Сучасні облікові системи: переваги та недоліки
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
? аспектах не зникає, проте змінюються форми та методи складання й використання документів у процесах управління.
Електронний документ - це зафіксований факт господарської діяльності у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа.
Оформлення електронними документами господарських операцій субєкта господарювання створює електронний документооборот.
Фактично існують два режими правового регулювання електронного підпису: встановлений законом та договірний. Крім того, можна виділити такі технології електронної ідентифікації: біометрія, паролі та ключі, симетрична та асиметрична криптографія. Використання таких технологій можливе лише за письмовою згодою сторін
Основна перевага електронної технології полягає не стільки в підвищенні продуктивності праці обліковців та якості документів, скільки у формуванні на машинних носіях облікових даних, які описують предметну сферу (фактичний стан господарювання) в реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позиції можливості інформування різних фахівців для оперативного втручання.
Для компютеризації господарського обліку на ринку програмних продуктів пропонують десятки пакетів програм, проте щороку фірми-розробники заявляють про випуск нової програми, яка, на їх думку, є потужнішою, "розумнішою" і перевершує всі відомі.
Незважаючи на насиченість ринку, вже кілька років поспіль лідером на ньому є московська фірма 1С " 1С: Бухгалтерія" "ІС: Підприємство" версії 7.0, 7.5 та 7.7 а також такі програми як інформаційна система "Бест", "ПАРУС", корпоративна інформаційна система "ГАЛАКТИКА".
Переваги від упровадження обліково-економічних систем на підприємствах суттєві, хоча й відрізняються за характером і обсягом залежно від завдань проекту автоматизації, які можуть бути такими:
автоматизація діяльності підприємства в цілому (часто передбачає впровадження систем автоматизації управління підприємствами класу ЕRР);
автоматизація винятково бухгалтерії (фінансового та податкового обліку);
автоматизація бухгалтерського обліку, але з метою отримати також інформаційний інструмент, який би давав змогу вирішувати поточні управлінські завдання.
Впровадження компютерної техніки не передбачає внесення суттєвих змін до принципів бухгалтерського обліку, проте техніка збору і обробки інформації вдосконалюється. При цьому, як правило, надаються додаткові можливості контролю. Кожний із елементів бухгалтерської технології - документування господарських операцій, відображення облікової інформації на рахунках, інвентаризація - змінюється за формою
Інвентаризація із використанням штрихових кодів здійснюється значно швидше.
Застосування компютерних програм дає змогу використовувати найбільш оптимальний спосіб оцінки окремо для кожної групи облікових обєктів, не збільшуючи трудомісткості обліку.
У разі застосування компютерних програм для обліку процесу виробництва є можливість складання калькуляцій на будь-яку дату поточного місяця.
В компютерній бухгалтерії через розширені можливості аналітичного обліку доцільні побудова багаторівневих та багатовимірних розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління, а також ефективний облік витрат за центрами відповідальності.
Застосування компютерних програм спрямоване на вдосконалення технології роботи з робочим планом бухгалтерських рахунків. Багато програм дають можливість вводити записи одночасно в кількох робочих планах рахунків за одним первинним документом, що є корисним як для ведення окремого управлінського обліку, так і для одночасного обліку за різними стандартами.
Можливості аналітичного обліку також значно розширюються порівняно з паперовою бухгалтерією. В сучасних компютерних програмах бухгалтерського обліку можливе використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку по кожному синтетичному рахунку.
При застосуванні автоматизованих облікових систем можна вирішити проблему оперативності звітних даних. Якщо при паперовій бухгалтерії операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих витрат праці та завжди повязані з помилками, то при застосуванні компютерів ці операції виконуються з мінімальною участю людини.
Застосування автоматизованих систем посилює функцію контролю правильності, законності, а іноді й економічної доцільності бухгалтерських операцій (записів), не підвищуючи трудомісткості ведення обліку. Це досягається попереднім програмуванням відповідних перевірочних нормативів та алгоритмів.
При цьому автоматизована інформаційна система забезпечує безперервний контроль як складання документів, так і поточних облікових записів.
Зазначимо, що практично всі наведені вище можливості стають доступними не відразу після придбання програми, а тільки після досить витратного процесу налагодження програми під особливості господарської діяльності й обліку конкретного підприємства.
Основним чинником, який свідчить про те, що підприємство має проблеми із упровадженням програмного забезпечення, є ситуація, коли:
а) кошти на автоматизацію вже витрачені;
б) на визначену дату програмне забезпечення не виконує такі функції, які, як планувалось, мали бути реалізовані.
У подальшому проект може розвиватися за двома сценаріями: перший - керівництво підпр