Книги, научные публикации
1 УПерсонал - КадрыФ - адаптивная функционально-развиваемая система информационной поддержки управления кадрами.
В.Н. Брыль, нач. отдела, к.т.н., Е.С.Кузин, главный научный сотрудник, д.т.н., профессор.
ОАО НИЦЭВТ.
1. Особенности современной постановки задачи управления кадрами.
За последнее десятилетие сложность задачи управления кадрами в больших и особенно многопрофильных и многофункциональных предприятиях и организациях значительно возросла. Это объясняется постоянным расширением функций, возлагаемых на кадровые службы, возрастанием степени разнообразия информации, которую приходится обрабатывать или, по крайней мере, учитывать, в кадровых службах, постоянным изменением требований как к содержанию этой информации, так и формам ее представления в различные инстанции.
Современные большие предприятия и организации представляют собой сложные целостные системы, изменения в одной части которых с необходимостью влекут изменения в других их частях, а взаимосвязи между их компонентами многонаправлены (от многих к многим) и опосредованы друг через друга. Задача управления кадрами в таких организациях с полным основанием может быть отнесена к классу информационно-сложных задач, сложность которых определяется в первую очередь не сложностью алгоритмов, используемых для их решения, а сложностью проблемной среды (ПС) - среды в которой они решаются [1].
Указанные обстоятельства усиливаются из-за наличия тесных взаимосвязей организаций друг с другом и разнообразием экономических отношений между ними. При этом и внутри одной организации существует такое же разнообразие отношений между организацией и ее сотрудниками (разные формы совместительства, почасовая работа, работы по договорам и т.п.), разнообразие источников финансирования и форм оплаты труда (даже в пределах одного подразделения) и т.д. Работа кадровых служб связана с необходимостью оперативной подготовки отчетов самой различной формы и содержания, как создаваемых для внутреннего использования, так и направляемых в различные инстанции, а также - в налоговые, пенсионные и др. органы. При всем этом должно обеспечиваться соблюдение трудового законодательства и поддерживаться значительный по объему документооборот, связанный с большим количеством и разнообразием приказов, требующих согласования и утверждения, которые должны готовить кадровые службы. Такие приказы могут иметь как регламентированное, так и достаточно произвольное содержание, относиться как к одному сотруднику или подразделению, так и к группам, включающим сотрудников разных подразделений.
Задача управления кадрами усложняется еще и тем, что развитие новых экономических отношений приводит ко все большей конкуренции в борьбе за квалифицированные кадры, что, в свою очередь, требует повышения качества индивидуальной работы с сотрудниками, хорошего знакомства с их предыдущей трудовой деятельностью, использования современных методов тестирования, организации повышения квалификации и т.п. Особенно большое разнообразие трудовой деятельности и форм ее учета существует в различных многопрофильных организациях, например, в вузах и других организациях, связанных с обучением, в которых сосуществуют такие тесно взаимодействующие, но специфические группы людей, обслуживаемых кадровыми службами, как студенты, профессорско преподавательский состав, научные работники, административные сотрудники, рабочие и т.д. В общем случае, для каждой из этих групп, вплоть до отдельных сотрудников, могут требоваться свои индивидуальные формы кадрового учета.
Анализ проблемы управления кадрами показывает, что современные требования к ее решению, особенно в многопрофильных, многофункциональных организациях, определяются такими принципиально важными особенностями задачи управления, как:
- большое количество и разнообразие функций, которые должны выполнять кадровые службы, и постоянный рост их числа и разнообразия;
- большой объем обрабатываемой информации и высокие требования к оперативности ее обработки;
- необходимость учета сложных взаимосвязей, существующих как между личностями, так и подразделениями внутри одной организации, и взаимоотношений, существующих между самими организациями;
- значительные различия в требованиях к кадровым службам, существующие как в различных организациях в зависимости от их профиля, подчиненности и т.п., так и внутри одной организации, в зависимости от принадлежности сотрудников к той или иной специфической группе;
- постоянные изменения, происходящие в ПС, а также изменения требований как к информации, которая должна храниться и обрабатываться в кадровых службах, так и к информации, которую кадровые службы должны предоставлять руководству и в различные организации;
- необходимость хранения истории кадровых действий как по сотрудникам, так и подразделениям в течение длительного периода времени.
Необходимость анализа изменения во времени различных кадровых показателей;
- высокая текучесть кадрового состава, вызванная новыми экономическими отношениями, широкое распространение различных форм совместительства и оплаты труда.
