со схемой классификации…….…..15
  2. Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи……………………………………………….15
  3. Составление собственно архивной описи дел……………………….….16
  4. Составление справочного аппарата к описи……………………….……17

Глава 4 Архивные путеводители…………………………………….………...19

  1. Характеристика фондов в путеводителе……………………….…….…..19
  2. Справочный аппарат к путеводителю…………………………..………..21

Глава 5 Обзоры документов и другие архивные справочники……………...23

  1. Характеристика документов в обзоре…………………….……………...23
  2. Справочный аппарат к обзору…………………………….………….…...24

Заключение………………………………………………………………….…...25

Список литературы……………………………………………………….……..26

Введение

 

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

  1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
  2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
  3. для наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с Правилами работы ведомственных архивов, М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

Основными правилами предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:

  1. книга учета поступления и выбытия документов;
  2. список фондов;
  3. листы фондов;
  4. описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:

  1. описи дел;
  2. номенклатуры дел;
  3. картотеки;
  4. исторические справки.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

Глава 1 Учетные документы архива

 

К группе учетных документов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись.

В книге учета поступлений и выбытии документов делают отметки о каждом текущем поступлении (выбытии) дел и изменений в составе фондов в архиве.

Изменение объема дел могут быть связаны, прежде всего, с приемом дел от структурных подразделений.

Стандартная ситуация в архивах организации состоит в том, что объемы дел, хранящихся в архиве будут ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Изменения объемов дел в сторону уменьшения могут быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел на государственное хранение или другой архив.

Сведения, заносимые в книгу учета поступлений и выбытия документов, служат основой для составления листов фондов.

Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда.