Авторефераты по всем темам >>
Авторефераты по техническим специальностям
На правах рукописи
УДК 005.92:004.91 Черников
Борис Васильевич МЕТОДОЛОГИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ОСНОВЕ ЛЕКСИКОЛОГИЧЕСКОГО СИНТЕЗА
Специальность 05.25.05 - Информационные системы и процессы
АВТОРЕФЕРАТ
диссертации на соискание ученой степени доктора технических наук
Москва - 2010
Работа выполнена в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Государственный университет управления Научный консультант - доктор технических наук, доктор экономических наук, профессор Карминский Александр Маркович
Официальные оппоненты: доктор технических наук, профессор Квасницкий Виктор Николаевич доктор технических наук, профессор Черемных Станислав Владимирович доктор технических наук, профессор Гагарина Лариса Геннадьевна
Ведущая организация: Институт проблем информатики Российской академии наук (ИПИ РАН)
Защита состоится ______________ 2010 г. в ____ часов на заседании диссертационного совета Д 219.007.02 во ФГУП Всероссийский научноисследовательский институт проблем вычислительной техники и информатизации (ВНИИПВТИ) по адресу: 115114, Москва, 2-й Кожевнический пер., дом 8, ауд. 213.
Ваш отзыв на автореферат в 1 экз., заверенный печатью, просим высылать по указанному адресу.
С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ВНИИПВТИ.
Адрес: 115114, Москва, 2-й Кожевнический пер., дом 8, стр. 1.
Автореферат разослан л ____________ 2010 г.
Телефон для справок: (___) ______________
Ученый секретарь диссертационного совета Д 219.007.кандидат экономических наук П.П.Гвритишвили
Актуальность исследования. Производственная деятельность любого предприятия или организации неразрывно связана с реализацией управленческих решений, процесс выработки которых опирается на информационное обеспечение. В связи с этим чрезвычайно важен обмен своевременной и точной информацией, в большей степени формируемой на основе предварительно подготовленных в бумажном или электронном варианте документов.
При этом в ст. 209 Трудового кодекса Российской Федерации производственная деятельность определяется как совокупность действий работников с применением средств труда, необходимых для превращения ресурсов в готовую продукцию, включающих в себя производство и переработку различных видов сырья, строительство, оказание различных видов услуг. Это обусловливает необходимость распространения исследования не только на сферу материального производства, но и на нематериальное производство, например, здравоохранение, образование, государственное управление и др.
В настоящее время при подготовке текстовых документов в большинстве случаев применяются офисные приложения, использующие технологию прямого ввода исполнителями необходимой информации с клавиатуры, что увеличивает трудозатраты, необходимые для формирования документов.
Кроме того, набору текста часто сопутствует появление технических погрешностей, а соответствие правилам оформления полностью возлагается на исполнителя, что предопределяет возможность снижения качества создаваемых документов. Особое значение фактор качества приобретает при создании документов справочно-информационного и организационно-распорядительного характера, поскольку эти документы являются либо основой для подготовки управленческих решений, либо непосредственно содержат такие решения.
Следовательно, для повышения эффективности поддержки процессов принятия решений в современных условиях необходим пересмотр традиционных технологий формирования документов на основе современных методов формирования, хранения, защиты, передачи и представления информации.
Актуальность данного исследования обусловлена необходимостью создания методологии формирования документационного обеспечения производственной деятельности организаций на базе перспективных информационных технологий, повышающих роль автоматизированной составляющей в процессе создания документов. На этой основе становится реальным качественное изменение технологии труда работников, занятых в системе обеспечения деятельности современных организаций. Важность современных исследований в области совершенствования средств и методов формирования документов возрастает в связи с реализацией Федеральной целевой программы Электронная Россия, направленной на автоматизацию государственного управления как на федеральном, так и на региональном уровнях. Значительного усиления научного обеспечения, включая методологическое и методическое, требуют проблемы, связанные с информационной поддержкой управленческих решений, основанных на документационном обеспечении деятельности организаций. Дополнительным фактором усиления актуальности на стоящего исследования является его значимость в условиях инновационного развития экономики, которым придается особое значение, вплоть до руководителей высшего государственного уровня. Это объясняется тем, что после этапов разработки и непосредственной реализации инновационных изделий, а также вслед за коммерциализацией инноваций следует этап распространения разработок на рынках сбыта, и, в том числе, - на внешнем рынке. В этом случае обязательным условием является обеспечение изделия документацией в электронной форме. Методология формирования документационного обеспечения на основе лексикологического синтеза как раз позволяет сократить трудозатраты на подготовку необходимых документов, обеспечивая при этом требуемое качество создаваемой документации.
Решению данной проблемы в значительной мере способствуют положения, которые развиваются в данной работе:
Х разработка методологии подготовки слабоформализуемых документов, обеспечивающих поддержку деятельности организаций, на основе лексикологического синтеза;
Х совершенствование методических аспектов повышения защищенности документов при информатизации деятельности;
Х развитие подходов к обеспечению хранения документов, снижающих нагрузку на системы хранения информации в организациях.
Учитывая возросшие требования к качеству и продолжительности подготовки документов, а также к повышению уровня защищенности документальной информации, проблематика данной работы является актуальным направлением научного исследования и практического внедрения. Разработка и внедрение предлагаемой методологии позволит усовершенствовать технологию, повысить оперативность создания и качество документов, подняв, тем самым, уровень информационного обеспечения процессов подготовки управленческих решений в организациях.
Степень разработанности проблемы. Отдельные вопросы развития систем документационного обеспечения на производстве и в различных областях деятельности рассматривались в работах российских и зарубежных ученых, приведенных в библиографии к диссертационной работе. Среди наиболее значимых следует выделить создание теоретических основ и практических методов:
Х информационной поддержки процессов принятия решений при организации производственных процессов;
Х методов и инструментария документационного обеспечения управления;
Х кибернетики, информатики, информационных технологий и систем.
Различные аспекты информационного и документационного обеспечения деятельности организаций, неоднократно рассматривались многими отечественными и зарубежными специалистами. В частности, в работах С.В. Бессонова, Л.М. Бойцова, В.В. Дика, К.А. Кострикина, М.В. Ларина, Ю.Ю. Липко, В.Р. Милова, Е.Ю. Силантьевой, Ю.Ф. Тельнова, Е.В. Фатуевой, А.Ю. Чуковенкова, В.Ф. Янковой проведен анализ систем информационного и документационного обеспечения организаций. Многие аспекты безопасности информационных систем рассматривались в работах Д.П. Зегжды, В.А. Конявского, К. Мандиа, Я.Г. Милославской, К. Просиса, М.Ф. Савельева, А.И. Толстого, Х. Ямамото. Методы сокращения объемов хранимой информации представлены в работах 3. Арнавута, Р. Ахуджы, Р.
Баеза-Ятса, С.А. Биллингса, Р.Н. Богатова, А.В. Кадача, С. Магливераса, М. Махони, Г. Наварро. В последние годы активны исследования (А.Е. Ермаков, В.В. Плешко, И.П. Кузнецов, А.Г. Мацкевич, В.Ф. Хорошевский), направленные на автоматизированный анализ текстов. Однако такие работы охватывают анализ уже существующих документов и не рассматривают вопросы их создания. Некоторые аспекты автоматизированного формирования документов затрагиваются в работах Б.П. Позина, А.Н. Новичкова, И.В. Галахова, А.Н. Валикова, однако данных исследования направлены на подготовку только программной документации или преобразования документальной информации на основе оперирования блочными структурами данных с использованием подготовленных шаблонов.
Несмотря на значительное количество исследований, связанных с разработкой методологических подходов, методов, методик и технологий, научную обоснованность проблематики документационного обеспечения производственных процессов и процессов создания документов в целях информационной поддержки деятельности организаций нельзя признать достаточной. Вопросы автоматизированного формирования текстовых документов, обеспечивающих процесс принятия управленческих решений, как и проблемы разработки методологии, методов и информационных технологий синтеза текстовых документов, рассмотрены недостаточно глубоко и полно.
