Расчет оптимальной численности в архивах
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
етом основных факторов, с необходимыми поправками (в зависимости от конкретной ситуации). Например, если проектируемый архив не будет сразу иметь на хранении документов, то на первое время для него предусматривается минимальный штат службы обеспечения сохранности документов.
Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности.
Расчеты необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности, определяемой на основе норм времени и выработки, можно проводить в различных вариантах: в целом по архиву, а также в пределах структурных подразделений архива, по отдельным направлениям его деятельности или группам работ.
Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности структурного подразделения дан на примере отдела обеспечения сохранности документов архива, хранящего документы на бумажной основе (табл.1).
Таблица 1
Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности функционального структурного подразделения архива на основе норм времени и норм выработки
N п/п Наименование работы Единица изме- рения Норма времени, раб.дн.Норма выработки на 1 раб.дн.Объем работ Трудо- затраты Т, чел.дн.1 2 3 4 5 6 7 1 Проверка наличия и состояния дел: Единица хранения - советского периода;-350 100000 285,7 - досоветского периода -100 4000 40 2 Оформление результатов проверки наличия и состояния дел Акт 0,6 -18 10,8 3 Проверка наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования Бюкс -260 17000 65,4 4 Оформление результатов проверки наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования Акт 0,04 -8 0,3 5 Подготовка дел к микрофильмированию Лист -2050 300000 146,3 6 Оформление заказов на микрофильмирование дел Единица хранения лист -105 15750 2000 300000 19 7 Подготовка дел к переплету и реставрации Единица хранения -115 10000 87 8 Прием дел после микрофильмирования, реставрации и переплета -"--85 12000 141,2 9 Простановка отметки о микрофильмировании Описательная статья в описи -630 2000 3,2 10 Проверка качества микрофильмов страхового фонда, фонда пользования Кадр -26400 500000 18,9 11 Подшивка дел управленческой документации (ручным способом)Единица хранения -40 2000 50 12 Мелкий ремонт дел Лист -300*12000 40 13 Выдача или прием описей после использования в читальном зале и отделах архива Опись -200 1000 5 14 Выдача или прием дел после использования в читальном зале и отделах архива Единица хранения -135 60000 444,4 15 Проверка правильности подкладки дел после выдачи в читальный зал и отделы архива -"--300 12000 40,0 16 Выдача или прием микрофильмов после использования Бюкс -170 16000 94,1 17 Нумерация листов в делах (объемом до 150 л.)Лист -1350 125000 92,6 18 Нумерация листов в делах с изобразительными материалами -"--800 8000 10 19 Проверка нумерации листов в делах советского периода -"--6000 650000 108,3 20 Простановка шифров на обложках дел после переработки фондов Единица хранения -300 12200 40,7 21 Простановка отметок о рассекречивании Лист -300*15000 50 22 Выявление особо ценных документов управленческой документации Заголовок документа -600 78000 130 23 Простановка отметки "ОЦ" на делах Единица хранения -450 2000 4,4 24 Прием дел на постоянное хранение в архивохранилища -"--280 9000 32,1 25 Простановка штампов на ярлыках для коробок Ярлык -105 10000 95,2 26 Наклейка ярлыков на коробки -"--210 10000 47,6 27 Картонирование дел Единица хранения -500 12000 24 28 Перекартонирование дел -"--300 25000 83,3 29 Перемещение дел внутри архивохранилища Коробка -105 5000 47,6 30 Работа по обеспыливанию коробок и стеллажей Погонный метр -4500*600000 133,3 31 Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов Наблюдение 0,027-312 (2 наблюдения в неделю х 52 недели х 3 архивохранилища)8,4 32 Ведение книги учета поступлений документов Поступление документов 0,03 -40 1,2 33 Составление листов фондов Лист фонда -7 12 1,7 34 Внесение изменений в листы фондов -"--20 860 43 35 Составление карточек фондов Карточка фонда 0,04 -11 0,4 36 Внесение данных в сведения об изменениях в составе и объеме фондов Фонд -25 760 30,4 37 Внесение изменений в карточки фондов 10 карточек 0,2 -748 15 38 Ведение пофондового топографического указателя Карточка -70 140 2 39 Ведение реестров описей Опись 0,03 -2200 66 40 Ведение дел фондов Дело фонда 0,04 -860 43 41 Ведение паспортов архивохранилищ Паспорт Ненормированная работа -3 3 42 Составление паспорта архива -"-Ненормированная работа -1 7 43 Подготовка нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности документов Печатный лист -0,1* печ.л.3 30 44Уточнение положения об отделе Положение Ненормированная работа -1 3** 45 Разработка должностных инструкций работников отдела Должностная инструкция Ненормированная работа -5 5**46 Участие в проведении экономического анализа эффективности использования бюджета рабочего времени, выполнения норм времени и выработки -Ненормированная работа --3**47 Повышение квалификации работников отдела 1 работник / 1 семинар 0,25*-12 работников х 12 семинаров 36 48 Составление плана отдела на год План на 12 работников 3,5 --3,5 49 Составление отчета о выполнении плана отдела за год Отчет на 12 работников 3 --3 50 Составление отчета о выполнении плана отдела за квартал Отчет 1 -4 4 51 Составление индивидуальных планов и отчетов План-отчет 1 -12 работников 12 52 Подготовка доклада об итогах работы отдела за год Доклад 5 --5 53 Участие в подготовке и работе научно-совещательных органов архива Заседание 0,5 -2 работника х 12 заседаний 12 54 Проведение оперативных служебных совещаний в отделе Совещание 0,0625 -24 1,5 55 Консультирование по вопросам обеспечения сохранности документов Консультация -3 21 7 56 Командировки Командировка 5 -2 10 Итоговые трудозатр