Из всего вышесказанного вытекает не только естественный и общепризнанный вывод о необходимости автоматизации решения задачи управления кадрами, но и вывод о необходимости разработки нового класса автоматизированных систем управления кадрами (в дальнейшем, кадровых систем - КС), структура и внутренняя организация которых должна наиболее адекватно учитывать вышеперечисленные особенности современной постановки задачи управления кадрами.
В отличие от широко распространенных кадровых систем, имеющих достаточно жесткую структуру и плохо приспособленных к постоянным и, главное, непредусматриваемым заранее, расширениям и изменениям требований, КС нового класса должны иметь гибкую, легко перестраиваемую организацию, легко адаптироваться к требованиям конкретного заказчика и их изменениям, возникающим в процессе эксплуатации системы, и, самое главное, обеспечивать возможность постоянного (в том числе и непредвиденного) расширения функций в течение жизненного цикла системы. Кадровая система нового класса должна обеспечивать не только многообразие форм представления и хранения информации об отдельных сотрудниках, но и возможность ввода любых новых форм и/или изменения уже ранее введенных. Аналогичным образом КС нового класса должна не только поддерживать существующий на предприятии документооборот (в части кадровой документации), но и обеспечивать возможность его постоянного изменения: введения новых форм документов, правил их согласования и утверждения, требований к их хранению и т.д. При всем этом КС должна быть проста в эксплуатации, обеспечивать непосредственное взаимодействие с конечным пользователем без участия программистов (одно из важнейших требований), а также возможность внесения широкого спектра изменений непосредственно самим пользователем, без участия разработчиков системы.
Аналогичные требования возникают не только при решении задачи управления кадрами, но и при осуществлении информационной поддержки ряда близких по структуре и постановке задач, связанных с многофункциональной обработкой больших объемов индивидуализированной, многосвязной и, главное, постоянно меняющейся информацией. В качестве примеров таких задач могут быть названы:
- информационное обеспечение коллективных органов федерального и регионального уровней, общественных организаций и различных фондов, требующих ведения индивидуализированной информации о связанном с ними персонале;
- создание интегральных баз знаний об организациях и личностях, связанных общей деятельностью в бизнесе, промышленности, общественных структурах, политике и т.п.;
- информационное обеспечение муниципальных органов различного уровня;
- учет и анализ информации о разнообразной деятельности учащихся и профессорско-преподавательского состава в различных учебных учреждениях;
- учет и анализ информации о больных и медицинском персонале в различных лечебных учреждениях;
- информационное обеспечение деятельности военкоматов;
- ведение индивидуализированной информации (досье), связанной с террористической и другой криминальной деятельностью, предназначенной для выявления отдельных личностей и групп личностей, которые могут быть причастны к конкретным преступлениям;
Кроме названных примеров, возможны и другие применения таких систем, связанные с различными видами деятельности, осуществляемой в сложной изменчивой ПС и требующей ведения индивидуализированной информацией (досье) о личностях, объектах, событиях и т.п.
Для решения задач подобного вида была разработана информационная система УПерсонаФ, достаточно легко модифицируемая к вышеперечисленным применениям, в том числе и к решению задачи управления кадрами. Все модификации осуществляются практически без перестройки базовой структуры системы, в основном путем изменения состава вводимых знаний и состава процедур, обрабатывающих эти знания.
В последующих разделах статьи приводятся описание структуры базовой системы УПерсонаФ и описание функций, выполняемых построенной на ее базе системой УПерсонал - КадрыФ - модификацией системы УПерсонаФ, ориентированной на информационную поддержку кадровых служб.
2. Функциональная схема системы УПерсонаФ.
Функциональная схема системы УПерсонаФ приведена на рис. 1.
Принципиальными особенностями системы УПерсонаФ являются полное разделение и взаимная независимость алгоритмических знаний (программной части) и знаний о проблемной среде, а также моделецентрическая организация системы в целом. Информация о ПС (модель ПС) содержится в базе знаний (БЗ) системы, образуя единое информационное поле, целостность и непротиворечивость которого поддерживается специальными механизмами, независимыми от конкретных задач, решаемых в рамках этого поля. Алгоритмические знания представлены в виде совокупности отдельных модулей (подпрограмм), каждый из которых выполняет в составе системы определенную функцию, независимую от функций, выполняемых другими модулями. Модули взаимодействуют друг с другом только путем обмена информацией через базу знаний. Независимость модулей друг от друга и от БЗ обеспечивает возможность расширения и изменения состава выполняемых функций, а также - независимого внесения изменений в одни модули без изменения других.