Исходя из текущего состояния проработки проблем документационного обеспечения процессов управления, можно сделать вывод о целесообразности проведения исследований в направлении развития технологий автоматизированного формирования документов, обеспечивающих процессы основной деятельности, а также процессы принятия управленческих решений в организациях и на предприятиях. Сочетание перспективных тенденций в методологии документационного обеспечения - совместных методологических и технологических возможностей информационных технологий, аналитических принципов и развития инструментария - при использовании системного подхода к информационному обеспечению процесса подготовки решений в условиях динамичного макро- и микроэкономического окружения организаций открывает новые перспективы как теоретического, так и практического характера. Это обусловило выбор темы диссертационного исследования, его цели, задачи и круг рассматриваемых вопросов.
Целью диссертационного исследования является разработка методологии создания автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организаций на базе новых информационных технологий.
В интересах достижения поставленной цели представляется необходимым решение следующих задач:
Х разработка концептуальных положений в интересах формирования комплексного решения проблемы документационного обеспечения деятельности организаций благодаря автоматизации основных этапов жизненного цикла документов, прежде всего их создания, защиты и хранения;
Х разработка методологии автоматизированного формирования документов, связанных с управленческой и производственной деятельностью, на основе их синтеза;
Х формирование методической базы технологии автоматизированного формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза;
Х создание модели разработки технологии автоматизированного формирования комплекса документов на основе лексикологического синтеза в рамках концепции информатизации документационного обеспечения;
Х разработка средств повышения защищенности слабоформализуемых документов, формируемых для поддержки деятельности организаций;
Х развитие методов хранения документов организации, обеспечивающей снижение нагрузки на системы хранения информации;
Х совершенствование методов оценки эффективности информатизации документационного обеспечения деятельности организаций.
Объектом исследования является информационное обеспечение деятельности предприятий и организаций на основе комплекса документов, обеспечивающих поддержку процессов принятия управленческих решений.
Предмет исследования - методы и технологии создания слабоформализуемых документов.
Методологической и информационной основой исследования служат содержащиеся в фундаментальных и прикладных исследованиях отечественных и зарубежных авторов теоретические положения, методологические принципы и выводы, в которых отражены проблемы документационного обеспечения управления и документальной поддержки деятельности организаций, информационных систем и технологий в экономике, информатизации бизнеса, методов подготовки и принятия управленческих решений.
В процессе исследования применялся методический аппарат системного анализа, информационных технологий, методов моделирования процессов, поддержки принятия решений, теории множеств, конечных автоматов.
Обработка информации, ее анализ, моделирование и экспериментальная проверка осуществлялись с использованием оригинальных и стандартных программных продуктов, в том числе специальных программных модулей, разработанных автором.
Диссертационная работа по своему содержанию соответствует пунктам 3, 5 и 7 Паспорта специальности 05.25.05 - информационные системы и процессы.
Информационную базу исследования составили научные работы учреждений Российской академии наук (Институт системного анализа, Институт проблем управления, Институт проблем информатики) и других учреждений страны, нормативные документы федеральных органов, данные, опубликованные в периодических изданиях и научных сборниках Российской Федерации, производственная и управленческая документация российских промышленных предприятий и организаций различного профиля деятельности, а также результаты личных исследований автора.
Научная новизна исследования состоит в разработке и развитии методологических и технологических основ информатизации процессов создания слабоформализуемых документов, используемых в процессе управления и поддержки деятельности предприятий и организаций, с целью снижения трудозатрат и повышения эффективности обработки документов на основе новой информационной технологии - лексикологического синтеза.
Наиболее существенные научные результаты, полученные автором и обладающие научной новизной, заключаются в следующем:
1. Разработана методология автоматизированного формирования слабоформализуемых документов организации, обеспечивающих поддержку управленческой деятельности и производственных процессов, на основе лексикологического синтеза. Отличительной особенностью методологии является использование синтеза, в то время как традиционные методы подготовки текстовых документов опираются на текстовые процессоры и редакторы, применяя технологию прямого ввода информации с клавиатуры. На способ лексикологического синтеза документов получен патент. Методология реализована в виде зарегистрированных программных комплексов автоматизированного формирования слабоформализуемых документов.
2. Построена модель разработки технологии автоматизированного формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза. Особенностью предлагаемой модели является формализация структуры процесса разработки и комплексность подхода к оптимизации методов формирования документационного обеспечения деятельности организаций.
3. Обоснован новый подход к классификации информации при автоматизированном формировании документов и обработке содержащейся в них информации. В отличие от традиционных схем классификации информации на постоянную и переменную предлагается дополнительная классификация переменной информации на три категории с выделением в отдельный тип унифицированной переменной информации (наряду с переменной вводимой и неунифицированной информацией). Это позволяет осуществить привязку опорных слов к используемым формулировкам документа, сохраняемым в базе данных организации.
4. Предложена технология сокращения объема передаваемого информационного пакета с одновременным снижением вероятности несанкционированного ознакомления с содержанием документа. Технология позволяет повысить защищенность слабоформализуемых документов, в том числе при их передаче по каналам связи в рамках информационного обмена организаций с внешними адресатами. Отличием предлагаемой технологии является формирование индексного документарного пакета в процессе создания документа, а не по окончании его формирования. Технология защищена патентом и апробирована в зарегистрированных программных комплексах.
5. Предложен новый подход к сокращению объемов документов, обеспечивающий снижение нагрузки на системы хранения информации организаций.
Отличительной особенностью предлагаемого подхода является внедрение процедуры формирования документарной индексной последовательности в процесс создания документа.
6. Создан методический аппарат поддержки системы формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза.
Предложен метод систематизации информации при проведении экспертных обследований, определены требования к документированию получаемых данных. Отличием предложенного метода является распространение особенностей подготовки данных при разработке технологии лексикологического синтеза на процедуру обследования организаций.
7. Предложена унифицированная модель информационного обмена организаций с использованием слабоформализуемых документов, учитывающая стандартизованную категорийность данных и предусматривающая возможность расширения границ обмена документами в соответствии с требованиями Федеральной целевой программы Электронная Россия. Особенностью предложенного подхода является возможность распространения технологии синтеза документов на межведомственный информационный обмен организации с внешними контрагентами, включая органы государственной власти.
8. Усовершенствован методический аппарат оценки эффективности информатизации документационного обеспечения производственных процессов на основе сопоставительного анализа объемов информационных потоков. Обосновано повышение эффективности при переходе на автоматизированное формирование слабоформализуемых документов благодаря увеличению объема данных, относящихся к категории унифицированной переменной информации. Отличием предложенного подхода является возможность априорной оценки целесообразности использования лексикологического синтеза документов.
Применение разработанных методологических принципов и технологических способов позволяет повысить эффективность подготовки и обработки документов, обеспечивающих деятельность предприятий и организаций различного профиля, в интересах их устойчивого функционирования и развития.
Практическая значимость исследования заключается в том, что разработанная методология формирования документационного обеспечения деятельности организаций, основанная на использовании лексикологического синтеза, обеспечивает повышение качества слабоформализуемых документов при сокращении трудозатрат, необходимых для их создания. Разработанные методы и технологии позволяют существенно повысить оперативность и эффективность деятельности организаций, презентативность документационного обеспечения деятельности. Проведен анализ результатов практического применения предложенных методов к деятельности организаций и формированию организационно-распорядительных документов, а также документов, сопровождающих деятельность промышленных предприятий, лечебных учреждений и высших учебных заведений. В работе показано, что технология лексикологического синтеза позволяет сократить трудозатраты, необходимые для формирования документов, до 2,5-3 и более раз благодаря увеличению объемов документарных потоков унифицированной информации в 5-9 и сокращению неунифицированной информации в 3-5 раз. Проведенные исследования позволили сформировать концептуальные положения и предложить комплексное решение проблем документационного обеспечения деятельности организаций на основе автоматизации основных этапов жизненного цикла документов (создание, защита, хранение). Предложенные положения реализованы при разработке комплексов документационного обеспечения ряда организаций.
Основные предложения, выводы и рекомендации работы формируют теоретическую, методологическую и методическую базу для дальнейших исследований в области совершенствования процессов, направленных на повышение качества информационного обеспечения управления, производственных процессов, функционирования предприятий и организаций. Практическая значимость полученных результатов исследования обусловливается масштабностью их применения в развитой системе электронного документооборота государства, в различных ведомственных и межведомственных информационных системах, включая предусмотренные Федеральной целевой программой Электронная Россия.
