Переговорный процесс и его структура

Информация - Менеджмент

Другие материалы по предмету Менеджмент

Переговорный процесс и его структура

переговоры деловая встреча

1. Подготовка к переговорам и ее основные составляющие. Роль планирования при подготовке к переговорам

 

Переговоры один из основных видов поддержания делового диалога с партнерами. На практике он включает следующие основные стадии:

  • подготовка к переговорам;
  • ведение переговоров;
  • подведение итогов переговоров, их анализ и выработка мер по реализации достигнутых договоренностей.

Подготовка к переговорам является одним из важнейших этапов, на котором закладывается успех предстоящих решений.

К переговорам следует готовиться всегда, а не только в случае объективной слабости позиции. Сильная позиция при плохой подготовке на переговорах может оказаться довольно уязвимой.

Хорошо подготовиться к важным деловым переговорам помогает планирование.

Югославский предприниматель и автор книги Как проводить деловые беседы П. Мицич предлагает при подготовке к деловой беседе составлять следующие планы:

  • Стратегический план программа действий и пути достижения намеченных задач;
  • Тактический план перечень способов поэтапного достижения целей, ведущих к решению стратегических задач;
  • Оперативный план программа действий по каждому отдельному пункту беседы;
  • План сбора материалов и информации (указываются источники информации, собираемые сведения, исполнители, сроки);
  • План систематизации и отбора рабочих материалов (определяет структуру организации собранного материала, критерии его отбора);
  • План изложения по времени (определяет рамки сле-дующего, рабочего плана беседы. Время беседы в общих чертах распределяется на отдельные фазы и элементы беседы);
  • Рабочий план (устанавливает структуру изложения беседы в целом с учетом имеющегося времени);
  • План использования вспомогательных средств (предусматривает включение наглядных и технических средств в ход беседы: графики, проекторы, аудио- и видеосистемы, компьютеры и т.п.);
  • План приспособления к собеседникам и обстановке (учитывает потенциальные требования и намерения партнеров, а также особенности обстановки, в которой будет проходить беседа);
  • План тренировки программа репетиций деловой беседы.

Важность беседы является фактором, который определяет, от какого из предложенных планов можно отказаться. Но следует иметь в виду, что планирование беседы всегда приносит только пользу и никогда вреда. Профессиональный подход и корректное отношение к партнеру требуют тщательной подготовки, подгонки деталей и шлифовки беседы в целом, что может иметь исключительное, зачастую решающее значение.

Подготовка включает два основных направления работы: решение организационных вопросов и проработку содержательной части переговоров.

 

Организационные моменты при подготовке к переговорам

 

К организационным вопросам относятся: составление программы приема партнеров, формирование делегации, определение места и времени встречи, оборудование помещения, решение процедурных вопросов (язык переговоров, стенографирование, рассадка участников), согласование повестки дня каждого заседания.

Составление программы приема партнеров. Основными ее элементами являются: порядок встречи партнеров; определение персонального состава встречающих; участие представителей прессы, телевидения, радио; преподнесение цветов; размещение в гостинице; деловая часть (встречи, беседы, переговоры); приемы, завтраки, обеды и др.; посещение промышленных и других объектов; культурные мероприятия; проводы. Составление программы приема партнеров и организационное решение этих вопросов следует поручить наиболее ответственным и серьезным сотрудникам.

Определение места и времени переговоров. Договариваться о переговорах принято не менее, чем за 2-3 дня с отечественными партнерами и за 2-4 недели с иностранными.

У специалистов нет единого мнения о том, где с психологической точки зрения удобнее вести переговоры дома или в гостях.

В числе преимуществ проведения переговоров на своей территории называются:

  • возможность контролировать ситуацию через решение организационных вопросов (размещение гостей, питание, культурная программа и т.д.);
  • эффект спортсмена команда играющая на своей территории чаще выходит победителем. Замечено, что хозяева на переговорах говорят больше и убедительнее;
  • необходимость следовать правилам протокола хозяев облегчает принимающей стороне процесс общения;
  • всегда можно посоветоваться с компетентными людьми, заручиться их поддержкой и одобрением;
  • партнер имеет меньше возможностей свернуть переговоры и уйти, что было бы нетрудно, находись он на своей территории.

Положение принимающей стороны, однако, дает не только преимущества. Роль хозяев имеет свои издержки:

  • отсутствует возможность в сложной ситуации отложить принятие решения, сославшись на отсутствие информации;
  • действует эффект гостеприимных хозяев, желание уступить партнеру, приехавшему издалека, из чувства гостеприимства;
  • необходимо отвлекаться на решение многочисленных организационных вопросов в ущерб непосредственно переговорному процессу.

Формирование делегации. Согласно международной практике, на переговорах принято придерживаться принципа паритета (равенства) количественного состава и уровня представительства делегаций. Равное предст?/p>