Справочно-информационные документы, их составление и оформление
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
иркулярные письма - обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки.
Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма - приглашения, информационные письма, письма - сообщения, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы, письма - рекламации и т.д.
Пример составления и оформления информационного письма.
ХУДОЖЕСТВЕННО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ
МОСКОВСКИЙ ДВОР
Малый Трехгорный пер., 8/10 Р/с №606326 в Киевском филиале
Помещение №1 Индустриального банка, МФО 201832
Москва, 123336 ОКПО 028847777264 ОГРН 1049287569643
Телефон: 449-84-20 ИНН/КПП 7704653289/770532876
27 марта 2001 г. № 27/05/02
На №_________ от________
О задержке сдачи работ
Фирма "Камелия"
ул. Советская, д.32, Москва, 163020
Уважаемые господа!
От имени нашего Объединения приносим вам свои извинения за задержку сдачи работ по выполнению художественного оформления вашего офиса.
Хотим заверить вас, что работы будут выполнены в срок, оговоренный в наших предварительных переговорах.
Также просим вас учесть, что резкое повышение цен в стране может повлечь за собой увеличение суммы нашего договора.
Заранее благодарны.
С уважением,
Директор С.А. Хачатуров
Ю.В. Гавричкина
242 38 12
2. Докладная записка
Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.
Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.
Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.
Пример составления и оформления докладной записки.
Общий отдел Генеральному директору объединения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Иванову Н.К.
10.05.99 №36
г. Калуга
О замене пишущих машинок.
Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
Зав.машбюро Г.Н. Колбина.
3. Объяснительная записка
Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка.
По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.
Пример составления и оформления объяснительной записки.
Бухгалтерия
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Вице-президенту АО "Оникс"
30.05.2001 О.Ф. Яблокову
Москва
О невыплате зарплаты
20.05.2001 не выплачена зарплата работникам АО. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт.
После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам АО 22.05.2001. Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям.
Приняты меры по усилению контроля над деятельностью работников бухгалтерии.
Главный бухгалтерИ.И. Сивков
4. Телеграмма
Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. Подпись. В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности.
В телеграммах дается точный адрес. Для ее удешевл