Принципы и критерии экспертизы ценности документов
Контрольная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие контрольные работы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты, аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер и последовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленные от времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективные искажения и неточности. В то же время - большое видится на расстоянии. Порой отдаленность и отстраненность автора документа от описываемых событий позволяет ему акцентировать внимание на ключевых или наиболее значимых моментах, которые становятся очевидными лишь попрошествии времени, при рассмотрении объекта в более широком событийном контексте. Все это делает необходимым при проведении экспертизы ценности прибегать к таким источниковедческим понятиям как авторство, первоисточник, протограф и т.п.
7. Значимость содержания документов
В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей (оперативной) работы учреждения.
К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и вышестоящих органов.
Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.
К критериям содержания относятся:
значимость отраженных в документах событий, значение информации, содержащейся в документе;
повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
целевое назначение документов;
вид и разновидность документа.
На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:
документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;
документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;
документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.
Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь ввидуее содержательную сторону. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.
Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.
Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации и т. д.
Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как природа государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов - годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.
Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность. Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ - это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного - в областном архиве), то такаядублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной. При определении ценности дублетных документов необходимо применять критерии местонахождения документа, т.е. учитывать, хранятся ли фонды, содержащие дублетные документы, в одном или в разных государственных архивах. Критерий местонахождения документа применяется в сочетании с фактором использования документов.
.К критериям внешних особенностей относятся:
подлинность;
внешний вид, форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения;
оформления документа, его физическое состояние.
Рассмотрим некоторые критерии.
)Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работн?/p>