Порядок составления и оформления документов в РФ
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
?ный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.
- Основные виды и разновидности форматов, используемые в электронном документообороте
Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Предложенная в нем модель электронного сообщения, позволяет представить сообщение как совокупность нескольких зон.
Заголовок содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом.
Документ основная зона, содержащая информацию о передаваемом документе: его структурированной части (в объеме стандартизованного набора реквизитов РКФ) и его теле собственно документе.
В зоне Задание имеется информация о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т.д.) как по их структурированной части (в объеме стандартизованного набора реквизитов РКФ), так и по их электронной, неструктурированной форме (наборы файлов).
Зона Дополнительные материалы содержит информацию о дополнительных материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в нем вопросы (в виде приложений, дополнительных документов, писем, справок и пр.).
Зона Уведомление (подтверждение приема) содержит информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др.
Зона Расширение содержит дополнительные, не стандартизованные в рамках создаваемого стандарта данные из передающей системы автоматизации. Назначение этой зоны определение стандартного пути расширения стандарта. Состав данной зоны документируется разработчиком соответствующей системы автоматизации.
Стандарт определяет правила описания зон сообщения, которые оформляются как самостоятельные, независимые элементы XML первого уровня иерархии и при их описании указывается: имя типа соответствующего XML элемента и атрибуты этого элемента с указанием, в случае необходимости, формата данных и/или списка допустимых значений. При описании вложенных элементов дополнительно указывается обязательность и их допустимое количество, а для атрибутов элементов только обязательность. Для описания атрибутов и содержания элементов определены соответствующие типы данных.
В некоторых зонах сообщения могут передаваться файлы, обеспечивающие передачу документов в неструктурированном виде. Формат данных файлов стандартом не регламентируется их обработка производится по усмотрению разработчиков систем, а данные файла трактуются при передаче как двоичные. Для передачи файлов в сообщении определен специальный элемент, единый для всех зон.
Электронное сообщение представляет собой XML-документ установленной стандартом структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов. Электронное сообщение передается между системами автоматизации в виде файла.
Описание зон электронного сообщения практически закончено, и сейчас проводится окончательное согласование и оптимизация состава элементов, атрибутов, их типов и значений формируются стандартные элементы для использования в любой зоне электронного сообщения.
- Система Летограф: состав, назначение, реализуемые задачи документооборота
ЛЕТОГРАФ программная, выполняющая ряд функций, необходимых для электронного документооборота:
- Управления документами ECM (Enterprise Content Management)
- Автоматизации бизнес-процессов BPM (Business Process Management)
- Интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration)
Основные функции
Регистрация, хранение и поиск документов
Создание электронного архива документов
Автоматизация кадрового документооборота
Автоматизация процессов, объединяющих несколько информационных систем
Управление проектным документооборотом
Отличительные особенности:
Система ЛЕТОГРАФ устанавливается на сервер, доступ к системе возможен через Web-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу. Не нужно устанавливать программное обеспечение на компьютеры пользователей.
- Система ODB TEXT: назначение, реализуемые задачи, архитектура
Документальная информационно-поисковая система ODB-Text версии 3.0 - это корпоративное хранилище документов. Доступ к базе документов возможен из локальных сетей Windows, Windows NT, Novell, глобальных сетей по протоколу TCP/IP, в том числе из сети Интернет. ODB-Text существенно облегчает упорядочение и поиск информации в корпоративной сети Вашего предприятия, имеет средства построения отчетов.
Интеграция данных различных форматов и различных программных продуктов. Поддерживаются данные следующих форматов: текстовые файлы в кодировке DOS, Windows, документы Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, в формате HTML ( кодировки DOS, Windows, KOI-8 ), Autocad, CorelDRAW и многие другие.
- Как правило, устанавливается на мощном компьютере. Именно там на жестком диске присутствуют базы данных. За состоянием сервера следит Администратор сети. В его компетенции создание новых баз данных, изменение и удаление существующих. Именно на сервере происходит индексация документов, работает поисковая машина, которая находит документы по запросу на естественном языке, выполняется проверка привилегий пользователей.
- Сервер системы “ODB-Text