Geum.ru
Авторефераты по всем темам  >>  Авторефераты по техническим специальностям  

На правах рукописи

МАТВЕЕВА Анастасия Сергеевна

СЛУЖЕБНОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО:

ТЕОРИЯ, ИСТОРИЯ, ТРАНСФОРМАЦИЯ

В УСЛОВИЯХ ИНФОРМАТИЗАЦИИ ОБЩЕСТВА

05.25.02 Ц Документалистика, документоведение, архивоведение

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени

кандидата педагогических наук

Краснодар Ц 2012

Работа выполнена в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования Краснодарский государственный университет культуры и искусств

Научный руководитель:        доктор педагогических наук, профессор, заведующая кафедрой документоведения и информационной культуры

Зиновьева Нонна Борисовна

Официальные оппоненты:        доктор педагогических наук, профессор, заведующая кафедрой маркетинга ФГОУ ВПО Краснодарский государственный университет культуры и искусств

Горбачева Диана Александровна

                       

кандидат педагогических наук, ведущий специалист отдела правовой, организационной и воспитательной работы департамента образования администрации муниципального образования город Краснодар

Куликова Татьяна Александровна

Ведущая организация:        ФГОУ ВПО Кубанский государственный технологический университет, кафедра социологии и работы с персоналом

Защита состоится л15 ноября2012 года в 11 часов на заседании диссертационного совета Д 210.007.01 в ФГБОУ ВПО Краснодарский государственный университет культуры и искусств по адресу: 350072, г. Краснодар, ул. 40-летия Победы, 33, ауд. 116.

С диссертацией можно ознакомиться в научной библиотеке ФГБОУ ВПО Краснодарский государственный университет культуры и искусств

Текст автореферата размещен на сайте ФГОУ ВПО Краснодарский государственный университет культуры и искусств

www.kguki.info л26 сентября 2012г.

на сайте ВАК МО РФ:

Автореферат разослан л01 ноября 2012г.

Ученый секретарь

диссертационного совета                         А.Н. Дулатова

Общая характеристика работы

Актуальность темы исследования определена все возрастающей ролью служебного делового письма в современном мире. Сегодня служебное деловое письмо - один из самых распространенных видов служебных документов. Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями, их применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресатом и адресантом.  Деловая коммуникация осуществляется в определенных социокультурных условиях, которые детерминируют положение коммуникантов в социуме и в бизнесе.

Исторический опыт подтверждает, что официальное (деловое) письмо это один из важнейших компонентов документационного обеспечения управления. Деловая корреспонденция, общение с ее помощью с внешним миром занимает в отдельных организациях до 90% всей управленческой переписки. Удачно составленное деловое письмо и строгое соблюдение существующих правил документирования открывают путь к успешному решению производственных и иных задач компании, организации. Переживаемый Россией процесс обновления в экономике внес свои существенные изменения в характер документационного обеспечения деятельности предприятий. Кардинальные изменения претерпели прежде всего содержание и форма деловых писем, которые в рыночных условиях призваны решать совершенно иные нежели при командно-административной системе задачи.

Управление невозможно без соответствующего механизма, которым выступает служебное деловое письмо. Но в документоведении, несмотря на обилие практических рекомендаций по составлению и использованию служебных деловых писем, отсутствует полноценная теория, рассматривающая эту разновидность документов комплексно, не определено ее место в сложившихся системах коммуникации, не выстроена классификация, нет четко разработанной терминосистемы - сам термин служебное деловое письмо не разграничен с рядом смежных или близких по смыслу терминов.

Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации служебного делового письма. Сегодня во многих странах активно идет этот процесс, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, трансформация служебного делового письма обретает важное значение.

В современных условиях информатизации общества служебное деловое письмо видоизменяется и может использоваться как в традиционном виде, так и в электронном. Однако электронная форма служебного делового письма также не получила глубокой теоретической разработки в специальной литературе.

Кроме того, начавшийся процесс информатизации и широкого использования сетевых компьютерных технологий оказали существенное влияние на форму, средства передачи служебной деловой переписки. Все это свидетельствует о том, что служебная деловая переписка переживает период трансформации и модернизации.

Степень научной разработанности проблемы. Термин служебное деловое письмо рассматривается многими авторами (М.И. Басаков, И.Н. Кузнецов, В.А. Кудряев, Р.Н. Мосеев, М.В. Васильев, В.Ф. Янковая) в различных интерпретациях. Каждый из них использует разные синонимы для обозначения данного вида документа: письмо, служебное письмо, деловое письмо, официальное письмо, деловая корреспонденция, переписка. Вопросы изучения структуры и функций служебных деловых писем отражаются в трудах Е.Н. Басовской, Р.Н. Мосеева, А.В. Пшенко, С.В. Кушнерука и др. Они рассматривают различные структурные элементы служебного делового письма, их специфику, реквизиты, виды функций и т.д. Важная роль в изучении служебных деловых писем отводится языковым и стилистическим особенностям их написания. В этой области наиболее существенными являются публикации А.Н. Зайцева, Н.Н. Дулиной, А.С. Голотика.

