Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)
Курсовой проект - Разное
Другие курсовые по предмету Разное
?тему, понимаемую как организационно - упорядоченную совокупность видов, методов и способов учета документов различной категории значимости, дифференцированных в соответствии с их статусом.
Система учета документов включает несколько уровней:
общий государственный статистический учет всех документов по единой государственной форме отчетности 6-НК;
общий внутрибиблиотечный учет всех документов, образующих фонд конкретной библиотеки;
специализированный государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в фондах библиотек, музейных предметов и коллекций, баз и банков данных, учет стоимости документного фонда библиотеки по правилам ведения бухгалтерского учета.)
Можно говорить об условности каждого уровня учета, т.к. грани между ними подвижны. Каждый уровень учета имеет особенности в методах получения исходных данных, номенклатуре показателей, в том числе статистических, и их предназначении. Единство системы учета определяется рядом факторов. С помощью различных видов учета осуществляется одна из основных функций учета - информативная. Данные одного вида учета не только дополняют, но и контролируют другие учетные сведения. Источником исходных данных для каждого уровня учета служат показатели учетных документов, характеризующие количественную, качественную и стоимостную оценку документных фондов библиотек
Учетными формами документов являются: книга учета библиотечного фонда (книга суммарного учета), инвентарная книга, карточка учетного каталога, лист актового учета библиотечного фонда, регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе, электронного), журнал регистрации поступлений Опись инвентарных номеров, тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных, журнал учета процессов размагничивания записей в библиотеке [84].
Учет осуществляется в соответствии с разработанным порядком.
Порядок учета библиотечного фонда - свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из ее статуса, структуры фонда, организационно технологических особенностей и не противоречащих действующему законодательству. Разрабатывается и утверждается библиотекой. Имеет статус стандарта учреждения [35, c. 244]
Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов. Библиотека обязана:
осуществлять суммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный) учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;
обеспечивать последовательность применения установленных единиц учета и не допускать их изменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечных фондов;
обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, журналов, листовых изданий;
соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации [75].
Контроль за соблюдением норм и требований к учету, правильностью ведения, оформления и использования учетной документации осуществляют специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при дирекции библиoтeки.
Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.
Как уже было отмечено выше, основное назначение учета - содействовать обеспечению сохранности документов и осуществлению контроля над процессами движения их от момента поступления до выбытия по установленным правилам. Инструментом реализации заданной миссии являются виды, методы, способы и формы ведения учета документов.
Вид учета - это определенный класс предмета с конкретным набором свойств, которые составляют его специфику [50, c. 173].
Виды и формы учета библиотечного фонда в разное время были различными, но всегда оставались практически неизменным два вида учета - Суммарный и Индивидуальный.
В отечественной профессиональной литературе до сих пор уточняются термины - Суммарный и Индивидуальный учет. Приоритет в этом нововведении принадлежит Ю. Н. Столярову, полагающему, что вместо нелогичных по смыслу терминов суммарный и индивидуальный учет следует использовать понятия интегрированный учет (количественные данные о структуре, величине, обновлении фонда) и дифференцированный учет (отражение наличия в фонде и выбытия из него отдельных документов). В некоторых изданиях используются также термины количественный учет, аналитический учет.
Суммарный (интегрированный) учет - учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу [54, c. 19].
Представляет количественную характеристику фонда в целом и по отдельным частям, что позволяет определить удельный вес каждой структурной части библиотечного фонда по различным признакам. Дает наиболее полную информацию об изменение в фонде, т.е. об одном из важных его свойств - движении.
Суммарный учет ведется в Книге суммарного учета, которая состоит из трех частей (Приложение 1). Каждая партия документов, поступившая по одному сопроводительному документу, записывается в п