Билеты к экзамену по архивоведению
Реферат - Экономика
Другие рефераты по предмету Экономика
»ем учреждения с учетом существующих условий: степени загруженности архива, обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, частоты обращения к документам прошлых лет в работе структурных подразделений и т.п. Документы принимаются после проведения экспертизы ценности, оформления их в соответствии с правилами, по описям, одобренным ЭК учреждения.
Дела десятилетнего срока хранения могут приниматься по номенклатурам. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки на документы.
Принимая материалы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к фонду, если в архиве их несколько.
В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении в описи в гр. "примечания" делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках учета.
По окончании приема дел заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения с указанием количества принятых дел и даты приема. Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Если дела временного хранения принимаются по номенклатуре, то оформление приема-сдачи проводится по аналогии с оформлением дел долговременного хранения. Но для этих дел не требуется подшивка, нумерация листов.
Если какие-то дела из сдаваемого комплекса нужны для работы структурного подразделения, то по окончании приема оформляется акт о выдаче документов во временное пользование и устанавливается контроль за своевременным возвращением дел в архив.
Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.
Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных документов.
В государственные архивы передаются документы после истечения сроков ведомственного хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов в госархив и, наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок. Это решается госархивом совместно с ведомственным архивом.
Положение об Архивном фонде РФ установило предельные сроки хранения документов АФ в ведомственных архивах. Эти сроки подтверждены постановлением Правительства Российской Федерации "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. № 191:
15 лет для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе РФ) подчинения;
10 лет для документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения;
5 лет для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения;
75 лет для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел;
до утраты практической значимости, но не более 25 лет для научно-технической документации;
по окончании копирования, но не свыше 3 лет для кинодокументов и фонодокументов, 3 года для фотоснимков, 5 лет для магнитных лент и дисков и других машинно-ориентированных (механографических) документов. Если перечисленная специальная документация входит в состав управленческой или научно-технической документации, то она хранится в ведомственном архиве в течение сроков, предусмотренных для соответствующих организаций (15, 10, 5 и 25 лет).
Передача в госархивы документов с истекшими сроками ведомственного хранения осуществляется, как правило, ежегодно в соответствии с утвержденным графиком. Однако от организаций с небольшим ежегодным объемом документов (до 200 дел постоянного хранения) и организаций, действующих в пределах установленных сроков созыва (например, выборные органы власти, народные суды), дела могут приниматься на госхранение один раз в три пять лет.
Перед передачей документов в госархив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией.
Передача проводится в госархиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый возвраща