Полученные результаты целесообразно использовать при разработке отраслевых и межотраслевых унифицированных систем документации, при создании автоматизированных систем управления электронными документами, при выработке требований к информационным системам подготовки документов. Они также предлагаются к использованию в учебном процессе при изучении ряда практически значимых учебных дисциплин в традиционных курсах технических и экономических специальностей вузов по документационному обеспечению управления, информатизации деятельности предприятий и организаций, а также в специализированных курсах в рамках магистратуры, аспирантуры и бизнес-образования.
Апробация и внедрение результатов исследования. Практические рекомендации, изложенные в диссертационном исследовании, внедрены на ряде предприятий и в организациях (ФГУП Научно-производственная корпорация Государственный оптический институт им. С.И. Вавилова, ФГУ л30 ЦНИИ Минобороны России, ВВА им. Ю.А. Гагарина, ООО АНТинформ и др.). Разработаны программные комплексы для автоматизированного формирования организационно-распорядительных документов, а также документов медицинских учреждений, на которые получены пять свидетельств РФ об официальной регистрации программ для ЭВМ. Два предложенных способа защищены патентами, еще по одному изобретению ведется работа, получена приоритетная справка.
Материалы диссертации внедрены и составляют методическую основу учебных дисциплин, использованы в учебном процессе вузов при подготовке программ, методических и учебных пособий, проведении лекционных и практических занятий по дисциплинам Методология автоматизации документационного обеспечения управления, Информационные технологии управления, Информационные технологии поддержки риск-менеджмента при постановке учебных курсов для студентов экономических специальностей в Государственном университете управлении, а также учебных курсов Проектирование информационных систем, Автоматизированные информационные системы в экономике и Информационные технологии управления в Московском государственном институте электронной техники (технический университет).
Основные теоретические и методологические положения диссертации, полученные автором, докладывались и обсуждались на 15 Всероссийской конференции Актуальные проблемы управления (Москва, 2000), Международной научно-практической конференции Актуальные проблемы управления (Москва, 2000 и 2004), VIII Международной научно-практической конференции Документация в информационном обществе: проблемы государственного регулирования ДОУ при переходе на электронные технологии (Москва, 2001), Межвузовской научной конференции Наука и цивилизация на рубеже XX-XXI веков (Москва, 2001), Всероссийской межвузовской научно-практической конференции Актуальные проблемы информатизации. Развитие информационной инфраструктуры, технологий и систем (Москва, 2007 и 2008), VI конгрессе Инфодокум-2008 Эффективный документооборот в управлении бизнесом (Москва, 2008), Третьей международной конференции Управление развитием крупномасштабных систем MLSDТ2009 (Москва, 2009), а также на ряде семинаров в организациях науки, производства, бизнеса и образования.
Публикации. По тематике диссертации опубликовано 89 работ объемом свыше 360 п.л., из них лично автора более 180 п.л. Они включают два патента РФ на изобретения, восемь монографий, 26 статей в периодических изданиях (в т.ч. из списка ВАК) и в сборниках научных трудов, учебник и четыре учебных пособия, а также пять свидетельств РФ об официальной регистрации программ для ЭВМ и 38 отчетов о научно-исследовательских работах. Основные из этих работ представлены в библиографии к диссертации (44 наименования).
Структура и объем. Диссертация состоит из введения, пяти глав, выводов и списка литературы, содержащего 249 наименований. Она изложена на 291 странице печатного текста, содержит 22 таблицы, 94 рисунка.
ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ
Во введении дано обоснование актуальности исследуемой проблемы, сформулированы цели и задачи исследования, научная новизна, теоретическая и практическая значимость полученных результатов, а также приведены данные об апробации работы.
В главе 1 Системные аспекты информационного обеспечения деятельности организации определены роль и место документов в системе управления и организации деятельности организации, приведены результаты анализа текущего состояния разработки проблем создания электронных документов и управления ими. Проведен анализ функций управления документами. Приведена характеристика информационных потоков, свойственных работе с бумажными и электронными документами. Определены основные направления исследования.
Эффективность управления, определяющая в целом результативность функционирования организации, достигается с помощью многих средств, в том числе и вследствие качественных решений и эффективной обратной связи при их выполнении. Процесс принятия управленческого решения включает в себя этапы получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Качество информационного обеспечения управления непосредственно влияет на успешное функционирование предприятия. Основным источником поступления информации при обеспечении деятельности машиностроительного предприятия являются документы.
Вопросы информационного и документационного обеспечения процессов, протекающих в организациях, неоднократно рассматривались специалистами в различных аспектах. В основном, внимание исследователей акцентировалось на организационных вопросах, однако вопросы автоматизированного формирования текстовых документов, обеспечивающих деятельность организаций и процессы принятия управленческих решений, и, в особенности, проблемы разработки информационных технологий синтеза текстовых документов рассмотрены недостаточно глубоко.
Исходя из текущего состояния проработки проблем документационного обеспечения процессов управления, можно сделать вывод о целесообразности проведения исследований в направлении развития технологий автоматизированного формирования документов, обеспечивающих процессы принятия управленческих решений. Целесообразность развития этого направления диктуется также и тем, что с 2001 г. в Российской Федерации реализуется федеральная целевая программа Электронная Россия, направленная на существенное ускорение процесса внедрения информационных технологий в правительстве, бизнесе и обществе. Тенденции современного практического использования возможностей информационных систем должны заключаться во включении интеллектуальных компонентов в автоматизированные системы, предусматривающие документальную поддержку принятия управленческих решений по оперативным и стратегическим проблемам.
Одним из видов информационных ресурсов являются документные ресурсы. Документационное обеспечение управления объединяет процессы документирования и организации работы с документами. Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление и изготовление. К организации работы с документами относят технологии обработки документов, согласование, регистрацию и контроль их исполнения.
Современная система управления документами должна обеспечивать основные функции, предусмотренные для документирования и обработки информации, среди которых обращает на себя внимание функция создания документов (документирования), которая в настоящее время реализуется средствами стандартных офисных приложений. В то же время разработка специализированных программных средств, предназначенных для автоматизированного формирования документов на основе специализированной базы данных, представляется актуальной, поскольку внедрение таких способов позволит существенно повысить качество создаваемых документов и сократить трудозатраты при их подготовке.
Наиболее распространенной формой документов, циркулирующих в контуре управления деятельностью организаций, являются текстовые документы, создаваемые, как правило, с использованием офисных приложений. В этом случае текст вводится в компьютер с клавиатуры, поэтому такое создание документа слабо автоматизировано и, следовательно, низкотехнологично. Кроме того, набору текста часто сопутствует появление технических погрешностей, а соответствие создаваемого документа правилам оформления полностью возлагается на исполнителя. Для сокращения трудозатрат могут применяться трафареты и шаблоны документов, однако изменение постоянной информации несет за собой необходимость изменения трафарета в целом, а наличие стандартного текста в шаблонах, который для любого создаваемого документа является одинаковым, не позволяет учесть особенности конкретных ситуаций.
Альтернативой шаблонным являются документы, которые можно отнести к классу слабоформализуемых. Слабоформализуемые документы - полнотекстовые, табличные либо смешанные документы, содержание которых существенным образом связано с произвольной, меняющейся от конкретной ситуации структурой. Это документы, обладающие достаточно высокой степенью вариативности. В связи с этим содержательная структуризация слабоформализуемых документов может требовать детализации как взаимосвязи, так и взаимной зависимости композиции текста вплоть до атомарных значений - фрагментов фраз, слов, и даже частей отдельных слов. Анализ комплексов документации, обеспечивающих поддержку функционирования организаций и предприятий, свидетельствует о том, что удельный вес слабоформализуемых документов весьма значителен. Это объясняется тем, что текстовая структура многих документов позволяет на основе детального анализа ожидаемых вариантов этих документов отнести их к классу слабоформализуемых в целях обеспечения возможности сокращения трудозатрат при документировании процессов на основе автоматизации процессов создания документов. Значительное количество документов (в особенности текстовых) организаций и предприятий может быть отнесено к классу слабоформализуемых. Однако документацию, характеризуемую строгой унификацией или содержащей большое количество графических фрагментов (например, конструкторскую документацию промышленных предприятий), к данной категории относить нецелесообразно. Это связано с тем, что создание таких документов достаточно хорошо автоматизировано средствами автоматизированного проектирования, а затраты на разработку систем по исследуемой в данной работе методологии могут оказаться значительными и превысить аналогичный показатель по сравнению с уже существующими системами.