Попытки выстроить классификацию служебных деловых писем были предприняты в работах М.И. Басакова, М.Ю. Рогожина, М.В. Васильева, И.Н. Кузнецова, однако особым успехом они не увенчались.

В области изучения истории возникновения и развития служебного делового письма наиболее известными являются работы В.А. Кудряева, Р.М. Мосеева, С.В. Русаковой, Л. Есиной. В них авторами рассматриваются основные этапы эволюционирования и направления развития служебного делового письма, появление первых нормативные документов, устанавливающих и закрепляющих определенные нормы и правила оформления служебной деловой документации.

Активно ведутся исследования в области изучения электронных служебных деловых писем (С.Л. Кузнецов, Т.Н. Колокольцева, Ю.М. Кукарина, С.Л. Могилевский, О.И. Рысков, А.С. Ковальчук), особенностей их структурного наполнения и оформления.

Тем не менее, работ, в которых комплексно были бы охарактеризованы вопросы теории, истории, практики использования служебных деловых писем, их трансформации и модернизации в условиях информатизации, нами не обнаружены.

Объект исследования Ц служебное деловое письмо.

Предмет исследования Ц теория, история, современное состояние и перспективы развития служебного делового письма.

Цель исследования Ц рассмотреть основные этапы возникновения и развития служебного делового письма, осуществить комплексный анализ феномена служебное деловое письмо, его структуры, функций, видового состава, изучить этапы возникновения и перспективы развития.

Задачи исследования:

- рассмотреть философское понятие коммуникативность в качестве методологической основы служебной деловой переписки;

- изучить объем понятия служебное деловое письмо, его функции;

- охарактеризовать видовой состав служебных деловых писем и выстроить их классификацию;

- определить структуру служебного делового письма;

- рассмотреть историю возникновения и развития служебного делового письма;

- рассмотреть влияние современных компьютерных технологий на трансформацию служебного делового письма;

- провести локальное исследование электронных служебных деловых писем на основе электронной почты ФГБОУ ВПО Краснодарский государственный университет культуры и искусств

Методологическая база исследования. Поскольку служебное деловое письмо может предстать объектом изучения одновременно нескольких наук и сфер деятельности, при разработке проблематики настоящего исследования мы опирались на фундаментальные науки и существующие исследования следующих авторов: в области делопроизводства и документоведения (М.И. Басаков, М.В. Васильев, О.И. Замыцкова, Н.Б. Зиновьева, М.П. Илюшенко, В.А. Кудряев, Т.В. Кузнецова, И.Н. Кузнецов, Н.Н. Кушнаренко, П. Отле, Е.А. Плешкевич, М.Ю. Рогожин, Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, В.Ф. Янковская), документной лингвистики (Е.Н. Басовская, Л.А. Введенская, П.В. Веселов, М.В. Колтунова, А.Ю. Конькова, Л.В. Рахманин, А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая), менеджмента (В.Р. Веснин, М. Мескон, А.И. Орлов), теории коммуникации (О.В. Батраева, С.В. Бориснев, Н. Винер, О.Ю. Голуб, Г. Лассуэл, Ю. Лотман, Н. Луман, Г. Малецки, Т. Ньюкомбо, Т. Парсонс, А.В. Соколов, П.А. Сорокин, У. Уивер, К. Шеннон, И.П. Яковлев), педагогики (Я.А. Коменский, И.Г. Песталоцци, В.В. Радченко, Ж.-Ж. Руссо), языкознания (Я. Гримм, В. Гумбольдт, А. Шлегель), социологии (О. Кант, Г. Спенсер), социальной психологии (В. Вундт, Г. Лебон, Г. Тард, Х. Штейнталь).

Методы исследования. Характер исследования обусловил применение различных методов, прежде всего, общенаучных: системно-структурного, системно-функционального, которые позволили определить  место  служебного делового письма в метасистеме.  Терминологический анализ позволил определить понятие служебное деловое письмо как целостное явление, этапы его становления, внутреннюю структуру и функции.

Анализ специальной литературы позволил рассмотреть существующие классификации служебных деловых писем, выявить реквизиты, обязательные для их грамотного оформления.

Типологический метод позволил упорядочить их совокупность, а метод классификации - выстроить классификационную схему.

Применительно к проведенному исследованию электронных служебных деловых писем на примере электронной почты ФГБОУ ВПО Краснодарский государственный университет культуры и искусств был использован статистический метод, использовавшийся для определения количественной характеристики электронных служебных деловых писем и построения модели их распределения. Метод моделирования позволил разработать эталонную модель формуляра-образца электронного служебного делового письма.