Это делает систему хорошо обозримой, облегчает ее проектирование, упрощает выявление и устранение ошибок и, самое главное, делает систему легко развиваемой и приспосабливаемой к любому применению.
Взаимонезависимость программных модулей позволяет использовать при их разработке любые языки программирования при условии их согласования с БЗ по интерпретации данных. В системе УПерсонаФ в качестве инструментальных языков написания программ используются: C, C++ и JAVA.
Организация информации о проблемной среде, содержащейся в базе знаний, также направлена на максимальную независимость отдельных единиц информации друг от друга. БЗ организована как совокупность отдельных декларативных высказываний. Каждое высказывание самодостаточно (семантически полно), вследствие чего оно может обрабатываться независимо от других высказываний, а его содержание одинаково интерпретируется любыми программами, разрабатываемыми в рамках системы. Хранение знаний в виде семантически полных информационных единиц позволяет системе самостоятельно извлекать из БЗ информацию, ориентируясь только на ее содержание, указываемое в запросе пользователя.
Высказывания не объединены в какие-либо жесткие структуры (типа таблиц в базах данных) и потому могут независимо добавляться в БЗ или исключаться из нее, подобно добавлению отдельных фраз в текст книги или их исключению из текста, что резко упрощает (в том числе по сравнению с базой данных) как процесс проектирования БЗ, так и процесс внесения в нее изменений, делая его доступным для пользователя.
Высказывания в БЗ представляются на специальном языке описания знаний (ЯОЗ), обладающим высокими выразительными возможностями, значительно превосходящими возможности других аналогичных языков, а тем более языков описания данных в базах данных. ЯОЗ обеспечивает выражение практически любых смысловых аспектов, позволяет описывать сложные информационные структуры и широко использовать обобщения любого уровня.
Взаимодействие системы УПерсонаФ (в том числе ее модификации - системы УПерсонал-КадрыФ) с конечным пользователем осуществляется через интеллектуальные интерфейсы, обеспечивающие для пользователя возможность общения с системой без помощи программистов, даже при формулировании сложных, заранее непредусмотренных запросов.
Пользователь может запрашивать любую, содержащуюся в системе информацию, а также самостоятельно, в рамках своей компетенции, без помощи разработчиков вводить в систему новые понятия и термины.
В системе используется два вида интерфейсов: универсальный, позволяющий формировать сложные, практически произвольные, запросы, и специализированные - ориентированные на ускоренную обработку более простых видов запросов. Специализированные интерфейсы генерируются на базе универсального интерфейса путем относительно несложной адаптации последнего. Для упрощения работы в системе обеспечивается ее интеграция с текстовыми процессорами и электронными таблицами, такими, как MS WORD и MS EXCEL, что дает возможность использования их средств наряду с собственными средствами системы УПерсонаФ. Предусмотрена также возможность интеграции системы УПерсонаФ с другими системами.
Хранение и ведение информации в базе знаний поддерживается системными механизмами, обеспечивающими целостность и непротиворечивость информации, работу с информацией, относящейся к разным периодам времени, работу с различными обобщениями, логические операции и т.п. Их характерной особенностью является УуниверсальностьФ - независимость от вида решаемых задач и предметных областей, что позволяет не только расширять состав выполняемой системой функций, но и относительно просто создавать любые ее модификации без изменения базовой структуры системы и работы ее основных алгоритмов, путем ее дополнения соответствующими проблемно-ориентированными программами, заполнением информацией о соответствующей проблемной среде и адаптацией интерфейсной части к конкретному применению.
Система УПерсонаФ создавалась на базе методов и средств ФОП- технологии - оригинальной информационной технологии функционально ориентированного проектирования прикладных программных систем разработанной в ОАО НИЦЭВТ, что и обеспечило возможность достижения пользовательских характеристик, отвечающих изложенным выше требованиям. Подробное изложение основных концепций ФОП - технологии, а также описание ее методов и средств (в том числе языка описания знаний), использованных при создании системы УПерсонаФ содержится в [1,2].
3. Функции системы УПерсонал-КадрыФ.
Система УПерсонал-КадрыФ (версия 4.1) обладает мощной функциональностью, охватывающей все аспекты деятельности кадровых служб и, главное, развиваемой в соответствии с новыми потребностями пользователей.