Предполагая стремление руководства предприятий к повышению эффективности использования сотрудников, автоматизация процесса создания документов, предназначенных для поддержки деятельности организаций, позволит избавить персонал от низкотехнологичной операции ввода текста с клавиатуры при подготовке документов. Возможным направлением достижения этой цели является решение актуальных задач, стоящих перед документационным обеспечением управления производственными процессами на предприятии на современном этапе:
Х разработка технологии автоматизированного создания документов;
Х разработка методики автоматизации процесса формирования документов и реализация на ее основе автоматизированной системы;
Х разработка технологических схем единого процесса составления документов, базирующихся на разработанных системах и учитывающих современный уровень развития средств вычислительной техники.
Учитывая значимость роли процесса документирования в совершенствовании документационного обеспечения производственных процессов, целесообразно направить исследование по пути разработки методологии автоматизированного формирования унифицированных документов, циркулирующих в системе управления и непосредственно относящихся к проведению основной деятельности организаций, а также прикладных аспектов применения таких технологий. В этом случае целью исследования следует считать разработку комплекса концептуальных положений, направленных на информатизацию документационного обеспечения деятельности организации. Достижение этой цели возможно благодаря решению следующих задач:
Х разработке методологии автоматизированного формирования слабоформализуемых документов, связанных с управленческой и производственной деятельностью организации, направленной именно на синтез документов, на основе лексикологического синтеза;
Х разработке способов повышения защищенности и сокращения объемов сохраняемых слабоформализуемых документов;
Х обоснованию нового подхода к классификации информации, обеспечивающей возможность автоматизированного формирования текстов и автоматизированной обработки содержащейся в документах информации;
Х разработке методических вопросов внедрения технологии лексикологического синтеза документов.
В главе 2 Методология формирования документов организации на основе лексикологического синтеза приведены основные положения методологии автоматизированного лексикологического способа создания слабоформализуемых документов. Рассмотрены информационная модель элек тронных документов и методологические вопросы унификации документов.
Предложена модель информационных связей комплекса электронных документов организации и технология формирования модели автоматизированной обработки информации.
Управление объектами в организационных системах выполняется посредством документов, как носителей первичной информации, которая должна быть представлена в соответствии с установленными требованиями. Отсюда возникает проблема способа закрепления информации в документе, т.е.
процесса ее документирования. На современном этапе процесс документирования информации должен отвечать ряду требований, к которым, несомненно, должны быть отнесены следующие:
Х данные должны быть максимально формализованы в целях обеспечения автоматизированной обработки сведений, содержащихся в документе;
Х создание документов должно занимать минимум времени при сохранении требований к информации, необходимых для поддержки процесса принятия управленческого решения;
Х в условиях слабой формализации, характерной для текстовых документов, используемых в системах поддержки деятельности организации, необходимо предварительное приведение содержания документа к виду, пригодному для автоматизированного формирования конкретного экземпляра документа.
Всю совокупность сведений об изучаемом процессе можно представить как множество С, в котором можно выделить совокупность подмножеств, содержащих главные (ключевые) сведения, позволяющие охарактеризовать основные моменты процесса, по которому собирается информация:
K = k1,k2,,ki,,kk, где K C { }. (1) Каждый компонент ключевых сведений может быть, в свою очередь, представлен своим подмножеством:
k1 = k11,k12,,k1 j,,k1m, где k1 K;
{ } k2 = k21,k22,,k2 j,,k2m, где k2 K;
{} (2)...
kk = kk1,kk 2,,kkj,,kkm, где kk K.
{} Процесс выявления аналитических признаков компонентов ключевых сведений Kij должен сопровождаться сопоставлением опорного слова с однозначно соответствующим ему компонентом документа.
К особенностям документационного обеспечения управления посредством комплекса документов, входящих в подсистемы и фиксирующих Рис. 1. Модель информационных сведения о разных событиях или факвзаимосвязей комплекса документов тах, является взаимосвязь документов, относящихся к различным событиям (С1, С2, Е, Cn, Е, CN), но имеющих общие (непосредственно либо опосредованно связанные) атрибуты (рис. 1).
Модель комплекса документов в этом случае может быть представлена в виде множества атрибутов (компонентов), описывающих фиксируемые события или факты и характеризующих тот или иной аспект в соответствующем документе. В результате комплекс документов D позволит охарактеризовать всю необходимую совокупность фактов, относящихся к полной группе рассматриваемых событий:
N D DC Cn (3) D ...D ...D, Cn 1 CN n=DC DC где Е - множества документов, формируемых при фиксации фактов 1 N по событиям С1 Е СN соответственно.
С учетом того, что каждое событие определяется набором ключевых сведений, отражаемых в том или ином документе, можно говорить о кортежах ключевых сведений, лежащих в основе комплекса документов:
C1 C2 Cn CN kij, kij,..., kij, kij.
{ } (4) Взаимосвязь документов по фиксируемым ключевым сведениям создает возможность использования схожей информации, специфичной для различных документов, но относящейся к описанию подобных особенностей описываемой ситуации:
N Cn C1 C2 Cn CN D(K ) = K Kij Kij Kij Kij. (5) ... ... n=Учет взаимосвязей ключевых сведений комплекса документов позволит сократить величину кортежей при компоновке наборов данных, необходимых для формирования документов, характеризующих наблюдаемые события или факты.
Сущность автоматизированного лексикологического синтеза документов заключается в следующем. Каждой формулировке документа ставится в соответствие основное слово, выбор которого однозначно определяет наличие конкретной формулировки в документе. Такие слова являются опорными, из них составляется лексикологическая схема формируемого документа. Множество взаимно зависимых опорных слов определяет последовательность обхода маршрута формирования документа. На основе предварительного анализа структуры документа выявляются составные элементы, которые должны или могут входить в состав фрагментов документа (слово, фраза, текстовой фрагмент).
Для каждого подобного составного элемента определяется опорное слово (или их совокупность), выбор которого в последующем однозначно будет определять внедрение в документ соответствующего компонента. В качестве опорного слова могут выступать различные части речи, определяющие сущность предписываемого действия.
Полный перечень опорных слов с учетом их взаимосвязей образует лексикологическое дерево документа, прохождение по ветвям которого обеспечит выбор формулировок, используемых в документе, что будет озна чать необходимость внедрения в документ конкретных вариантов текстовых фрагментов. Степень ветвления лексикологического дерева зависит от объема множества вариаций текста документа, определяемых его сложностью и различием документируемых ситуаций.
Наиболее общим случаем является вариант выбора опорных слов с отсечением, когда выбор очередного опорного слова зависит от того, какое опорное слово было выбрано на предыдущем шаге цикла. При этом для каждого конкретного экземпляра документа определенного вида формируется маршрут выбора опорных слов, отсекающий ряд боковых ветвей (рис. 2, где Рис. 2. Модель формирования документа утолщенной линией указан маршрут при использовании дерева с отсечением выбора совокупности опорных слов , входящих в состав лексикологического дерева и выбираемых в процессе обхода дерева при формировании документа). В результате сформированное по такому принципу лексикологическое дерево обеспечивает поддержку не одного экземпляра, а совокупности документов определенного вида. Модель формирования документа при использовании дерева с отсечением при ветвлении подобного типа можно представить следующим образом:
В I DВ (6) ( i-1) при i В, i i=где i - текущее опорное слово; IВ - количество опорных слов для документа DВ конкретного вида; i - условный номер (индекс) текущего опорного слова;
В - множество опорных слов документа данного вида.