Научная новизна. В диссертации впервые:

- служебное деловое письмо стало предметом комплексного изучения. Было определено место служебного делового письма в системе справочно-информационной документации. В отличие от входящих в состав системы информационно-справочной документации докладной, объяснительной  записки, предложения, заявления, акта, справки, протокола, сводки и других,  служебное деловое письмо имеет яркие отличия (отсутствие единого обобщенного наименования, вспомогательный характер, активно проявляющееся свойство коммуникативности, четкая адресность), позволяющие ему занять особое место внутри этой группы;

- были проанализированы существующие определения служебного делового письма, выявлены логические нестыковки и ошибки. Был предложен собственный вариант определения;

- системно охарактеризованы многочисленные разновидности служебных деловых писем и предложена собственная классификационная схема;

- прослежена эволюция служебного делового письма и выделены этапы, характеризующие поступательное развитие этого феномена;

- выявлены современные тенденции развития служебного делового письма, заключающиеся в его трансформации в электронную форму; разработано определение этой разновидности;

- проведено исследование электронных служебных деловых писем;

- в структуре электроного служебного делового письма выделены переменная и постоянная части, на основе последней нами предложен специальный реквизит электронного служебного делового письма;

- проведено исследование электронных служебных деловых писем, позволившее представить их разнообразие в процентном соотношении;

- проанализировано качество подготовки электронных служебных деловых писем, выявлены типичные недостатки в их подготовке, а также предложен формуляр-образец электронного служебного делового письма.

Теоретическая значимость исследования заключается в том, что служебное деловое письмо представлено как один из основных методов управления, опирающийся на принцип коммуникативности и содержащий в своей основе кибернетическую схему передачи информацию с обратной связью. Внесены новые теоретические положения в Документоведение, касающиеся разработки определения служебных деловых писем, классифицирования их разновидностей. Показано направление трансформации служебного делового письма в эпоху информатизации, позволяющей приравнивать электронные сообщениия, выставляемые на сайтах и пересылаемые по электронной почте, к традиционным служебным деловым письмам. Предлагается введение нового реквизита для электронных служебных деловых писем.

Практическая значимость. Результаты диссертационного исследования могут служить основой для разработки нормативно-инструктивных актов, регламентирующих служебную деловую переписку, в том числе, и ведущуюся в электронной форме. Исследование может быть использовано в педагогическом процессе при подготовке бакалавров и магистров по направлению Документоведение и архивоведение.

Результаты исследования используются в учебных курсах Деловая переписка, Деловое общение, Организация и технологии документационного обеспечения управления, читаемых в ФГБОУ ВПО Краснодарский государственный университет культуры и искусств.

Положения, выносимые на защиту:

1. Служебное деловое письмо - это разновидность информационно-справочных документов, отличающаяся особой устоявшейся формой, композиционной структурой, функциями, стилем изложения, характерными лексическими средствами, четкой адресностью, предназначенная для оперативного информационного обмена как между организациями так и должностными лицами.

2. Все многообразие служебных деловых писем делится на три группы, в зависимости от сферы их функционирования - официальные письма, частные письма и письменные сообщения внутренней переписки. Официальные письма служат средством связи между сторонними организациями - юридическими лицами. Частные письма являются средством связи между физическими и юридическими лицами, а также могут касаться должностных лиц, осуществляющих коммуникацию в частном порядке. С помощью письменных сообщений внутренней переписки осуществляется коммуникация внутри организации между ее структурными подразделениями и должностными лицами.

3. На рубеже XX и XXI веков произошла трансформация служебного делового письма, которое стало функционировать не только в традиционном бумажном виде, но и в электронном. Электронное служебное деловое письмо - это разновидность служебного делового письма, передаваемое посредством e-mail, предназначенное для оперативного информационного обмена как между организациями, так и отдельными должностными лицами.

4. Электронные служебные деловые письма дополняют разработанную схему классификации служебных деловых писем по признаку их передачи по электронной сети коммуникации. Внутри этой подгруппы они подразделяются на адресные, мультиадресные, безадресные (эмиссионные).

5. Формуляр-образец электронного служебного делового письма включает в себя следующие обязательные реквизиты: адресант, адресат, дата и время, текст письма (вступительная формула обращения, основной текст, заключительная формула вежливости), личная подпись с указанием контактов, количество вложений.

6. В структуре электроного служебного делового письма выделены переменная и постоянная части. Данные, которые содержит постоянная часть рассматриваются как особый реквизит электронного служебного делового письма.

Апробация результатов исследования. Основные положения и выводы диссертации опубликованы в 11 публикациях автора и представлены на научно-практических, научно-теоретических конференциях и семинарах различного уровня:

- Научной конференции студентов и молодых ученых вузов Южного федерального округа (Краснодар, 2009-2010);

- Многоуровневая система художественного образования: история, проблемы, перспективы (Краснодар, 2010);

-  Молодежь - 65-летию Великой Победы (Краснодар, 2010);

- Образование, наука, культура в эпоху глобализации (Краснодар, 2010);

- Формирование специалистов сферы культуры и искусства в условиях региона: новые подходы (Орел, 2010);

- Философия и методология современной социогуманитарной науки(Краснодар, 2010);

- Кайгородовские чтения (Краснодар, 2010);

- Социокультурное пространство России: проблемы и перспективы развития (Белгород, 2011);

- Пути модернизации научно-исследовательской и образовательной деятельности в сфере культуры и искусства (Краснодар, 2011).

Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и источников.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ДИССЕРТАЦИИ

Во введении обоснована актуальность исследования, сформулированы цели и задачи, решение которых позволяет достичь поставленных целей; показаны те стороны диссертации, которые позволяют выявить ее научную новизну, теоретическую и практическую значимость; определяются объект, предмет, цель, задачи, структура диссертации; указываются методы изучения темы, формируются положения, выносимые на защиту.

