Управление временем руководителя
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
В°сть я хочу продемонстрировать на примере одного из недавно появившихся небольших предприятий. Назовем его Ариадна. Основным видом его деятельности является пошив одежды, а именно платьев и костюмов. То есть практическая часть будет рассмотрена на примере ателье.
Анализ работы данного предприятия сразу показывает, что рано или поздно руководителю его придется столкнуться с необходимостью использования различных методик тайм-менеджмента. В связи с тем, что предприятие молодое, еще четко не выработаны функциональные обязанности сотрудников, взаимодействие во многом осуществляется на основе неформального общения.
Рабочий день менеджера ненормированный, то есть при необходимости он остается на работе допоздна и часто задерживает сотрудников, чтобы решить какой-либо важный вопрос. Довольно часто он лично присутствует при приеме заказа, чтобы лично убедится, что работники его фирмы грамотно оформляют заказ и работают с клиентами. Фирма работает без перерыва на обед, работники могут по несколько человек перекусить в обеденное время. В настоящий момент наблюдается большое количество клиентов, желающих заказать своим детям соответствующую одежду на выпускной бал. В связи с этим приемщицы заказов не всегда успевают принимать все заказы и часто заказы принимает раскройщица.
Руководителю часто приходится уезжать из офиса iелью решения различных вопросов с налоговыми органами, другими организациями.
Как говорит сам руководитель, у него не остается времени не только на какое-то совершенствование деятельности фирмы и разработку стратегий ее развития, но и на дела личного характера. Однако он надеется, что со временем многие проблемы будут решены, возможно, будет создана должность его заместителя, что значительно освободит его от нагрузки.
Мною были проанализированы 2 рабочих дня этого менеджера. К сожалению, анализ не может соответствовать 100-процентно рабочему дню руководителя, так как таблицы составлены на основе результатов Записей, сделанных по моей просьбе секретарем руководителя этой организации. В итоге получилась следующая картина:
29 апреля 2004 года.
Действие руководителяВремя начала действияВремя окончания действияПродолжительность действияПредварительная утренняя проверка явки работников9.009.1010 минутРабота с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами9.1010.1565 минутПроверка работы сотрудников10.1510.205 минутПоездка для изучения возможности поставки нового сырья10.2012.45145 минутОтдых после поездки, просмотр бумаг12.4513.0520 минутБеседа с начальником цеха по поводу новых материалов13.0513.3025 минутРаботы с бумагами13.3013.4515 минутОбщение с распространителем книг13.4513.5510 минутИзучение приобретенных книг13.5514.1520 минутОбед на рабочем месте14.4515.0520 минутОтдых после обеда15.0515.3025 минутРабота с бумагами15.3016.5575 минутОтдых на рабочем месте16.5517.0510 минутПроверка работы сотрудников, беседа с ними17.0517.2520 минутОрганизация совещания17.2517.3510 минутСовещание17.3518.0530 минутРабота с бумагами18.0519.3085 минут
30 апреля 2004 года
Действие руководителяВремя начала действияВремя окончания действияПродолжительность действияПредварительная утренняя проверка явки работников9.009.1010 минутРабота с почтой, корреспонденцией, журналами и газетами9.109.3525 минутПроверка работы сотрудников9.359.405 минутПоездка для заключения договора о поставке сырья9.4012.00140 минутПеревозка собственным транспортом первой партии сырья12.0012.4040 минутСовместное с начальником цеха и некоторыми швеями изучение нового материала12.4013.2040 минутОбед на рабочем месте13.2013.3515 минутОтдых на рабочем месте, беседа с секретарем на личные темы13.3514.0025 минутРабота с бумагами14.0015.2080 минутНаблюдение за работой сотрудницы по приему заказов15.2015.4525 минутАнализ реакции клиентов на новый материал15.4516.1025 минутПоездка для закупки различных предметов для офиса16.1017.1565 минутРабота с бумагами17.1518.1055 минутНаблюдение за работой сотрудников, беседа с ними18.1018.2515 минутПодготовка к совещанию18.2518.3510 минутПроведение совещания18.3519.3055 минутРабота с бумагами19.3020.2050 минутКак видно из этих двух таблиц, деятельность организации начинается ежедневно в 9 часов утра проверкой присутствия сотрудников и заканчивается в 19 часов вечера совещанием. Среднее время работы руководителя составляет 10 часов 55 минут, или 655 минут. Однако iитается, что нормальный режим работы составляет 8 часов или 480 минут, что и оговорено как максимальное рабочее время в трудовом законодательстве России. Следовательно, руководителю для качественной работы необходимо дополнительное время, что говорит о желательности рационального использования времени. Из этого графика работы также можно сделать вывод, что руководитель данной организации является человеком, который если и расходует время непроизводительно, то не большую его часть, который также применяет планирование своей деятельности, так как в течение двух дней многие схожие действия он осуществлял примерно в одно и то же время.
Проанализируем график его работы.
Во-первых в глаза сразу бросается то, что он в течение нескольких раз в день контролирует деятельность своих работников, то есть предварительно проверяет их присутствие на рабочем месте, их работу в течение рабочего дня и по окончании рабочего дня, также он наблюдает за тем, как происходит процесс приема заказа. Это время в сумме занимает 35 минут в первый день и 55 минут во второй день, то есть 45 минут в день, что составляет около 7 процентов времени, которое руководитель проводит на работе. Время не выходит за