Структура процесса создания слабоформализуемых документов на основе автоматизированного лексикологического синтеза предопределяет необходимость выполнения операций по подготовке информации в строго определенной последовательности (рис. 3). Основным критерием, используемым при решении исследуемого комплекса задач, является полнота содержащейся в нем информации при допустимом времени формирования документа с учетом вида создаваемого документа:
M, (7) P = pm max Rij ; Tформ Tдоп m=где Р - критерий формирования текста документа; pm - полнота представления m-го компонента документа; Rij - вариантность i-го вида документа для j-й управленческой ситуации; Tформ - время формирования документа; Tдоп - допустимое время его формирования.
В работе раскрывается содержание и методическое обеспечение этапов разработки технологии автоматизированного формирования слабоформализуемых документов. Обосновано применение нового методического подхода к классификации информации, в основе которого лежит принцип объединения информации, используемой при формировании документа, в информационные потоки следующих типов:
Х унифицированная постоянная информация, подготовленная заранее и хранимая в базе данных или содержащаяся в тексте программы, которая авто матически внедряется в формируемый документ программными средствами.
К этому типу относится постоянная информация (например, наименование документа) и редко меняющаяся (наименования структурных подразделений, список персонала, перечень разделов документа и т.п.);
Х унифицированная переменная информация, содержащая стандартизированные и формализованные данные, хранимая в базе данных и вводимая при формировании документа путем выбора требуемых формулировок. Этот тип информации включает в себя именно те формулировки, которые предлагаются исполнителю для выбора при формировании документа;
Рис. 3. Модель разработки технологии Х переменная вводимая инфорсоздания слабоформализуемых документов мация, содержащая конкретизирующие данные, как правило, для конкретного экземпляра документа (например, табличные данные, отдельные фамилии и т.п.) и вводимая с клавиатуры непосредственно при подготовке документа в заданном видом документа формате;
Х неунифицированная информация, содержащая свободные формулировки и вводимая при необходимости прямым набором текста с клавиатуры.
ексикологическая схема документа представляет собой модель взаимной связи опорных слов, входящих в состав сформированного множества и используемых в процессе создания документов данного вида с учетом вариативности отдельных экземпляров (рис. 4).
Референтная взаимосвязь опорных слов при необходимой мощности их множества позволяет сформировать модель создания документа D, принадлежащего к множеству документов определенного вида DB при наличии существенных вариаций в рамках отдельных экземпляров:
D DВ x В = 1,2,...,b,...,В { } (8) F(x)=(1) (2) ...(b ) ...(В), где B - множество опорных слов для документов данного вида; x - набор опорных слов при создании экземпляра документа; F(x) - комплекс фрагментов документа, связанных с определенным опорным словом .
Рис. 4. Фрагмент лексикологической схемы ветви Гастроскопия документации эндоскопического осмотра пациента Совместный учет категорий классификации информации и взаимосвязей опорных слов позволяет сформировать лексикологическое дерево документа (рис. 5).
В целях установления ассоциативных связей между компонентами слабоформализуемого документа, формируемого с использованием лексикологического синтеза, разрабатывается информационный алгоритм, задачей которого является уточнение способов внедрения компонентов документа, связанных с выбранными при его создании опорными словами:
Х автоматический ввод информации после процедуры считывания данных из базы (унифицированная постоянная информация);
Х выбор формулировок из предлагаеРис. 5. Лексикологическое дерево мого перечня (унифицированная переменприказа об увольнении ная информация);
Х прямой ввод текста с клавиатуры (переменная неунифицированная и переменная вводимая информация, содержащая конкретизирующие данные).
На процедурной стадии разработки технологии происходит подготовка программных компонентов, предназначенных для непосредственной реализации процесса создания документов и интеграции системы формирования с информационной системой организации. Применение метода структурной алгоритмизации позволяет разработать структуру процедур, представляющий собой оперативный алгоритм, который необходимо положить в основу компьютерной программы.
Разрабатываемая на завершающем этапе информационно-логическая модель (структура модели для системы документов промышленного предприятия приведен на рис. 6) представляет собой машинную схему построения документа, представленную в виде кодовой записи, последовательно содержащей индексы элементов документа, использованных при его автоматизированном формировании.
В главе 3 Методы повышения уровня защищенности информации в слабоформализуемых документах рассматриваются пути совершенствования защиты информации от несанкционированного полуРис. 6. Информационно-логическая чения сведений, содержащихся в домодель ведения комплекса документов кументах, на основе разработанной промышленного предприятия автором методики повышения уровня защищенности информации в слабоформализуемых документах с помощью лексикологического синтеза. Предложены практические пути по реализации методики защиты слабоформализуемых документов при передаче их по каналам связи.
Одной из основных целей защиты информации является предотвращение несанкционированного ознакомления с содержанием документов, циркулирующих или хранящихся в информационных системах. Традиционными способами разграничения доступа к конфиденциальной информации изначально являлись организационные меры, основанные на соблюдении сотрудниками процедуры допуска к информации и направленные на создание условий для обеспечения физической защиты носителей конфиденциальной информации. Однако организационные меры не в состоянии предотвратить в полной мере попытки несанкционированного доступа, поскольку они распространяются только на масштабы предприятия, не охватывая каналы связи для борьбы с перехватом информационных сообщений. В связи с этим наряду с применением организационных мер уделяется внимание криптографическим методам обработки информации, в числе которых используются средства шифрования и кодирования.
Анализ методов шифрования, применяемых в настоящее время, показывает, что они не вполне свободны от недостатков и оставляют поле для разработки новых методов защиты информации. Учитывая динамику развития методов управления документами, включая их формирование, целесообразно комплексировать процессы создания и защиты формируемых документов.
Задача повышения защищенности документов может быть решена посредством формирования и последующей передачи специализированной информационной посылки, создаваемой в процессе лексикологического синте за документа, с последующим ее восстановлением на приемной (адресной) стороне (рис. 7).
Эта информационная посылка должна содержать индексную последовательность, содержащую номера формы документа и опорных слов, выбранных по лексикологическому дереву документа, с дополнением введенной неунифицированной информации. На адресной стороне должно проводиться автоматизированное восстановление сформированного документа на основе полученной индексной последовательности с помощью программы, аналогичной той, с помощью которой формировался первоначальный документ. Структура процесса автоматизированной фиксации индексной последовательности, соответствующей содержательной части документа, при его формировании на передающей стороне приведена на рис. 8.
Рис. 7. Этапы реализации защиты Рис. 8. Структура процесса фиксации информации в слабоформализуемых индексной последовательности документах Структура системы, реализующей способ защиты информации при передаче слабоформализуемых документов по каналам связи, приведена на рис. 9.
Экспериментальная проверка предлагаемого способа показала практическую невозможность несанкционированного восстановления слабоформализуемых документов при их передаче по каналам связи в случае отсутствия согласованного лексикологического дерева на передающей и приемной сторонах.
В главе 4 Организация хранения слабоформализуемых документов на объектах информатизации на основе предложенной автором методики рассматриваются способы снижения объемов информации при хранении электронных документов, которое может достигаться благодаря применению автоматизированного лексикологического синтеза документов.
Предложены разработанные практические рекомендации по реализации сокращения объемов хранимой информации.
Увеличение объемов накопленных данных приводит к усложнению управления ими и необходимости расширения возможностей систем хранения, что сопряжено с дополнительными финансовыми затратами. Росту объемов сохраняемых данных способствуют как требования различных нормативных актов, так и внутрикорпоративные стандарты, устанавливающие необходимость длительного хранения некоторых видов информации.
Очень часто обработка, хранение и архиРис. 9. Структура системы, вирование данных рассматриваются с суобеспечивающей защиту информации губо технической или экономической тов слабоформализуемых документах чек зрения, причем правовые риски этих процессов явно недооцениваются. Важность сохранения документов в первую очередь определяется значимостью самих документов. Возможность своевременного доступа к хранимой информации является чрезвычайно важным фактором управления производством, поскольку даже кратковременная потеря данных может привести к принятию неверных управленческих решений. В целях сокращения объемов сохраняемой информации при организации хранения данные могут подвергаться сжатию, для чего используются аппаратные и программные методы. Достаточно популярны программные методы сжатия, которые используются в виде программ-архиваторов, позволяющих снизить размер сохраняемых файлов благодаря специальным методам обработки (естественно, что при архивирующей обработке документов следует применять методы сжатия без потерь). Однако для создания файла-архива требуется проведение дополнительной операции сжатия только по завершении процесса создания документа (после сохранения на носителе информации).
