Системы управления документами, их функции
Реферат - Экономика
Другие рефераты по предмету Экономика
Содержание
Введение
Часть I. Системы управления документами, их функции
- Основные функции СУД
- Архитектура СУД
- Хранилище документов
- Система управления документооборотом
- Коммуникационная среда
- Интеграционные компоненты
- Системные компоненты
Заключение
Список литературы
Введение
Система управления документами (СУД) система, обеспечивающая работу с документами.
Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.
Главная функция этой системы поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.
Часть I. Системы управления документами, их функции
Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:
"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".
Основными функциями СУД являются:
- прием, регистрация и учет документов;
- упорядочение и классификация документов;
- обработка документов;
- дописывание комментариев к документам;
- поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
- создание личных библиотек документов;
- изменение конфигурации документов;
- контроль версий документов при их модификации;
- предоставление возможности удаленного доступа к документам;
- управление информацией в базе данных;
- обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
- пересылка и рассылка документов;
- администрирование учета и архивирования данных.
Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.
Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.
СУД можно разбить на пять подсистем, решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).
ЗадачаПодсистемы СУДДокументы нужно надежно хранить
и быстро находитьЦентрализованное хранилище электронных документовДокументы нужно обрабатывать
в соответствии с действующими процедурамиСистема управления документооборотомУчастники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействияКоммуникационная средаСУД должна быть связана с другими компонентами информационной системыИнтеграционные компонентыВсе это должно на чем-то работатьСистемные компоненты Хранилище документов
Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.
Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные прямо из той программы, в которой они создаются.
Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.
Система управления документооборотом
Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.
Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.
С помощью конструктора бизнеспроцедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.
Коммуникационная среда
Чтобы обеспечить эффективное взаи?/p>