Учебники
10.2. Формы и методы коммуникации
Традиционно выделяют две формы коммуникации: вербальную и невербальную. При вербальной коммуникации в качестве символов используются слова человеческого языка. Невербальная коммуникацияпредполагает передачу информации при помощи движений человеческого тела. В свою очередь, вербальная коммуникация подразделяется на устную и письменную (см. рис. 45).
Естественно, что руководителей прежде всего интересует вопрос о том, какие коммуникационные методы следует выбрать для взаимодействия со своими сотрудниками. Здравый смысл подсказывает, а специальные исследования подтверждают, что выбор метода коммуникации зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя информации. (см. рис. 46). Большинство руководителей предпочитают использовать несколько методов коммуникации, дополняющих и усиливающих друг друга. Например, после проведения совещания с подчиненными (устная коммуникация) направлять им меморандум с изложением основных моментов состоявшегося обсуждения.
Современные организации используют практически все доступные методы коммуникации для достижения стоящих перед ними целей. Ниже мы рассмотрим пять наиболее важных коммуникационных средств: внутриорганизационные правила и процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные издания, электронная почта. (Такой вид организационной коммуникации, как личная беседа, достаточно подробно рассматривался в гл. 4 и 7.)
"Правила и процедуры" или "Политика и процедура" представляет собой письменный документ компании, устанавливающий порядок действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни.
Крупные организации имеют сотни процедур, регламентирующих их деятельность по всем направлениям деятельности: продажам, производству, подбору персонала, установлению заработной платы, отношениям с государственными органами.
Меморандум, пришедший в частный сектор из государственного, представляет собой формальное письменное обращение одного сотрудника организации к другому (нескольким). Меморандум содержит фамилии адресатов, сотрудников, которым направляются копии, дату написания, тему послания (см. рис. 47).
Меморандум
Конфиденциально
Кому: И. Петряковой, начальнику конструкторского отдела
Копия: Н. Лентулову, директору по НИОКР
От А. Устинова, директора по персоналу
Дата: 12 сентября 2000
Тема: Проведение аттестации сотрудников
Напоминаю, что в ноябре 2000 года наступает срок очередной аттестации сотрудников Вашего отдела И.Зайцевой и Н.Шумана. В соответствии с процедурой компании сотрудники должны быть предупреждены не менее чем за один месяц о времени и месте проведения аттестации, им следует выдать аттестационные листы.
Результаты предыдущей аттестации, а также чистые аттестационные листы прилагаются к данному меморандуму.
Если у Вас есть вопросы, связанные с проведением аттестации, просьба обратиться непосредственно ко мне.
С уважением,
А. Устинов
В форме меморандумов сегодня осуществляется от 60 до 80 процентов письменной коммуникации между руководителями и специалистами компаний в экономически развитых странах.
Справочник сотрудника (от английского Employee Handbook) представляет собой брошюру, содержащую основную информацию об организации, в которой работает сотрудник. Такие справочники начали появляться в США еще в предвоенный период, а сегодня являются неотъемлемым атрибутом коммуникационного процесса большинства организаций развитых стран. Справочники сотрудника преследуют три основные цели:
• изложить базисные ценности и философию компании, ее долгосрочные и краткосрочные цели;
• объяснить сотрудникам, что руководство компании ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;
• предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании. Внутриорганизационные публикации (многотиражки, газеты, журналы) представляют собой периодические издания, публикующие разнообразные материалы, связанные, а иногда и не связанные с организацией и ее деятельностью. Несмотря на то, что такие публикации адресованы широкой аудитории и не предполагают содержательной обратной связи, они могут быть действенным средством повышения эффективности использования человеческих ресурсов. Классическим примером положительного влияния внутриорганизационной коммуникации на бизнес-результаты, стал опыт отделения «Саджино» корпорации «Дженерал Моторс». Руководство отделения было озабочено низкой производительностью и мотивацией сотрудников. Результаты специально проведенного исследования показали, что в основе слабой мотивации лежит недоверие рядовых сотрудников и руководителей профсоюза руководству. Чтобы изменить ситуацию, было принято решение кардинальным образом перестроить процесс обмена информацией в организации. Во-первых, изменилось содержание выпускаемой руководством газеты: вместо технических вопросов автомобилестроения в ней стали освещаться конкретные проблемы завода. В результате резко возросло количество читателей газеты и степень информированности сотрудников «Саджино» о положении дел в отделении. Помимо этого, были созданы новые средства коммуникации: ежемесячный журнал, направляемый по домашнему адресу каждого сотрудника, содержащий детальную информацию о результатах организации, и специальный журнал для руководителей первой линии (бригадиров, мастеров и т.д.), информирующий их о предстоящих важных событиях и подсказывающий, как представить эту информацию своим подчиненным, ежеквартальный видеожурнал, содержащий интервью с руководителями, клиентами, поставщиками, рядовыми сотрудниками. Важным элементом управления стали регулярные встречи между представителями профсоюзов и руководства, на которых обсуждались самые разные вопросы функционирования предприятия. В результате таких усилий в области коммуникации значительно снизилась степень недоверия между руководством и рядовыми сотрудниками, сократилась текучесть персонала, на 100 процентов возросла своевременность отгрузки, снизились издержки.
Электронная коммуникация является наиболее быстро развивающимся средством организационной коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность информационного обмена в сотни раз. Сегодня 97000 сотрудников американской компании «Хьюлет-Паккард» в течение месяца обмениваются 20 миллионами электронных посланий, которые содержат около 3 триллионов знаков, и осуществляют около 250 тысяч электронных транзакций с клиентами. Электронная почта дополняет внутриорганизационные меморандумы такими важными характеристиками, как расширение адресатов (каждый сотрудник организации, имеющий ящик для электронный почты, может получить послание), высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров.
Электронная коммуникация в определенной степени позволяет преодолеть проблему взаимодействия в географически разбросанной организации, позволяет объединять усилия сотрудников, которые находятся за тысячи километров друг от друга. Используя «Лоту с Ноутес Софтвэре» (компьютерную программу для работы в группе), консультационная компания «Прайс Вотерхауз» в течение четырех дней подготовила предложение, которое позволило ей выиграть многомиллионный контракт у конкурентов, готовивших свое предложение несколько недель. В то же время использование электронных средств коммуникации порождает новые проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к исчезновению эмоционального аспекта в деловых отношениях, дегуманизации труда, что увеличивает степень стресса и снижает мотивацию сотрудников. Во-вторых, объем информации, который может передаваться с помощью электронной почты, создает угрозу перегруженности сотрудников и в первую очередь руководителей. И, наконец, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей.
< Назад Вперед >
Содержание