В первой главе Теоретические аспекты служебного делового письма рассмотрены сущность понятия коммуникативность как методологической основы служебной деловой переписки, изучены функции, классификация служебных деловых писем, проведен терминологический анализ понятия служебное деловое письмо, предложено новое понятие служебное деловое письмо.

Процесс передачи информации происходит через информационные связи, которые реализуются в виде различных форм коммуникации. В теории социальной коммуникации сложилось множество различных моделей ее изучения: линейная модель Г. Лассуэла, социально-психологическая модель Т. Ньюкомбо, шумовая модель К. Шеннона-У. Уивера, факторная модель Г. Малецки, особо выделяется семиотическая модель Ю. Лотмана, согласно которой возможность коммуникации основана на какой-либо системе знаков, то есть на определённом языке, в качестве которого может рассматриваться любая система социальных отношений, любой их вид, то есть, множество операций, обеспечивающих возможность общения между индивидами или группами. Но особо значимой является кибернетическая теория Н. Винера, которая построена на принципах передачи информации и обратной связи. Она является универсальной для описания процессов управления как в машинах (техническая кибернетика), так и в живых организмах (биокибернетика) или организациях (социокибернетика).

Именно в кибернетике впервые сложилась схема трансляции информации от отправителя к получателю и обратная связь - от получателя к отправителю, что и является фундаментальной основой коммуникации. Эта модель стала эталонной во многих других науках, использующих процесс транслирования информации как то социология, психология, лингвистика и другие.

В ХХ веке коммуникационная проблематика стала составной частью фундаментальных общественных наук - социологии, психологии, социальной психологии, культурологии, социальной философии, кибернетики, менеджмента, а также освоена различными прикладными учениями. Поэтому особую проблему составляет определение коммуникации как таковой. На сегодняшний день существует множество толкований данного термина с позиции различных сфер знаний, однако статус коммуникации как научной и академической дисциплины так и остается не определенным.

Большую значимость имеет прикладной аспект коммуникации, а именно ее использование в управлении производственной и деловой сфере. В настоящее время очевидно возросло значение социальных коммуникаций в процессах управления. Социальная коммуникация в управлении связана с передачей информации, которая всегда содержит некий смысл и может иметь разное значение для получателя и отправителя сообщения. Под коммуникацией понимается связь между коммуникантом и реципиентом, в которой осуществляется передача некоторого объекта (коммуниката) по каналам коммуникации. Элементарная коммуникация включает в себя источник информации и ее отправителя - коммуниканта, сам объект коммуникации - коммуникат и получателя информации - реципиента.

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.д. Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру.

Коммуникация в деловых отношениях зачастую носит опосредованный характер. Коммуникативным намерением, промежуточным объектом хранения информации в процессе обмена ею между адресантом и адресатом выступает деловой документ, в контексте нашего исследования - служебное деловое письмо.

Служебное деловое письмо в контексте социальной коммуникации как науки и сферы деятельности несет в себе все специфические черты коммуникативных средств. Оно может быть рассмотрено с точки зрения структуры коммуникации, что предполагает обязательное наличие коммуниканта, коммуниката (самого служебного делового письма), канала его передачи, технических средств, сопровождающих этот процесс, обратной связи. Именно следование этой схеме делает служебное деловое письмо инструментом управления и обеспечивает его эффективность и результативность.

Термин служебное деловое письмо имеет ряд синонимов (служебное письмо, деловое письмо, деловая корреспонденция, переписка), которые используются разными авторами (М.И. Басаков, В.А. Кудряев, О.И. Замыцкова, И.Н. Кузнецов) в различных интерпретациях. Проведенный терминологический анализ выявил ряд недостатков, а именно: не определено место служебного делового письма в метасистеме, нет четко прописанных отличий данной разновидности документов от других, исходящих из этого же родового основания, акцентируется внимание только на одном признаке выделения - пересылке по почте, которые позволили нам сформулировать собственное определение: Служебное деловое письмо - это разновидность информационно-справочных документов, отличающееся особой устоявшейся формой, композиционной структурой, функциями, стилем изложения, характерными лексическими средствами, четкой адресностью, предназначенное для оперативного информационного обмена как между организациями так и должностными лицами.

Как и любой объект, служебное деловое письмо имеет свои функции. Функции письма подразделяются на универсальные и специальные. К универсальным функциям письма относятся коммуникативная,благодаря реализации которой письмо служит средством распространения информации и связи между отдаленными территориями, общественными структурами, отдельными людьми, прагматическая, служит своего рода материализации идей, эмоций и мыслей, при которой графический акт приравнивается к действию,  гносеологическая, позволяет оформлять человеческие мысли в философские, научные и поэтические системы, благодаря которым происходит постижение мира, консервативная, позволяет накапливать и хранить информацию,  секретная препятствует доступу к информации нежелательным пользователям. Среди специальных особо выделяется диакритическая функция письма, проявляющаяся в  стремлении к компрессии письма,  упрощению форм письменных знаков, сокращению и уплотнению информации, заключенной в слове или в одном письменном знаке.

