Современные требования к профессии секретаря С.А. Бирюкова, выпускница РГГУ, Л.М. Вялова, доц. РГГУ В последние годы в нашей стране резко вырос спрос на квалифицированных секретарей.

Это в первую очередь связано с возникновением большого количества коммерческих структур.

Следует подчеркнуть, что на Западе профессия "секретарь" очень высоко ценится, потому что в ней видят не служащего, выполняющего технические операции, а высокопрофессионального по мощника руководителя, который в нужный момент поддержит и поможет. В современной России тоже возникла потребность именно в таких специалистах. Брать на должность секретаря безра ботных родственников, старых школьных подруг, не имеющих представления об основах делопро изводства, значит, обеспечить своей фирме полный финансовый крах, поражение в борьбе с кон курентами, несостоятельность как организации-лидера. Сегодня требуется секретарь, способный стать опорой и доверенным лицом руководителя, секретарь, который, помимо отличного знания правил работы с документами, основ делопроизводства, смог бы разбираться в основных направ лениях деятельности фирмы, был способен обеспечить всестороннее обслуживание руководителя и освободить его рабочее время от выполнения различных технических операций и подготови тельных стадий важных мероприятий.

Многие руководители требуют, чтобы секретарь имел как минимум высшее образование. Но для полноценной работы секретарю необходимо не просто высшее, а высшее профессиональное образование. К основным знаниям и навыкам секретаря следует отнести знание делопроизводст ва, умение организовать работу с документами, умение вести бездокументное обслуживание руко водителя, которое состоит из организации приема посетителей, проведении телефонных перего воров, подготовки командировок, сбора и реферировании информации, организации презентаций, подготовки и проведения совещаний, а также из планирования рабочего дня руководителя. Все это современный секретарь должен безукоризненно знать и безошибочно применять на практике.

Кроме того, большинство руководителей хотят иметь компьютерно грамотного секретаря, специа листа, умеющего работать с самыми современными компьютерными программами. Секретарь должен уметь пользоваться в работе факсом, копировальной техникой, телексом, средствами ор ганизационной техники. К основным навыкам, обязательно присутствующим у секретаря, следует отнести умение печатать. Если стенографию обычно знают только профессиональные секретари стенографистки, умение печатать на компьютере необходимо в работе каждого секретаря. Еще одним важным требованием к профессиональному секретарю, которое диктует нам современное экономическое общество, является знание иностранного языка. Сегодня самым распространен ным языком делового общения считается английский, без знания которого во многих фирмах, ор ганизациях, корпорациях работа немыслима. Желательно знание второго иностранного языка, но к обязательным требованиям оно, как правило, не относится.

Престиж профессии секретаря резко возрос, что объясняется увеличением спроса на таких специалистов. Одновременно с этим во много раз выросли требования, предъявляемые к секре тарю. Если в советское время умения печатать на пишущей машинке и готовить кофе было доста точно для ведения всей секретарской работы в учреждении, то сегодня к секретарю предъявляют ся самые высокие требования. Просто прийти с улицы и устроиться на работу невозможно. Не обходимо получить специальное образование, которое дается на курсах или в вузах. В зависимо сти от типа секретаря к нему предъявляются различные требования. Прежде всего это требования к образованию. Секретарь маленького структурного подразделения, секретарь-машинистка или секретарь-стенографистка могут иметь начальное профессиональное или среднее общее образо вание, но с обязательным прохождением специальной подготовки, которую обычно дают на курсах секретарей-референтов. Такие курсы длятся 2-3 месяца, и в течение этого времени учащихся обу чают основам секретарской работы: правилам оформления документов, порядку движения доку ментов в организации, основам работы на компьютере, знанию оргтехники, служебному этикету и др. Но весь материал преподается в очень сжатом объеме, т.к. все знания за такой короткий срок дать невозможно.

Секретарь руководителя должен иметь высшее образование. В течение 5 лет он обучается в вузе, где, помимо общего гуманитарного образования, получает специальные знания и умения во всех областях документационного обеспечения управления и сферах деятельности, причастных к ним. Лидером среди вузов, в которых можно получить специальность "Документоведение и доку ментационное обеспечение управления", безусловно, является Историко-архивный институт РГГУ.

