Поняття документу та діловодства в бухгалтерському обліку
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
пютерних засобів або спеціального штампу, і утворюють бланк документу.
Якщо в документі не заповнено хоча б один з обовязкових реквізитів, то він вважається недоброякісним і не може бути підставою для відображення господарської операції у бухгалтерському обліку, оскільки в процесі проведення перевірок контролюючими органами такі документи не будуть визнаватися підтверджуючими у здійсненні господарських операцій.
У сучасних умовах, окрім передбачених законодавством обовязкових реквізитів, необхідно вміти "читати"3 й заповнювати ще й ряд позначень і кодів, які можуть передбачатися типовими формами документів залежно від характеру операції (табл.3).
Таблиця 3. Пояснення деяких додаткових реквізитів документів
№ з/пКод (позначення) Пояснення1УКУДКод відповідно до Українського класифікатора управлінської документації2КОПФГКласифікація організаційно-правових форм господарюванняШифри для типових форм первинних документів3озОсновні засоби (для типових форм з обліку основних засобів) 4НАНематеріальні активи (для типових форм з обліку нематеріальних активів) 5ППерсонал (для типових форм з обліку особового складу та використання робочого часу; розрахунків з робітниками та службовцями із заробітної плати) 6ЕСМ (для типових форм з обліку роботи будівельних машин та механізмів) 7 коКасовий ордер (для типових форм з обліку касових операцій) 8сзСувора звітність (для типових форм з обліку бланків суворої звітності) 9мМатеріали (для типових форм з обліку ТМЦ) 10мшМалоцінні та швидкозношувані предмети (для типових форм з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів) 11тн, тз, тТранспортна документація (для типових форм єдиної первинної документації) 12інв. Інвентаризація (для типових форм з обліку результатів інвентаризації) 13мдМитна декларація (для типових форм з обліку ТМЦ, які використовуються у ЗЕД)
Форми первинних документів можуть самостійно розроблятися і затверджуватися внутрішніми розпорядчими документами підприємства з урахуванням обовязкових реквізитів. Однак застосування таких документів можливе і має юридичну силу лише в межах даного підприємства (хоча може бути використане як доказ у слідстві, якщо документ оформлений чорнилом). При розробці документів обовязковим є дотримання полів (верхнього та нижнього не менше 2 см, лівого - 3 см та правого не менше 1 см). Особливу увагу слід звертати на поле з лівої сторони, що дозволить забезпечити збереження інформаційних даних після підшивки документів.
Для забезпечення контролю та відповідальності за правильність оформлення і виконання документів керівником підприємства затверджується перелік посадових осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення операції, повязаних із витрачанням грошових коштів і відпуском товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних та інших активів. Кількість таких осіб повинна бути обмеженою.
Право підпису документів від імені юридичної особи, наприклад, договорів, може надаватися шляхом видачі доручення на підписання документів, оформленого відповідно до вимог законодавства.
Окрім підтвердження здійснення господарської операції і правильності її оформлення, підпис відповідної посадової особи також може бути розпорядженням на здійснення господарських операцій.
Грошові та розрахункові документи, документи щодо фінансових і кредитних зобовязань підписуються керівником і головним бухгалтером або вповноваженими особами. Вказані документи без підпису головного бухгалтера або вповноважених осіб вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання працівниками бухгалтерської служби підприємства.
Письмове розпорядження на оплату керівник надає у вигляді вказівки "Бухгалтерській службі оплатити" на рахунку-фактурі та ставить дату й підпис. Рахунок-фактура з вказівкою керівника на оплату підшивається до відповідних виписок банку та платіжного доручення.
Письмові розпорядження на оплату рахунків і здійснення інших грошових операцій можуть надаватися керівником підприємства головному бухгалтеру й іншими способами. Форма таких письмових вказівок обумовлюється в Положенні про бухгалтерську службу.
Головний бухгалтер приймає для виконання вказівки керівника у письмовій формі лише у тому випадку, якщо йому надано складені з дотриманням усіх вимог документи, необхідні для здійснення операції.
З прийняттям Цивільного Кодексу України зявилися нові можливості для підписання документів, зокрема, за допомогою факсиміле як аналога власноручного підпису.
Факсиміле - це печатка, за допомогою якої відтворюється підпис уповноваженої особи, тобто його копія.
Відповідно до законодавства виготовлення факсиміле відбувається за клопотанням, підписаним керівником підприємства. Отримання дозволу органів внутрішніх справ для виготовлення факсиміле не потрібне.
Для уникнення зловживань внаслідок використання факсимільного підпису законодавством передбачено, що використання факсиміле допускається лише у випадках, встановлених законодавством, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів представників сторін.
На підприємстві варто розробити документи щодо порядку використання факсиміле. Порядок використання факсиміле можливо встановити в інструкції, де зазначити, яка особа має право на підписання документів за допо