Все вышеперечисленные функции важны для служебного делового письма, но наиглавнейшей функцией остается, в первую очередь, коммуникативная. Именно в процессе активной оперативной переписки поддерживается контакт между деловыми партнерами, и письма соединяют организацию-автора с клиентами, учреждениями, организациями. Второй уровень в иерархии функций служебного делового письма занимает прагматическая, предполагающая прямой результат воздействия на адресата. Остальные функции проявляют себя по мере выхода на первый план в том или ином письменном сообщении.

В отличие от функций письма вообще, для служебного делового письма характерны и иные функции, например, управленческая, правовая и т.д. Сущность управленческой функции заключается в том, что служебное деловое письмо выступает в роли инструмента управления. Кроме того, оно представляет собой официальный документ и таким образом решает юридические (правовые) задачи. Степень правовой значимости зависит от назначения, характера содержания. В свою очередь, правовая сущность детерминирует содержание переписки, стиль, язык. В разных областях правоотношений служебные деловые письма имеют свои особенности, специфические стандарты и традиции, однако существуют обязательные элементы, без которых служебное деловое письмо лишается юридической силы.

Все вышеперечисленные функции реализуются в конкретных задачах, что позволяет служебному деловому письму нести соответствующую смысловую нагрузку, преследовать определенную рабочую цель, что отражается в его жанровом многообразии.

М.И. Басаковым, О.И. Замыцковой, И.Н. Кузнецовым и другими авторами была предпринята попытка выстроить классификацию служебных деловых писем. Однако предложенные ими классификационные схемы кажутся нам уязвимыми с точки зрения логики, недостаточно адекватно представляющими все разнообразие служебных деловых писем и их подразделение на виды. Так, к примеру, в дефиниции, данной М.И. Басаковым не определено место служебного делового письма в метасистеме,  а также нет четко прописанных отличий данной разновидности документов от других, исходящих из этого же родового основания. О.И. Замыцкова, В.А. Кудряев трактуют понятие служебное деловое письмо, акцентируя внимание лишь на одном признаке его выделения - пересылке по почте. Этот признак не может служить критерием отграничения служебной деловой переписки от других видов документов в силу того, что по почте могут быть посланы практически все документы. Также не выделено родовое основание, то есть не определено место документа. В определении И.Н. Кузнецова служебное деловое письмо фигурирует как краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Мы не согласны с мнениями вышеуказанных авторов и считаем необходимым уточнить, что служебное деловое письмо входит составной частью в систему справочно-информационной документации и отличается от других входящих в эту систему документов не только пересылкой по почте, но и устоявшейся формой, сложившейся эволюционно структурой, функциями, стилем, используемыми лексическими средствами, отсутствием единого обобщающего наименования, вспомогательным характером, ярко проявляющимся свойством коммуникативности, четкой адресностью.

Анализ взглядов различных авторов на указанную проблему позволил нам построить собственную классификационную схему разновидностей служебных деловых писем. Мы выделили три группы служебных деловых писем в зависимости от сферы их функционирования - официальные письма, частные письма и письменные сообщения внутренней переписки. Официальные письма служат средством связи между сторонними организациями - юридическими лицами. Частные письма являются средством связи между физическими и юридическими лицами, а также могут касаться должностных лиц, осуществляющих коммуникацию в частном порядке. С помощью письменных сообщений внутренней переписки осуществляется коммуникация внутри организации между ее структурными подразделениями и должностными лицами.

Во второй главе Разновидности и структура служебных деловых писем рассмотрены структура служебных деловых писем и проанализирован их видовой состав.

На основе выстроенной нами системы классификации служебных деловых писем была более подробно рассмотрена их разновидности, структура и содержание.

К первой группе официальных писем мы отнесли: письмо-просьбу, письмо-сообщение, письмо-запрос, письмо-заявление, письмо-подтверждение, письмо-заказ, письмо-предложение (оферта), письмо-дополнение, письмо-рекламация (претензия), информационное письмо, гарантийное письмо, презентационное письмо, письмо-напоминание, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-требование, письмо-отказ.

Вторую группу писем составили частные письма. В нее были включены следующие: письмо-поздравление; письмо-приглашение; письмо-извинение; письмо для выражения сожаления и соболезнования; письмо по случаю отъезда; письмо по случаю представления (при заочном знакомстве); благодарственное письмо; рекомендательное письмо; письмо-открытка; письмо-резюме.

Третья группа Письменные сообщения внутренней переписки. В нее вошли некоторые разновидности служебных деловых писем - информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-дополнение, письмо-подтверждение, мало отличающиеся от аналогичных служебных деловых писем, входящих в группу лофициальные деловые письма. Различие заключается в масштабе их действия. Официальные деловые письма функционируют в более широком коммуникативном пространстве, выполняя роль связующего элемента между учреждениями, организациями, предприятиями. А письменные сообщения внутренней переписки выполняют аналогичные функции внутри учреждений, организаций, предприятий, связывая отдельные структурные подразделения и должностных лиц.

