Подготовка документов на компьтютере
Реферат - Экономика
Другие рефераты по предмету Экономика
?онно-справочные материалы
ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому их следует ввести в память компьютера, чтобы иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.
Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавливается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов Таблицы и границы. Еще больше возможностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.
При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).
Таблица 5
Наименование показателя2004 г.2005 г.2006 г.Доход от личного подсобного хозяйства, млрд руб.992586436Доход из других источников(поступления от родственников, за разовую работу, алименты и др.), млрд. руб.93.4335
Значение показателя, приведенное в виде текста, записывается на уровне первой строки наименования показателя.
Правила заполнения показателей представлены в табл. 6.
Таблица 6
Наименование
показателяПояснения по заполнению показателяВысшее и среднее специальное учебное заведение
СпециальностьЗаписывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово имени, следует писать сокращенно им.
Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованиюЕсли в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (табл. 7).
Таблица 7
Работающая молодежь в возрасте1985 г.1990г.1995 г.От 16 до 17 включительно11212813818201992112032125512542493
Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.
Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова То же, далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения (табл. 8).
Таблица 8
Наименование должностиКвалификационные требованияСтарший инженер
Старший механик
Старший технологВысшее образование, стаж работы специальности не менее пяти лет
То же
То же
Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (табл. 9).
Таблица 9
ПолКоличествоРуководители подразделенийМужчины
Женщины8
3МенеджерыМужчины
Женщины6
13Продавцы-консультантыМужчины
Женщины2
26
Облегчает восприятие таблицы ее цветовое оформление (табл. 10).
Для лучшего сопоставления текстовой информации ее можно расположить в несколько колонок. Фиксированное расположение на странице частей текста одна относительно другой достигается с помощью таблицы с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст.
Таблица 10
19991 квартал2 квартал3 квартал4 кварталЯнвФевМарАпрМайИюнИюлАвгСенОктНояДек1 отдел57668101214897152 отдел1211101115181110121517183 отдел89810987681012144 отдел4665788799108
Часто таблицы с цифровыми показателями создаются в программе типа электронные таблицы, наиболее распространенным примером которой является MS Excel. Создание таблицы в такой программе позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив возможность обновления данных в документе в случае их изменения в исходной таблице.
В программе MS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с произвольного места на листе, просто сделав двойной щелчок в требуемом месте. Однако следует учитывать, что эта возможность достигается автоматическим добавлением необходимого числа знаков абзаца и табуляции.
Значительно улучшает восприятие информации, прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (презентации) используются цветные диаграммы.
Порядок представления графического материала в документах также определен ГОСТ Р 1.5-92.
Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos столб и ...грамма) столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой, площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен данный прямоугольник.
Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями.
Рис. 1 Столбиковая диаграмма
Как уже сказано выше, таблица может быть создана непосредственно в MS Word, но если тре?/p>