Сокращение объема информации, содержащейся в создаваемых слабоформализуемых документах и сохраняемой на носителях, возможно благодаря применению лексикологического синтеза на основе согласованных процессов фиксации документарной индексной последовательности, интегрированного с операцией сжатия информации (например, по алгоритму Хаффмана), и восстановления документа на основе операций восстановления исходной индексной последовательности и имитации прохождения лексикологического дерева.
Схема последовательности операций, иллюстрирующая сущность преобразования слабоформализуемых документов для сокращения объема при хранении, изображена на рис. 10. В работе рассмотрены примеры сокращения содержательной части документов промышленного предприятия и лечебного учреждения на основе предложенной методологии (рис. 11).
Усредненные результаты экспериментальной проверки предлагаемого метода приведены на рис. 12 на примере документов высшего учебного заведения и лечебного учреждения.
Рис. 11. Пример лексикологической схемы Рис. 10. Преобразование технологической инструкции при фиксации индексной слабоформализуемых последовательности (в выносках приведены документов для хранения фиксируемые фрагменты) В главе 5 Практические аспекты документационного обеспечения организации на основе лексикологического синтеза системы автоматизированного формирования документов с использованием лексикологического синтеза.
Проанализированы направления процесса подготовки, реструктуризации информационных потоков и стандартизации информационных систем, структура предпроектного этапа внедрения системы.
Предложены методика обработки результатов обследования и унифицированная модель информационного обмена. Проведен анализ эффективности внедрения системы автоматизированного создания документов, обеспечивающих поддержРис. 12. Объем сохраняемых документов ку деятельности организации, с исвысшего учебного заведения и лечебного пользованием лексикологического учреждения синтеза.
Учитывая особенности разработки и специфичность содержания систем формирования слабоформализуемых документов в организации, вопросы подготовки к внедрению подобных систем имеют большое значение. Результаты обследования организации представляют собой формализованное описание оперативных и системотехнических аспектов информационных процессов, процессов обработки информации в автоматизированной системе управления.
Конечным результатом обследования является информационная модель (рис. 13), которая ложится в основу разработки и ведения компонентов информационного, программного и лингвистического обеспечения автоматизированной системы, реализующей предлагаемую методологию подготовки документов.
Рис. 13. Информационная модель обследования организации На основе результатов обследования создаются алгоритмы управления, которые можно условно классифицировать в четыре типа:
Х оперативный алгоритм управления - последовательность принятия решения должностными лицами во всех звеньях управления в ходе реализации функций управления;
Х системный алгоритм управления - совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по проблематике деятельности организации. Его основная задача - построение обобщенной модели, отображающей взаимосвязи реальных ситуаций, на основе применения средств вычислительной техники;
Х функциональный алгоритм управления, дающий представление о процессах решения конкретных задач на объектах управления каждого уровня и отражающий структуру и взаимосвязи процессов при решении задач управления;
Х информационный алгоритм управления, предназначенный для представления порядка обмена информацией при решении задач и определяющий состав информации обмена и ее характеристики.
При формировании баз данных организации и осуществления информационного обмена с использованием систем автоматизированного формирования документов на основе лексикологического синтеза необходимо учитывать степень доступности типов данных, которые определяются исходя из типов информации, классифицируемой по назначению и обладанию правами на ее использование.
При регламентировании порядка формирования документов и получения информации пользователями должны быть определены:
Х категории пользователей и их права на получение информации по запросам, к которым относится и использование баз данных при автоматизированном формировании слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза;
Х требования к содержанию запросов на получение необходимой информации (учитываются при разработке интерфейсов формирования документов);
Х порядок обработки документов (получателям информации должны присваиваться категории по правам доступа к документам в соответствии с категориями содержащейся в них сведений);
Х основания для отказа в предоставлении информации (доступ к базе знаний организации категорируется в соответствии с правами доступа сотрудников к информации).
Организация информационного взаимодействия объектов с автоматизированным формированием слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза может быть рассмотрена с помощью предложенной унифицированной модели, в рамках которой описываются сервисные и технологические компоненты информационных систем, состоящих из аппаратного и программного обеспечения, а также из соответствующей инфраструктуры связи (рис. 14).
Рис. 14. Структура унифицированной модели информационного обмена Совершенствование деятельности любого аппарата управления может обеспечить получение прямого или косвенного эффекта. Если на выполнение работ затрачивается меньше труда, времени и средств, чем прежде, то это свидетельствует о наличии прямого экономического эффекта, величина которого может быть подсчитана и представлена различными способами: в денежном выражении, в виде сэкономленных человеко-дней (условном сокращении персонала) или в показателях, характеризующих возможное увеличение объема работ, выполняемых прежним количеством работников.
Если же, благодаря обоснованности, своевременности и оптимальности управленческих решений улучшаются, например, качественные показатели, то в этом случае можно говорить о наличии косвенного эффекта, не поддающегося прямому подсчету. В диссертации рассмотрены способы оценки эффективности внедрения системы автоматизированного формирования слабоформализуемых документов.
Использование результатов унификации комплексов слабоформализуемых документов по форме и содержанию, а также применение принципа лексикологического синтеза приводит к существенному изменению соотношения и способов ввода различных видов информации, используемой при создании документов. Информация, хранимая в базе данных, вводится в документ не набором текста, а выбором необходимого варианта из предложенных альтернатив.
Общий объем документа (в знаках) V складывается из объемов информационных потоков следующим образом:
NN N N V =, (8) V +V +V +V 1n 2n 3n 4n n=1 n=1 n=1 n=где V1 - объем (в знаках) унифицированной постоянной информации в строке;
V2 - аналогичный показатель для унифицированной переменной информации;
V3 - для переменной вводимой информации; V4 - для неунифицированной информации; n - текущий номер строки; N - объем документа (в строках).
В процессе анализа в качестве традиционной схемы рассматривалось создание документов с помощью офисных приложений с вводом требуемой информации с клавиатуры, а в качестве автоматизированной схемы - формирование слабоформализуемых документов с использованием лексикологического синтеза. Принимая в качестве условия, что объемы документов, формируемых в традиционной и автоматизированной схемах управления, остаются неизменными, целесообразно рассматривать долевое соотношение информационных потоков, т.е. представлять объемы информационных компонентов документа в процентном соотношении (к общему объему документа). Усредненные результаты анализа структуры исследуемых документов в рассмотренных схемах подготовки документов приведены для подсистем документации, применяемых на промышленном предприятии, а именно для организационно-распорядительных документов (рис. 15) и документации, обеспечивающей производственные процессы на предприятии (рис. 16).
Результаты изменения структуры документов относительно информационных потоков демонстрируют влияние проведенной унификации рассмотренных подсистем документов, благодаря чему существенно снижается объем неунифицированной информации, ввод которой при создании документов приводит к значительному росту трудозатрат исполнителей документов.
Результаты реструктуризации информационных потоков при подготовке к автоматизированному формированию слабоформализуемых документов с помощью лексикологического синтеза графически представлены на примере акта готовности оборудования и протокола эндоскопического осмотра пациента (рис. 17).
Рис. 15. Объем информационных потоков (в процентах) по категориям данных и схемам формирования для документов подсистемы ОРД Рис. 16. Объем информационных потоков (в процентах) по категориям данных и схемам формирования для документов промышленного предприятия Рост доли унифицированных компонентов документов обеспечивает (наравне с повышением качества документов) пропорциональное сокращение времени, необходимого на их создание, что определяет эффективность применения предлагаемого метода для создания документов.
Полученные данные о реструктуризации потоков информации в целом по исследуемым подсистемам документов для традиционной схемы формирования документов и автоматизированного создания на основе лексикологического синтеза представлены в табл. 1 (ОРД - организационнораспорядительные документы, ПТД - производственно-технологические документы промышленного предприятия, ДВУЗ - документы высшего учебного заведения, ДЛУ - документы лечебного учреждения).