Одним из первых открыв в нашей стране в 1964 г. факультет государственного делопроизводства, в 1999 г. переименованный в факультет документоведения, он остается ведущим в области пре подавания и обучения секретарей и на сегодняшний день. Помимо обязательного высшего обра зования, к секретарю предъявляется и ряд других требований, соответствовать которым можно научиться только в вузе. Знание делопроизводства, умение вести документное и бездокументное обслуживание руководителя, умение работать на компьютере, обращаться с оргтехникой и многое другое Ч все это в полном объеме изучается в институтах, имеющих соответствующие факульте ты.

Все вышесказанное характеризует профессию секретаря в целом. Однако следует знать, что существует несколько типов секретарей, которые различаются должностными обязанностями, уровнем подготовки и профессионального образования, требованиями руководителей, предъяв ляемых к ним. К самым простым служащим относят машинисток и стенографисток, которые зани маются печатанием текстов и стенографированием документов. На ступеньке выше находятся секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка. Их функции, во многом сходные, заключаются в техническом обслуживании руководителя. На одной ступени с ними, но несколько обособленно стоит секретарь незрячего специалиста. Самый высокопрофессиональный тип секретаря Ч это секретарь руководителя, который занимается организационно-техническим и информационно документационным обслуживанием руководителя.

Весь секретарский состав вместе с должностными обязанностями, профессиональными зна ниями и квалификационными требованиями закреплен в Квалификационном справочнике должно стей служащих, который является одним из основных документов, регламентирующих трудовую деятельность работников. В этом документе приведен перечень должностных обязанностей секре таря-машинистки, секретаря-стенографистки, секретаря незрячего специалиста и секретаря руко водителя.

Рассмотрим первую ступеньку профессии секретаря. На ней находится профессия секрета ря-машинистки, на которую возложены самые простые обязанности и к которой предъявляются самые низкие квалификационные требования.

Секретарь-машинистка может иметь начальное профессиональное образование без стажа работы по специальности- либо среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, также без опыта работы.

Она выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию руководителя пред приятия или его подразделения: получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые со общения и доводит до сведения руководителя их содержание, осуществляет работу по подготовке и проведению совещаний и заседаний, проводимых руководителем, оформляет протоколы сове щаний;

обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам: телекс, факс, теле факс и т.п.;

печатает по указанию руководителя различные материалы, ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематиза цию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения ру ководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль, принимает документы на подпись руководителю, организует прием посетителей, со действует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в со ответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, в установленные сроки сдает в архив;

подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, ко пирует документы на персональном ксероксе.

Функции, выполняемые секретарем-машинисткой и секретарем-стенографисткой, во многом схожи. Основное отличие заключается в способе закрепления текста на бумаге: секретарь машинистка печатает его, а секретарь-стенографистка, кроме того, стенографирует. Но, помимо этого, от секретаря-стенографистки требуется еще знание вычислительной техники, так как в ее должностные обязанности входит сбор, отборка и представление информации.

Одной из категорий секретарей является секретарь незрячего специалиста. Это доста точно редкая профессия. В специальной литературе о ней почти не говорится, и тем не менее в квалификационном справочнике должностей служащих такая профессия представлена. Рас смотрим подробнее требования к квалификации и должностные обязанности секретаря незрячего специалиста.

Специфика данной профессии, секретаря незрячего специалиста, определяет требования, предъявляемые к ней. Прежде всего, это среднее профессиональное образование и обязательно специальная подготовка. В этом случае можно без опыта работы. Или начальное профессиональ ное образование, но при этом необходим 3-летний стаж работы по специальности.

Профессиональные обязанности секретаря незрячего специалиста включают: чтение вслух незрячему специалисту или запись информации на магнитофон, печать информации рельефно точеным шрифтом Брайля, переписывание от руки или печатание диктуемого незрячим работни ком текста. Под его руководством секретарь чертит схемы, таблицы, изготовляет макеты, пособия элементарной сложности;

переносит информацию на машинные носители и обратно, системати зирует литературу, нормативно-справочную картотеку в личной библиотеке, делает обзор перио дических изданий, просматривает служебную почту, адресованную незрячему специалисту, и зна комит его с ее содержанием;

заполняет по его указанию служебную и иную документацию. В про цессе занятий, проводимых незрячим специалистом, чертит на доске или демонстрирует иным способом по его указанию схемы, таблицы, использует технические средства обучения, информи рует о проводимых на предприятии мероприятиях, в которых участие незрячего специалиста необ ходимо или желательно, знакомит незрячего специалиста с приказами, распоряжениями, объясне ниями;

сопровождает в служебных командировках, выполняет иные технические функции по обес печению и обслуживанию работы незрячего специалиста.