Структуру служебного делового письма в первую очередь составляет набор реквизитов и их пространственное расположение. Обязательными реквизитами служебного делового письма являются:

  • наименование организации автора (адресанта). Дается в полном и сокращенном виде. Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Над наименование организации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция, в систему которой входит данная организация;
  • справочные данные об организации. Содержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов,электронной почты, номер счета в банке, наименование банка и т.д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации;
  • дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения;
  • регистрационный номер. Является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации;
  • ссылка на дату и номер поступившего документа. Обязательно дается в ответном письме;
  • адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже. Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата - в дательном. Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организации входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается. Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя;
  • заголовок к тексту. Указывает на содержание документа с предлогом О без кавычек;
  • текст. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты;
  • подпись. В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • отметка об исполнителе. Размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона;
  • отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах). Указывает наличие и количество приложений к данному документу;
  • печать (в гарантийных письмах).

Несмотря на то, что все эти разновидности служебных деловых писем содержат одинаковый набор реквизитов и у каждой из них - идентичный формуляр, они различаются содержательной направленностью текста. Текст служебного делового письма эволюционно приспособился к разным ситуациям в деловой сфере и охватывает все случаи, возникающие в процессе взаимодействия. Т.е. служебное деловое письмо в данном ракурсе становится обязательным компонентом деловой операции.

Подготовка служебных деловых писем проходит несколько этапов:

1. Определение цели составления письма;

2. Изучение государственных правовых актов и ведомственных нормативных и нормативно-методических документов, которые регулируют соответствующие вопросы;

3. Сбор информации по существу вопроса;

4. Составление проекта служебного делового письма;

5.Согласование проекта письма, подписание его руководителем, регистрация и отправка.

Стандартное служебное деловое письмо содержит следующие основные структурные элементы: обращение, преамбулу, основной текст, заключение. Особое значение при составлении служебного делового письма авторы придают одному из его реквизитов - тексту, так как именно он отражает цель послания, определяет основные вопросы, которые должны быть в нем изложены.

В третьей главе Эволюция и перспективы развития служебного делового письма рассмотрены основные этапы формирования и развития служебного делового письма в России, его трансформация в эпоху компьютерных технологий, дано новое понятие лэлектронного служебного делового письма, проведено локальное исследование электронных служебных деловых писем, определена их структура и видовая классификация.

Историю эволюционирования служебного делового письма условно можно разделить на несколько наиболее важных этапов.

Первым шагом к созданию служебного делового письма стало возникновение Киевской Руси в IХ веке и введение письменности. К первым письменным документам, зафиксированным в летописях, зачастую относят договоры между Киевской Русью и Византией. В IX-XV вв. наибольший интерес представляли берестяные грамоты, являющиеся, по преимуществу, частными письмами. Как такового служебного делового письма еще не было, складывались предпосылки его возникновения.

Следующим важным этапом эволюции служебного делового письма стала эпоха приказного делопроизводства. Он охватывает период с XV - по XVII вв. В течение этого времени в России отмечается заметный прогресс в формировании государственного делопроизводства, а вместе с ним и делового письма. Это потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Именно на этом этапе документирование управленческих действий и юридических фактов постепенно осуществляется в рамках определенных правил и норм. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные. Однако именно данные документы явились прообразом будущих официальных писем.

Делопроизводство этой эпохи отличало то, что указание исполнителя стало неотъемлемым реквизитом делового документа со сложившейся языковой формулой А грамоту писаЕ. Аналогом этой языковой формулы в наши дни является указание исполнителя официального письма на лицевой или оборотной стороне письма.

В эпоху царствования Петра I (XVIII в.) правила официальной переписки подверглись принципиальному реформированию. Именно при нем трансформировалась не только система государственного управления, но и серьезные изменения претерпело письмо и все то, что мы сейчас называем документационным обеспечением.

В этот период значительно усложняется деловая переписка, что проявляется, прежде всего, в увеличении разновидностей документов. Так, наряду с традиционными докладом и указом в служебной переписке все активнее используются новые - ведение, доношение, промемория, рапорт, реляция и рескрипт.

Особое место в числе петровских реформ занимают два документа -Генеральный регламент  и Табель о рангах. С их принятием было положено начало строгой системе чинов, званий, титулов. Их употребление в официальных документах стало обязательным. Одновременно строгие правила обрела практика адресования, возникла своеобразная иерархия не только чинов, но и документов. Генеральный регламент представил законченную систему норм документирования. Стали издаваться так называемые письмовники. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Современная практика официального адресования в своей основе восходит к правилам формального речевого этикета на письме, получившем обоснование именно в тот период.

Эволюционные изменения в официальной переписке XVIII в. характеризуют модификацию речевых формул и этикетных форм в русской официально-деловой письменной речи в целом.

В XIX веке, когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности - стили. Документы служебной переписки получили в XIX веке широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Принятие в 1811г. Общего учреждения министерств закрепило в качестве государственной формы процесс унификации деловых бумаг.

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве данной эпохи появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита Ссылка на дату и номер входящего документа), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: Ответ на №... или: От такого-то и т.п. Приобретает устойчивый вид и реквизит Адресат - указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. По материалам учебника "Организация работы с документами" В.А. Кудряев и др. М.:ИНФРА-М, 1998г.

С начала XIX в. управление осуществляется с помощью таких официальных писем, как циркуляры и распоряжения (в гражданских делах), приказы (в военных делах), устанавливается единообразие делопроизводства и отчетности.