а) б) Рис. 17. Структура информации документов:
а) акт готовности оборудования промышленного предприятия;
б) протокол эндоскопического осмотра пациента в лечебном учреждении Таблица Усредненный объем потоков информации в целом по подсистемам документов (в %) Категория Традиционная схема Автоматизированная схема информации ОРД ПТД ДВУЗ ДЛУ ОРД ПТД ДВУЗ ДЛУ Унифицированная 14,8 8,1 8,4 8,7 29,7 26,4 49,7 18,постоянная Унифицированная - Ц - Ц 47,2 40,2 18,3 60,переменная Переменная 37,0 34,1 31,9 23,4 10,6 15,6 5,1 8,вводимая Неунифицированная 48,2 57,8 59,7 67,9 12,5 17,8 26,9 12,Графически эти данные представлены в виде гистограммы - на рис. 18, а в виде лепестковой диаграммы - на рис. 19.
Анализ полученных результатов показывает, что внедрение автоматизированного лексикологического синтеза в практику формирования слабоформализуемых документов в системах информационного обмена обеспечивает смещение групповых центров аккумуляции компонентов из областей неунифицированной информации в сторону унифицированных элементов, что предопределяет возможность автоматизированного выбора унифицированных формулировок в автоматизированной схеме.
По рассмотренным подсистемам документов наблюдается существенное возрастание удельного веса унифицированной информации, циркулирующей в документообороте, при сокращении объемов информационных потоков неунифицированной информации.
Рис. 18. Усредненный объем потоков Рис. 19. Диаграмма результатов информации по подсистемам документации реструктуризации информационных и схемам формирования документов потоков по подсистемам документов Проведенная унификация документов позволяет, кроме того, снизить объем переменной информации, используемой при формировании исследуемой совокупности документов. Результаты анализа, отражающие количественное изменение показателей, приведены в табл. 2.
Таблица Усредненные показатели изменения доли компонентов документов Показатель ОРД ПТД ДВУЗ ДЛУ Рост удельного веса 5,2 8,2 8,1 9,унифицированной информации Сокращение объемов переменной вводи3,5 2,2 6,2 2,мой информации Снижение объемов 3,9 3,2 2,2 5,неунифицированной информации При определении трудозатрат, необходимых для формирования документов, путем хронометрирования оценивалась степень влияния программных средств на сокращение объемов рутинной работы. Результаты динамики трудозатрат приведены на рис. 20.
С учетом стоимости разработки комплекса автоматизированного формирования документов проведена оценка целесообразности его внедрения в зависимости от масштабов предприятия при условии годичного срока его окупаемости. Диаграммы экономического эффекта применения лексикологического синтеза приведены для организационно-распорядительной и производственнотехнологической документации промышленного предприятия на рис. 21 и рис.
22 соответственно. Из приведенных диаграмм следует, что годовая окупаемость инвестиций, направленных на разработку системы автоматизированного формирования документов будет обеспечиваться, если промышленное предприятие будет обладать 20 и более производственными и вспомогательными подразделениями при общей численности персонала не менее 1000 сотрудников.
а) б) Рис. 20. Трудоемкость создания документов: а) организационно-распорядительные документы; б) документы высшего учебного заведения и лечебного учреждения а) б) Рис. 21. Диаграммы экономического эффекта для группы организационнораспорядительных документов: а) сокращение трудозатрат на формирование документов;
б) экономия заработной платы сотрудников а) б) Рис. 22. Диаграммы экономического эффекта для группы производственнотехнологических документов: а) сокращение трудозатрат на формирование документов;
б) экономия заработной платы сотрудников Данные показатели обусловливаются повторяемостью формируемых документов. Возрастание частоты создания документов на предприятии будет приводить к сокращению сроков окупаемости проекта по разработке и внедрению системы автоматизированного формирования документов промышленного предприятия.
В целом анализ возможностей автоматизированной схемы формирования слабоформализуемых документов доказал достаточно высокую эффективность использования лексикологического синтеза при организации документационного обеспечения деятельности организаций.
Наиболее важные результаты проведенного исследования изложены в выводах по диссертации.
Выводы Выполненные в диссертации исследования, направленные на разработку методологических и методических основ создания комплекса эффективных методов формирования документационного обеспечения деятельности организаций на основе лексикологического синтеза позволяют сделать следующие выводы и рекомендации:
1. Создано комплексное решение по обеспечению эффективной документационной поддержки деятельности организаций для основных этапов жизненного цикла документов, ряд положений которого защищен патентами и реализован в виде зарегистрированных программных комплексов.
2. Разработана методология автоматизированного формирования слабоформализуемых документов организации, обеспечивающих поддержку управленческой деятельности и производственных процессов, на основе лексикологического синтеза. Она направлена именно на синтез документов, в то время как в традиционных схемах подготовки текстовых документов применяются, как правило, текстовые процессоры и редакторы, использующие технологию прямого ввода информации с клавиатуры.
3. Построена модель разработки технологии автоматизированного формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза, как основа информатизации документационного обеспечения деятельности организации. Сформирована методическая база, учитывающая особенности реализации аналитической, унификационной, информационной и процедурной стадий разработки технологии.
4. Обоснован новый подход к классификации информации, обеспечивающей возможность автоматизированного формирования документов и обработки содержащейся в них информации, предусматривающий дополнительное разделение переменной информации в три категории и выделение в отдельный тип унифицированной переменной информации для привязки опорных слов к используемым формулировкам документа, сохраняемым в базе данных организации.
5. Предложена технология повышения защищенности слабоформализуемых документов, в том числе при их передаче по каналам связи при осуществлении информационного обмена организации с внешними адресатами.
Предложена технология сокращения объема передаваемого информационного пакета с одновременным снижением вероятности несанкционированного ознакомления с содержанием документа. Разработан метод формирования индексного документарного пакета в процессе создания документа, а не по окончании его создания.
6. Усовершенствованы методы организации хранения документов, на основе чего предложен подход к сокращению объемов документов, обеспечивающий снижение нагрузки на системы хранения информации организации. Разработана технология сохранения индексной последовательности, формируемой в процессе создания документа с помощью процедуры, внедренной в процесс создания документа.
7. Создан методический аппарат реализации процедур и систематизации информации экспертных обследований при построении системы формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза.
8. Предложен методологический подход к организации информационного обмена организации с использованием слабоформализуемых документов на основе разработанной унифицированной модели, распространяющей технологию лексикологического синтеза на межведомственный обмен документами. Разработанная модель учитывает стандартизованную категорийность данных при информационном обмене и предусматривает возможность расширения границ обмена документами в соответствии с требованиями Федеральной целевой программы Электронная Россия.
9. Усовершенствован методический аппарат оценки эффективности информатизации документационного обеспечения деятельности организации на основе сопоставительного анализа объемов информационных потоков.
Обосновано повышение эффективности процесса автоматизированного формирования слабоформализуемых документов благодаря увеличению объема данных, относящихся к категории унифицированной переменной информации. Показана возможность априорной оценки целесообразности использования разработанной технологии.
10. Осуществлена практическая апробация разработанных методических положений, моделей и алгоритмов. Показано, что разработанная методология и технологические способы формирования слабоформализуемых документов позволяют достигнуть существенного сокращения трудозатрат при документационном обеспечении деятельности организаций.
Внедрение результатов исследования в практическую деятельность, а также их использование при оказании консультационных услуг подтвердили научную обоснованность и практическую целесообразность разработанных методологических и методических рекомендаций. Результаты исследования использованы также при подготовке специалистов по документационному обеспечению, информационным системам в экономике и риск-менеджменту.
Основные публикации автора по теме диссертации По тематике диссертации опубликовано 89 работ объемом свыше 3п.л., из них лично автора более 180 п.л. В их числе два патента РФ на изобретения, пять свидетельств РФ об официальной регистрации программ для ЭВМ, восемь монографий, учебник и четыре учебных пособия, семь из которых изданы в издательствах, предусматривающих рецензирование (Воениздат, Финансы и статистика, ФОРУМ, Прогресс), 38 отчетов о научноисследовательских работах. Статьи опубликованы в периодических изданиях и сборниках научных трудов (в т.ч. из списка ВАК - 13). Основные из этих работ (44 наименования) представлены в библиографии к диссертации.