В системе хранится разнообразная информация об объектах.
Принципиально, в качестве объектов могут выступать любые сущности ПС, информация о которых может представлять интерес для пользователя КС и вследствие этого должна храниться в БЗ. Последняя версия системы осуществляет хранение и обработку информации о трех видах объектов:
УсотрудникиФ, УподразделенияФ, УдокументыФ. Эти виды объектов рассматриваются в системе как базовые, т.е. объекты, о которых обычно запрашивается информация и вокруг которых группируется вся остальная информация. Помимо базовых объектов в системе используются вспомогательные объекты, каждый из которых представляет для пользователя интерес только в совокупности с тем или иным базовым объектом (например, вспомогательный объект Уштатное расписаниеФ, рассматриваемый только в связи с конкретным подразделением).
По желанию пользователя число видов объектов (в том числе и базовых) может расширяться (например, могут быть введены объекты УпомещениеФ, УсобытиеФ и т.п.). Введение новых видов объектов осуществляется разработчиками системы и может проводиться как в процессе создания системы, так и при ее сопровождении. Введение новых объектов, принадлежащих к уже поддерживаемому системой виду, может осуществляться непосредственно пользователями, работающими с системой.
Каждый объект может иметь свое индивидуальное описание.
Описание объекта формируется как совокупность его характеристик по выбранным для этой цели параметрам. Так, например, объект УсотрудникФ в текущей версии характеризуется по таким параметрам, как Упаспортные данныеФ, УвозрастФ, УфотографияФ, УстажФ, УобразованиеФ и т.д. (всего более пятидесяти параметров), УдокументФ - по параметрам: Увид документаФ, УнаименованиеФ, УтекстФ, УрегистрацияФ и т.п. (около двух десятков параметров), УподразделениеФ - по параметрам: Увид подразделенияФ, УчисленностьФ и т.д. (более десятка характеристик). Число параметров, которые могут использоваться для характеристики объектов того или иного вида, неограничено. При этом для конкретного объекта может создаваться либо свое индивидуализированное описание, с индивидуальным выбором состава параметров, либо формироваться описания групп объектов с характеристикой всех объектов, входящих в группу, по одним и тем же параметрам. Описания объектов, как индивидуальные, так и групповые, формируются непосредственно пользователями системы в процессе ее эксплуатации.
Кроме характеристики объекта по значениям параметров, описание объекта может осуществляться указанием его отношений с другими объектами (например, Увхождение подразделения в другое подразделениеФ, Уподчиненность подразделения определенному начальникуФ и т.п.).
Возможности системы позволяют в случае необходимости создавать описания, имеющие многосвязную структуру, а также описания, включающие понятия разного уровня обобщения (например, Уинженер II категорииФ, УинженерФ, УсотрудникФ).
Над знаниями, содержащимися в БЗ, программы системы могут осуществлять множество различных операций. Каждая операция - это совокупность осуществляемых программой действий, либо выбирающих из БЗ и представляющих в соответствующей форме затребованную пользователем информацию, либо вводящих новый объект, либо формирующих новые описания уже введенных объектов. В системе имеется большое число вспомогательных операций, поддерживающих и упрощающих проведение основных операций.
Совокупности операций, объединенные в отдельные программы (программные модули) позволяют выполнять различные кадровые функции.
В соответствии с описанной выше организацией системы (независимостью программных модулей) состав функций может постоянно расширяться по сравнению с текущей версией, как в процессе создания версии системы для конкретного заказчика, так и в процессе эксплуатации системы у пользователя. Текущая версия системы (версия 4.1) обеспечивает выполнение большого числа разнообразных функций, главными из которых являются:
- ведение досье (личных карточек) сотрудников и подразделений, в которых содержится вся нужная информация о соответствующих объектах.