Поскольку унификация текстовых форм документов была признана как норма официального письменного общения в государственных учреждениях, возникла практика составления разнообразных письмовников и пособий по письмоводству, ставшая отечественной традицией. На основе выработанных в централизованном порядке общих положений ведомствами разрабатывались внутренние положения о ведении документации. Так, например, в 1888 г. было выпущено Положение о письмоводстве в военном ведомстве, которое подверглось затем переработке в 1911 г.

Дореволюционная Россия накопила немалый опыт в области подготовки делового письма. Уже в конце XIX века появились пособия по письмоводству. Они нашли среди пользователей весьма широкое применение. Среди них следует выделить так называемое Положение о письмоводстве в военном ведомстве (1888г.) и Письмовник Крылова (1888г.), который носил название Настольно-справочная книга. Толковый письмовник. Полное собрание всех актов, договоров, обязательств, прошений и писем на все случаи жизни с подробным наставлением как их составлять, кому и куда подавать. В Письмовнике приводятся образцы самых разных видов писем, в том числе поздравительных, утешительных, рекомендации, приглашения и др.

В ХХ веке унификация документов принимает необратимый характер. Разрабатываются новые правила ведения служебной документации, вводится единая форма бланков делового письма, начинается работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты.

На рубеже XX и XXI веков произошла трансформация служебного делового письма, которое стало функционировать не только в традиционном бумажном виде, но и в электронном. В современных организациях корпоративным системам приходится оперировать огромными объемами как официальной, так и частной электронной служебной деловой переписки. В связи с этим встает проблема определения места электронного служебного делового письма в общей совокупности электронных документов, его функций, структуры, реквизитов.

Электронный документ - собирательное понятие для разного рода документов, выделяемых в соответствии с их электронной формой. Среди них мы посчитали возможным выделить электронное служебное деловое письмо и дать его определение. Электронное служебное деловое письмо - это разновидность служебного делового письма, передаваемое посредством e-mail, предназначенное для оперативного информационного обмена как между организациями, так и отдельными должностными лицами.

Электронные служебные деловые письма, с одной стороны, являются аналогами традиционных деловых писем, но в то же время имеют существенные отличия, вызванные, прежде всего, новыми возможностями, которые предоставляют современные информационные коммуникации. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить набором следующих реквизитов: адресант, адресат, дата и время, текст письма, личная подпись с указанием контактов , количество вложений, прикрепленных к письму.

Электронные служебные деловые письма подразделяются на несколько видов. Письмо может иметь одного конкретного адресата (как физическое, так и юридическое лицо) и, соответственно, отправляться только на один адрес. Также электронное служебное деловое письмо может иметь двух и более адресатов, в этом случае оно отправляется по целому перечню адресов. И, наконец, письмо может не иметь конкретного адресата. Это так называемые информационные письма (эмиссионные), которые являются доступными для пользователей на определенных сайтах. Данные письма не содержат ни наименования электронной почты, ни имени адресата. В этом случае предполагается, что письмо само найдет получателя (заинтересованного лица) по определенному вопросу.

Таким образом, мы можем выстроить классификацию электронных служебных деловых писем по признаку их адресности, выделив адресные, мультиадресные, безадресные (эмиссионные).

В рамках диссертационного исследования нами было проведено локальное исследование электронных служебных деловых писем на примере электронной почты ФГБОУ ВПО Краснодарский государственный университет культуры и искусств. Оно преследовало цель - рассмотреть поступающие и отправляемые электронные служебные деловые письма с точки зрения их формы, разновидностей, соотнесения с традиционными служебными деловыми письмами, частоты их поступления, общего объема и т.д.

Данное исследование позволило нам определить количество поступивших и отправленных электронных сообщений за 2011 год, выявить адресатов и адресантов, с которыми ведется наиболее частая переписка, установить видовой состав электронных служебных деловых писем и их процентное соотношение в общей совокупности, проанализировать оформление электронных служебных деловых писем, выявив наиболее часто используемые реквизиты и структуру текста, на основе проведенного анализа разработать формуляр-образец электронного служебного делового письма с совокупностью обязательных реквизитов.

По видовому составу в основной массе среди полученных были выделены следующие электронные служебные деловые письма: информационные (60%), письма-приглашения (24%), письма-просьбы (10%), письма-запросы (6%). Среди отправленных видовое соотношение было несколько иным: информационные письма (40%), письма-приглашения (30%), письма-сообщения (25%), письма-предложения (5%).

На электронный почтовый адрес ФГБОУ ВПО Краснодарский государственный университет культуры и искусств поступали электронные служебные деловые письма, различающиеся статусом адресата. Нами были выделены мультиадресные электронные служебные деловые письма, адресованные сразу нескольким учреждениям. Их доля среди полученных составила 53%. Вторая группа электронных служебных деловых писем была адресована конкретному учреждению либо должностному лицу. Такие письма мы назвали адресные. Их доля соответственно составила 47%.

Среди отправленных с электронной почты университета мультиадресных служебных деловых писем 15%, а адресных 85%.

Безусловно, служебная деловая переписка с использованием электронной почты в других организациях будет иметь свою специфику и это будет отражаться на пропорциях в определении их разновидностей. В данном случае, исследование было ограничено лишь пилотными задачами, апробирующими методику исследования.