I. Изобретения 1. Черников Б.В. Способ автоматизированного лексикологического синтеза документов / Б.В. Черников. - Патент РФ № 2253893, 2005. - Бюл. № 16/05.
2. Черников Б.В. Способ автоматизированного формирования документов с защищенной информацией при передаче их по каналам связи / Б.В. Черников. - Патент РФ № 2331104, 2008. - Бюл. № 22/08.
3. Черников Б.В. Способ преобразования слабоформализуемых документов для минимизации их объема при хранении / Б.В. Черников. - Заявка на изобретение № 2009107880 с приоритетом от 05.03.2009.
II. Статьи в изданиях, рекомендованных ВАК Минобрнауки России для публикации результатов диссертации на соискание ученой степени доктора наук 4. Черников Б.В. Сокращение трудозатрат при формировании текстовых документов / Б.В. Черников // Военно-медицинский журнал, том СССХХI. - 2000. - № 1. - С. 80-82.
5. Черников Б.В. Автоматизация документооборота предприятия / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Служба кадров. - 2000. - № 4. - С. 47-54.
6. Черников Б.В. Новые технологии: создание и внедрение / Б.В. Черников // Служба кадров. - 2000. - №7. - С. 53-57.
7. Черников Б.В. Обработка результатов обследования предприятия / Б.В.
Черников // Служба кадров. - 2000. - №11. - С. 62-69.
8. Черников Б.В. Электронный архив / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Служба кадров. - 2002. - № 1. - С. 74-80.
9. Черников Б.В. Информационные технологии хранения документов / Б.В.
Черников, Л.А. Доронина // Управление персоналом. - 2002. - №2 (67). - С. 39-43.
10. Черников Б.В. От учетных функций - к корпоративной культуре / Б.В.
Черников // Служба кадров. - 2002. - № 9. - С. 60-63.
11. Черников Б.В. Электронная Россия и документооборот / Б.В. Черников // Служба кадров. - 2003. - № 11. - С. 49-54.
12. Черников Б.В. Электронное правительство / Б.В. Черников // Служба кадров. - 2005. - №7. - С. 62-13. Черников Б.В. Защита информации при передаче слабоформализуемых документов / Б.В. Черников // Безопасность информационных технологий. - 2009. - №3. - С. 131-140.
14. Черников Б.В. Технология хранения слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза / Б.В. Черников // Информатика и ее применения. - 2009. - Т.3, вып. 4. - С. 64-75.
15. Черников Б.В. Лексикологический синтез слабоформализуемых документов / Б.В. Черников // Информационные технологии и вычислительные системы. - 2009. - № 4. - С. 104-115.
16. Черников Б.В. Методология документационного обеспечения производственных процессов машиностроительного предприятия / Б.В. Черников // Вестник машиностроения. - 2010. - №1. - С.73-79.
III. Статьи в других изданиях 17. Черников Б.В. Использование принципа лексикологического синтеза при формировании отчетной документации кафедры вуза / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Сб. Кооперация на пороге ХХI века. - М.:
МУПК. - 1999. - С. 123-125.
18. Черников Б.В. Принцип лексикологического синтеза в технологии создания текстовых документов / Б.В. Черников // Секретарское дело. - 2000 - № 1. - С. 47-49.
19. Черников Б.В. Этапы разработки технологии автоматизированного формирования текстовых документов / Б.В. Черников // Делопроизводство. - 2000. - №2. - С. 45-47.
20. Черников Б.В. Совершенствование информационного обеспечения управленческой деятельности / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Мат. Межд.
конф. Актуальные проблемы управления. - М.: ГУУ, 2000. - 76-78.
21. Черников Б.В. Структурирование информационных потоков при создании текстовых документов / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Делопроизводство. - 2000. - № 1. - С. 44-46.
22. Черников Б.В. Предпроектный этап автоматизации документационного обеспечения управления / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Мат. VIII Межд. науч.-практ. конф. Документация в информационном обществе:
проблемы государственного регулирования ДОУ при переходе на электронные технологии. - М.: ВНИИДАД, 2001. - С. 52-54.
23. Черников Б.В. Документационное обеспечение обследования предприятия / Б.В. Черников // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 39-48.
24. Черников Б.В. Новые информационные технологии хранения документов в организации / Б.В. Черников, Л.А. Доронина // Делопроизводство.
Ц 2002. - №1. - С. 33-40.
25. Черников Б.В. Формирование электронного документа / Б.В. Черников // Служба кадров. - 2007. - № 11. - С. 97-102.
26. Черников Б.В. Системные аспекты создания слабоформализуемых документов на основе способа лексикологического синтеза / Б.В. Черников // Мат. Всеросс. межвуз. науч.-практ. конф. Актуальные проблемы информатизации. Развитие информационной инфраструктуры, технологий и систем. - М.: МИЭТ, 2007. - с. 29-35.
27. Черников Б.В. Лексикологический синтез - базис альтернативного способа защиты документов / Б.В. Черников // Сб. Эффективный документооборот в управлении бизнесом. VI конгресс Инфодокум-2008. - М.: Торгово-промышленная палата РФ. - 2008. - С. 108-114.
28. Черников Б.В. Защита информации при передаче слабоформализуемых документов по каналам связи / Б.В. Черников // Мат. Всеросс. межвуз.
науч.-практ. конф. Актуальные проблемы информатизации. Развитие информационной инфраструктуры, технологий и систем.Ц М.: МИЭТ, 2008. - с. 87-91.
29. Черников Б.В. Технология автоматизированного формирования слабоформализуемых документов / Б.В. Черников, А.М. Карминский // Сб. тр.
Третьей межд. конф. Управление развитием крупномасштабных систем MLSDТ2009. - М.: Ин-т системного анализа РАН. - С. 398-408.
IV. Монографии 30. Карминский А.М. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников;
под ред. А.М. Карминского. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 640 с.
31. Черников Б.В. Электронное правительство: от архитектуры к проектам, от проектов к реализации / Б.В. Черников, И.Н. Роденко. - М.: Прогресс, 2005. - 164 с.
32. Черников Б.В. Технологии подготовки документов на основе кибернетических методов / Б.В. Черников. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 208 с.
33. Черников Б.В. Управление качеством информационных систем в экономике / Б.В. Черников, В.В. Ильин; под ред. Б.В. Черникова. - М.: ИД Форум, 2009. - 240 с.
V. Свидетельства об официальной регистрации программ для ЭВМ 34. Черников Б.В. Формирование рациона питания / Б.В. Черников. - Свидетельство РФ об официальной регистрации программы № 2007613308, 2007. - Бюл. № 4/61.
35. Черников Б.В. Программа дежурной медицинской сестры стационарного лечебного отделения медицинского учреждения / Б.В. Черников. - Свидетельство РФ об официальной регистрации программы №2009612537, 2009. - Бюл. № 3/68.
36. Черников Б.В. Программа настройки сведений о стационарном лечебном отделении медицинского учреждения / Б.В. Черников. - Свидетельство РФ об официальной регистрации программы № 2009612536, 2009. - Бюл. № 3/68.
37. Черников Б.В. Формирование протокола эндоскопического осмотра / Б.В. Черников. - Свидетельство РФ об официальной регистрации программы № 2009612395, 2009. - Бюл. № 3/68.
38. Черников Б.В. Автоматизированное формирование организационнораспорядительных документов / Б.В. Черников. - Свидетельство РФ об официальной регистрации программы № 2009614475, 2009.
VI. Учебно-методические издания 39. Черников Б.В. Методология автоматизации документационного обеспечения управления / Б.В. Черников. - М.: ГУУ, 2002, 12 с.
40. Карминский А.М. Информационные системы в экономике / А.М. Карминский, Б.В. Черников.Ц М.: Финансы и статистика, 2006. - Ч. 1, 2. - 336 с., 240 с.
41. Черников Б.В. Информационные технологии управления / Б.В. Черников. - М.: ИД ФОРУМ, 2008. - 352 с.
Авторефераты по всем темам >>
Авторефераты по техническим специальностям