Структура карточек настраивается по желанию пользователя;
- автоматический расчет необходимых параметров в карточках сотрудников и подразделений (возраст, все виды стажа, текущее место работы сотрудника, численность подразделения и т.п.);
- ведение историй назначений, перемещений, отпусков, командировок и больничных листов для каждого сотрудника;
- формирование прогнозируемых изменений по сотрудникам:
предполагаемое оформление пенсии (в том числе и льготной), снятие с воинского учета по возрасту, достижение определенного возраста, планирование предполагаемых повышений (роста карьеры) и т.д.;
- хранение фотографических изображений сотрудников в электронной карточке;
- ведение информации о подразделениях с описанием структур подразделений с неограниченной вложенностью;
- ведение штатного расписания подразделения с поддержкой различных видов совмещений. Операции по штатному расписанию (рабочему и планируемому) обеспечивают его формирование и изменение с возможностью отслеживания сотрудников по штатным позициям;
- поддержка операций с различными срезами по времени с обеспечением неограниченно долгого хранения информации об уволенных сотрудниках и ликвидированных подразделениях;
- оформление, хранение и печать кадровых документов в формах, принятых на предприятии, а также в соответствии с унифицированными формами и другими нормативными актами о ведении кадровой документации и т.п.;
- подготовка и проводка приказов по кадровым операциям, связанным с приемом на работу, перемещением и увольнением сотрудников, изменением паспортных данных, направлением в командировку и отпуска, начислением оплаты труда, созданием и ликвидацией подразделений и т.п.
Поддерживается возможность включения в приказ любых кадровых формулировок и в любом количестве. В одном кадровом приказе одновременно могут находиться указания на разнотипные кадровые операции. При регистрации такого документа происходит автоматическое разнесение информации по всем необходимым описаниям. Осуществляется интеллектуальная печать приказа с автоматической генерацией соответствующих текстовых формулировок, и необходимыми морфологическими изменениями словоформ;
- закрытие документации за любой период и создание архива документов. Поддержка возможности регистрации документа в любой период;
- печать документов в соответствии с нормативами (T1, T1a, T2, T3, T4, T5, T5a, T6, T60, T61, T6a, T7, T8, T8a, T9, T10, T10a, TD) и в произвольной форме. Все документы создаются в формате MS Word, что позволяет корректировать документы перед печатью с помощью MS Word;
- формирование большого числа различных отчетов (в том числе и сложных) на основании информации о сотруднике из личной карточки с учетом всех изменений на текущую дату, а также на любую дату, заданную пользователем;
- формирование разнообразных отчетов по подразделениям на основании информации о подразделениях, с учетом всех изменений на текущую дату, а также на любую дату, заданную пользователем;
- формирование различных видов отчетов на основании информации, содержащейся в документах, как в текущих, так и в архивных. Все отчеты формируются в виде таблиц, с возможностью их последующего редактирования и вывода на печать. Обеспечивается возможность экспорта в Excel;
- обработка различных видов запросов (по сотрудникам, подразделениям, документам и др.). В системе существует большое количество шаблонов стереотипных запросов по всем аспектам кадровой деятельности. Дополнительно для пользователя обеспечивается возможность самостоятельного, без помощи программиста, формирования произвольных запросов. Это дает возможность извлечения любой, имеющейся в БЗ информации. Формирование произвольных запросов не требует специальных знаний и может осуществляться пользователями с минимальной подготовкой;
- формирование результатов различных статистических обработок и их выдача в виде различных диаграмм и графиков;
- автоматическая печать справок с места работы для работающих и уволенных сотрудников;
- создание архивных копий системы;
- осуществление различных служебных операций по настройке и конфигурированию системы, ее администрированию и обслуживанию;
- осуществление сервисных операций, позволяющих получить дополнительную информацию для проведения кадровых операций.
(Примеры сервисных операций: УОбщероссийский классификатор адресовФ, УКалькулятор датФ, УКалендарьФ, УДвижение персоналаФ и т.п.).
Взаимодействие пользователя с системой УПерсонал-КадрыФ при проведении операций, обеспечивающих выполнение кадровых функций, осуществляется через универсальный интерфейс пользователя (рис. 2).
Заключение.
Система УПерсонал-КадрыФ была разработана в конце 90-х годов и тогда же введена в эксплуатацию в двух НИИ. В течение ряда последующих лет в нее, в соответствии с изменяющимися требованиями, был внесен ряд изменений и усовершенствований и значительно расширен состав выполняемых ею функций. В 2004 г. была внедрена в крупном московском вузе версия системы, ориентированная на использование в учебных заведениях. В настоящее время создаются новые версии системы, все в большей степени учитывающие возможные требования пользователей и упрощающие их взаимодействие с системой.
Литература.
1. Е.С.Кузин. Представление знаний и решение информационно-сложных задач в компьютерных системах.
Приложение к журналу УИнформационные технологииФ, №4, 2004 г.,
2. Е.С. Кузин, В.Н.Брыль. Базовая система представления знаний о проблемной среде. УИнформационные технологииФ, №1, 1996 г.