Профессия секретаря незрячего специалиста является самой сложной и специфичной. Без специальной подготовки работать таким секретарем невозможно, требуется множество знаний и умений для квалифицированного выполнения должностных обязанностей секретаря незрячего специалиста.

На высшей ступени иерархии секретарей находится секретарь руководителя.

К этой должности предъявляются самые высокие квалификационные требования, а именно:

работник, занимающий эту должность, должен получить высшее профессиональное образование либо среднее профессиональное образование, но проработать по специальности не менее 2 лет.

Секретарь руководителя осуществляет все виды работ по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя - от приема посту пающей на имя руководителя корреспонденции до сдачи документов в архив;

подготавливает до кументы и материалы, необходимые для работы руководителя, проверяет правильность оформ ления подготовленных проектов документов, обеспечивает качественное их редактирование;

по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы на пись ма, выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор материалов, оповещение уча стников о времени и месте проведения, повестка дня, их регистрация), ведет и оформляет прото колы заседаний и совещаний, осуществляет контроль за исполнением распорядительных доку ментов и выполнением устных поручений руководителя, создает условия, способствующие эф фективной работе руководителя, свободно владеет компьютером, организует и ведет базы дан ных.

Изучение квалификационных характеристик секретарей, представленных в Квалификацион ном справочнике должностей служащих, изданного в 1999 г., позволяет высказать предположение о несоответствии размещения должности секретаря руководителя в разделе технических исполни телей, т.к. требования к квалификации секретаря руководителя, установленные в этом документе, соответствуют второй категории Ч категории специалистов. В Справочнике служащие подразде ляются на 3 категории в зависимости от характера выполняемых работ. Деятельность руководите лей носит организационно-административный характер, специалистов Ч аналитика конструктивный, а технических исполнителей Ч информационно-технический. Учитывая высокие требования, предъявляемые к профессии секретаря руководителя, многообразие знаний и уме ний, необходимых в работе, а также то, что секретарь руководителя осуществляет сбор и обработ ку информации в процессе подготовки решения, редактирует проекты документов, сам составляет документы, данную должность необходимо отнести ко второму разделу специалистов, т.к. такая функция обладает аналитическим свойством.

Следует также, на наш взгляд, на должность секретаря руководителя принимать лиц только с высшим образованием.

Кроме этого, Квалификационный справочник имеет серьезную недоработку, т.к. в перечень должностей не включена профессия секретаря-референта. На должность секретаря-референта принимаются высококвалифицированные специалисты, одной из основных функций которых явля ется сбор и реферирование информации, составления отчетов, подготовка докладов. В настоящее время во многих организациях существует такая должность в штатном расписании, но почему-то в официальный список должностей служащих такая профессия не включена.

Учитывая, что основным условием, предъявляемым на практике секретарю-референту, яв ляется знание иностранных языков, в квалификационные требования к этому типу секретарей следует включить:

Х знание иностранного языка (одного или более);

Х ведение деловой переписки на иностранном языке;

Х аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с задачами фирмы;

Х ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод.

Литература 1. Квалификационный справочник должностей служащих. - М., 1999.

2. Вялова Л.М. Как стать секретарем-профессионалом // Секретарское дело. 1998. № 1. С.

94-97.

3. Кузнецова Т.В. Место и значение секретаря в структуре управления // Секретарское дело.

1998. № 2. С. 4-8.

4. Кузнецова Т.В. Новые квалификационные характеристики секретарей // Секретарское де ло. 1999. № 3. С. 3 - 6.

5. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: ЗАО ""Бизнес-школа "'Интел-Синтез"'. Изд. 3-е, испр., 1999. 288 с.

6. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело.

1998. № 2. С. 30-33.

7. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта: рекомендации по составле нию // Секретарское дело. 1997. № 4. С. 19-24.

8. Санкина Л.В. Специальность - секретарь // Секретарское дело. 1998. № 2. С. 102-106.

ежеквартальный журнал СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО Учредитель: ЗАО "Бизнес-Школа "Интел-Синтез" Главный редактор Кузнецова Татьяна Вячеславовна    Книги, научные публикации