С точки зрения качества оформления электронных служебных деловых писем мы можем выделить эталонные, соблюдающие все необходимые этикетные рамки и обладающие соответствующими реквизитами. Однако эталонных электронных служебных деловых писем в общей рассматриваемой совокупности немного - порядка - 10%. Остальные электронные служебные деловые письма высоким качеством оформления не отличаются и обладают рядом существенных недостатков:

- отсутствием всех обязательных реквизитов электронного служебного делового письма, в том числе - постоянной части;

- нарушением структуры написания текста;

- отсутствием этикетных формул приветствия и прощания;

- большим объемом содержания письма, который можно оформить как вложение;

- отсутствием адресата и текста электронного служебного делового письма (присутствует только вложение).

В структуре электронного служебного делового письма мы можем выделить постоянную (стабильную) и переменную части. Постоянная часть составляется пользователем электронной почты и содержит его данные: наименование учреждения (Ф.И.О. должностного лица), телефон, факс, e-mail и т.д. Эти данные можно рассматривать как особый реквизит электронного служебного делового письма. Данный реквизит при его наличии проставляется автоматически. Переменная часть отражает содержание послания, которое различается в разных письмах.

На основе проведенного анализа нами была предпринята попытка разработать формуляр-образец электронного служебного делового письма, включающий в себя следующие обязательные реквизиты: адресант, адресат, дата и время, текст письма (вступительная формула обращения, основной текст, заключительная формула вежливости), личная подпись с указанием контактов, количество вложений.

В заключении диссертации сформулированы основные выводы исследования.

Основные положения диссертации изложены в следующих публикациях:

а) в изданиях, рекомендованных ВАК:

1. Матвеева, А.С. Проблемы классификации служебных деловых писем [Текст] / А.С. Матвеева // Культурная жизнь Юга России. - 2012. - № 3. - С.

б) в других изданиях:

2.Кузьменко, А.С. E-mail как разновидность делового общения [Текст] / А.С. Кузьменко // Аlma Mater. Сборник студенческих работ. Вып. 5. - Краснодар, 2008. - С. 131-133.

3.Кузьменко, А.С. Традиции в практике составления делового официального письма в России [Текст] / А.С. Кузьменко // Многоуровневая система художественного образования: история, проблемы, перспективы: Сб. материалов десятой Южно-Российской конф. - Краснодар: КГУКИ, 2010. - С. 337-340.

4.Кузьменко, А.С. Межкультурное взаимодействие в деловом общении [Текст] / А.С. Кузьменко // Молодежь - 65-летию Великой Победы: Сб. матер. регион. научно-практич. конф. молодых ученых, аспирантов, соискателей. - Краснодар: Институт экономики и управления в медицине и социальной сфере, 2010. - С. 157-159.

5.Кузьменко, А.С. Проблема изучения текста как важного элемента обучения деловой корреспонденции [Текст] / А.С. Кузьменко // Образование, наука, культура в эпоху глобализации: Всерос. сборник научных статей. - Вып. 8. - матер. науч. конф. КГУКИ. - Краснодар: Краснодарский центр НТИ, 2010. - С. 45-47.

6.Кузьменко, А.С. Некоторые особенности оформления делового письма на русском и немецком языках [Текст] / А.С. Кузьменко // Тезисы докладов XXXVII науч. конф. студентов и молодых ученых вузов Южного федерального округа. - Краснодар, 2010. - С. 235-237.

7.Кузьменко, А.С. Деловая коммуникация как фактор развития информационного общества [Текст] / А.С. Кузьменко // Формирование специалистов сферы культуры и искусства в условиях региона: новые подходы: матер. Всерос. (с междунар. участием) науч.-пратич. конф. - Орел: Орловский государственный институт искусств и культуры, 2010. - С. 233-234.

8.Кузьменко, А.С. Этнические нормы и принципы делового общения в России и Германии [Текст] / А.С. Кузьменко // Философия и методология современной социогуманитарной науки: матер. науч. конф. аспирантов КГУКИ. - Краснодар: Краснодарский центр НТИ, 2010. - С. 43-45.

9. Кузьменко, А.С. Национальные особенности речевого этикета России и Германии [Текст] / А.С. Кузьменко // Кайгородовские чтения: матер. регион. науч.-практич. конф. - Краснодар: КГУКИ, 2010. - С. 33-35.

10.Кузьменко, А.С. Языковые коммуникации: этикетные единицы в тексте делового письма [Текст] / А.С. Кузьменко // Социокультурное пространство России: проблемы и перспективы развития: Сб. докладов III Всероссийской научно-практич. конф.- Белгород: Белгородский государственный институт культуры и искусств, 2011. - С. 24-26.

11.Кузьменко, А.С. Использование интерактивных форм обучения (на примере учебной дисциплины Деловая переписка) [Текст] / А.С. Кузьменко // Пути модернизации научно-исследовательской и образовательной деятельности в сфере культуры и искусства: матер. регион. науч.-практич. конф.- Краснодар: КГУКИ, 2011. - С. 103-106.

Авторефераты по всем темам  >>  Авторефераты по техническим специальностям