Управлінське документознавство як наукова дисципліна
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
ння документацією
Термінологічний комітет Міжнародної ради архівів дає таке визначення керуванню документації - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу. Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під "створенням документів" розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один "життєвий" цикл документів, який так само є обєктом пізнання керування документацією. Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів - формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис. Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату. Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність.
Управління (керування) документацією для країн пострадянського простору є новим напрямом наукових досліджень. У Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять " вперше офіційно зафіксовано визначення поняття "керування документацією" як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів. Останні наукові публікації вчених України, Білорусі, Російської Федерації вказують на схильність ототожнювати керування документацією і теорією і практикою діловодства, управлінським документознавством, інформаційним (у т.ч. і документаційним) забезпеченням управління. Це свідчить про "завойовування" керуванням документацією місця в існуючій моделі науки, етап його становлення й утвердження як наукової дисципліни та напряму практичної діяльності в управлінській сфері. Залучаючи зарубіжний досвід та адаптуючи його для ефективного впровадження і застосування, науковці і практики свідомі щодо необхідності нагального розроблення концептуальних засад теорії та практики керування документацією.
2.2 Досвід керування документацією в різних країнах
Якщо у вітчизняній науці і практичній діяльності установ вживання поняття "керування широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію документацією" ще не набуло становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття "керування документацією" це records management, франкомовній gestion des documents, російській - керування документацієй, українській - керування / управління документацією. Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття керування документацією звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства.
Історично термін "керування документацією" зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування документацією розглядали як складову загального управління установою. Витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються початком XX ст.
Значну роль у вирішенні проблеми керування документацією відіграла Комісія з дослідження невиробничих втрат у промисловості (т.зв. Комісія Гувера), створення якої було продиктовано необхідністю упорядкування інформаційних ресурсів у вигляді документів, скорочення ємності роботи з ними в держав них, муніципальних установах.
Із 1930-х років розпочинається новий етап розвитку керування документацією. Це було зумовлено зростанням обсягів документних потоків. Для раціонального їх структурування й упорядкування потребувалося спеціальне відомство. Від початку цією проблемою опікувався Національний архів США у структурі якого було організовано відділ керування документацією. 1934 р. відділ розробив принципи і методи роботи з документа ми для всіх федеральних відомств. Теоретичні напрацювання Комісії Гувера т?/p>