Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
дписи лиц, проводивших ее.
Если при проверке наличия не обнаружены какие-то дела, по окончании работы принимаются меры их розыска. Наибольшая вероятность найти отсутствующие дела под тем же номером, но в комплексе дел другого года или другой описи как неправильно подложенные. Однако вести розыск необнаруженных дел рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить учетные документы по выдаче дел из хранилищ; организовать розыск дел в структурных подразделениях, где они образовались, имея в виду возможное их оставление для практического использования и ошибки в оформлении выдачи; изучить документы дела фонда (акты о выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия, в которых эти дела, возможно, также числились отсутствующими).
Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записывается "найдено и подложено в фонд дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей и других учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводиться в течение года), составляется акт о необнаружении, а на неисправимо поврежденные дела акт о неисправимых повреждениях дел. Такие дела снимаются с учета в установленном порядке. [9, стр.219]
Заключение
Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.
Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов.
Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление учета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.
Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
Список использованных источников:
Законодательная база:
- Закон Алтайского края Об Архивном фонде Алтайского края и архивах
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации
Нормативно-методическая база:
- ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
- ГОСТ 7.48-2000 Основные термины и определения
- ГОСТ Р. 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
- Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002
- Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002
- Основные правила работы архивов организаций, М., 2003
Литература:
- Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002
- Алтайский архивист. 2003 № 2
- Андреева В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ). М.:ЗАО Бизнес-школа Интел-синтез, 2001. 192с.
- Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., Архивоведение - Бийск, 2002
- Архив фирмы.- М., 1997
- Архипова Н.Г. Делопроизводство на компьютере. М., 2004 260с.
- Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины Архивоведение. - М., 1999
- Безопасность архивов и архивных фондов. - М., 2000
- Болгова Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов. Методические рекомендации. М., ВНИИДАД, 2001
- Бункина Н.К., Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 2002
- Вялова М.Н. Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций. - М., Мосгорархив, 2001
- Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспеченю сохранности документов. М., 2003
- Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996
- Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. М., 2000
- Отечественные архивы. 2004 № 4
- Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере.