Предисловие к русскому изданию Основное отличие отечественного российского делопроизводства от западного - это его гораздо большая регламентация. Поэтому некоторые вопросы, поставленные М. Саттоном в своей

книге, давно нашли отражение в реалиях жизни российских предприятий и организаций. Например, у наших специалистов по делопроизводству и управленческих работников не вызывает затруднения определение терминов документ, луправление документацией и т.д. В силу исторических особенностей эти термины определены в нормативных документах российской системы стандартов.

На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей: обеспечение юридической силы документа, закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного хранения и последующего использования документов, а также создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Таким образом, в отличие от западных стран, где система документооборота достаточно слабо регламентирована, в России существуют государственные стандарты на основные понятия и процессы управления документами. Тем более приятно, что при независимом анализе М. Саттон приходит практически к той же системе описания процесса управления документами, что заложена и в российских стандартах. Это делает возможным использование данной монографии на российских предприятиях для улучшения делопроизводственных и управленческих процессов. Мало того, при более подробном рассмотрении материала, изложенного в книге, выясняется очень странная, но приятная вещь: предлагаемая методика почти полностью укладывается в стандарты серии 34 на разработку Автоматизированных информационных систем, что делает эту книгу еще более актуальной для российских предприятий.

За три года, прошедших после выхода книги, в информационных технологиях произошли большие перемены, которые, естественно, не нашли своего отражения в данной монографии. Кроме того, в данной работе достаточно слабо раскрыты современные методы анализа бизнес-процессов предприятия, которые позволяют провести его реструктуризацию и оптимизацию его работы.

Приступать к созданию системы управления документацией предприятия целесообразно после проведения всестороннего анализа его деятельности, имея на руках объективные показатели ее работы, такие как полные схемы документопотока, списки ролей, задач по управлению документацией.

Но все это касается технологий реализации системы, которая является для данной книги вторичной, ибо главная цель данной монографии - дать общие методологические подходы к построению комплексной системы управления документацией предприятия, которые не зависят ни от применяемых технологий, ни от используемых при их реализаций средств и методов анализа управленческих процессов.

Таким образом, одной из сильных сторон данной книги является её вневременность, т.е.

независимость от применяемых программных средств и методов выполнения конкретных работ.

Данная работа прежде всего посвящена анализу задач и функций системы управления документацией предприятия и организации процесса работы по созданию таких систем. И, пожалуй, это первая книга, рассматривающая данную проблему с этой стороны. Причем, подход автора отличается всесторонним охватом проблемы (начиная от анализа возможных рисков при реализации проекта в гл. 2 и кончая проблемами создания эксплуатационной документации и обучения эксплуатационного персонала в гл. 9).

Особую ценность данная книга представляет для управленческого персонала, в функции которого входят вопросы организации процессов управления документами и их автоматизация. Именно этой категории читателей посвящены гл. 3, 10 и 11. В то же время для специалистов служб документационного обеспечения управления будут интересны гл. 3-6;

а главы 2, 6-11 безусловно привлекут внимание сотрудников IT служб предприятий. Именно эта многоплановость и делает книгу очень интересной для специалистов практически любого уровня, связанных с процессами организации документооборота и автоматизации процессов документооборота. И, как следствие, эта книга может заложить основу для создания рабочего коллектива из сотрудников разного уровня, говорящих на одном языке и решающих одну общую и очень нелегкую задачу - создание системы управления документацией предприятия. И в этом самая большая польза от этой книги, т.к. нет ничего более трудного, чем объединить коллектив людей в работе единой целью и единым подходом.

Таким образом, отдавая должное необходимости поддержания российских традиций делопроизводства со стороны информационных систем, обеспечивающих учет и управление документами предприятия, необходимо с другой стороны обеспечить должный технологический уровень данных систем, принятый в ведущих мировых компаниях. Последнее особенно важно для крупных российских предприятий, повсеместно переходящих сегодня от управленческого хаоса, вызванного размытой на ранних этапах становления бизнеса структуры собственности, к формальным управленческим моделям, регулярному менеджменту, поддержке международных стандартов качества и повышению эффективности предприятий.

Управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью предприятия на рынке. Электронная форма представления дает совершенно новые возможности для менеджмента компании и сотрудников, связанных с созданием, распространением и поиском знаний, которые содержатся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, создающихся в различных функциональных подразделениях предприятия на различных этапах жизненного цикла продукции.

Сегодня, обобщая опыт последних десяти лет активного внедрения электронной формы документа в повседневную управленческую практику, можно предложить набор обязательных функциональных и технических требований к современным системам управления электронными документами, известным на западе под более общим понятием систем управления знаниями, документами и бизнес-процессами, что на наш взгляд гораздо более точно передает содержательную сущность и конечную цель автоматизации документооборота и хранения документов.

ПОДДЕРЖКА РАЗЛИЧНЫХ ФОРМАТОВ ДАННЫХ Современные системы способны хранить и отображать более 200 различных наиболее распространенных в мире графических и текстовых форматов данных, поддерживать перевод форматов из этого многообразного количества в универсальные форматы, такие как PDF или HTML, в том числе и автоматически, хранить в виде различных версий представления документа в исходном формате и универсальных форматах для использования в целях удобства одних из них как электронных подлинников, а других - для возможностей корректировки документа в целях создания очередной версии.

ВВОД И ОБРАБОТКА ОБРАЗОВ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ Индустриальные системы управления документами содержат встроенные средства для индивидуального и потокового сканирования бумажных документов с их последующим распознаванием в оцифрованный текст одного из стандартных форматов офисных приложений или его обработкой в виде растрового формата как электронного изображения, например, с наложением послойных комментариев различными пользователями. По окончании процесса обработки растрового документа он может помещаться в архив на медленных внешних носителях либо уничтожаться. Распознавание содержимого документов из хранилища может быть произведено в любой момент по запросу пользователя, например, в целях создания на основе хранимого документа копии для редактирования.

ИНТЕГРАЦИЯ С ОФИСНЫМИ ПРИЛОЖЕНИЯМИ И ИНТЕРФЕЙС ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Корпоративные системы управления документами позволяют пользователю прозрачно работать со всем набором функциональности системы непосредственно из бизнес-приложения, с которым он работает, в привычном ему окружении. Это могут быть офисные приложения по работе с текстами, таблицами, графиками, приложения автоматизированного проектирования или бизнес-приложения по управлению ресурсами предприятия, финансовые системы и системы управления взаимоотношениями с заказчиками или управления составом изделия. Например, при сохранении текста из тестового процессора стандартным диалогом с процессором пользователю вместо окна файловой системы, через которое традиционно указывается сетевое размещение файла, предлагается специальная атрибутивная форма, при заполнении которой используется логическое описание документа, которое впоследствии может быть использовано как запрос для другого пользователя, заинтересованного в получении прямого доступа к данному документу в случае, когда его права доступа позволяют ему такой поиск осуществить.

Интеграция с бизнес-приложениями носит двухсторонний характер, когда электронный документ из хранилища можно привязать к соответствующей строке бизнес-приложения или, наоборот, вызвать по указанию на запись в бизнес-приложении электронный документ, на основании которого она была внесена в него.

УПРАВЛЕНИЕ ВЕРСИЯМИ И АТРИБУТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ Системы управления документами не могут быть внедрены в масштабах предприятия без поддержки ими версионности документов для произвольного количества версий и подверсий на каждом уровне.

Каждая версия, помимо продуманной системы внутренней нумерации и целостности ссылок, должна содержать необходимые комментарии, позволяющие по ним понять сущность отличий данной версии от прочих, хранимых в системе, а также позволять создавать отдельные атрибуты на каждую версию, что дает возможность в любой момент времени проследить всю историю обработки документов разными пользователями, создающими разные версии.

При атрибутировании документа пользователь заполняет определенную электронную форму, которая должна иметь возможность гибко проектироваться при помощи стандартных графических средств без программирования и позволять вносить изменения в состав атрибутов в ходе эксплуатации системы без риска нарушить бизнес-логику обработки документов. При этом атрибуты документа должны храниться в промышленной СУДБ, а само содержимое документа - в отдельной и защищенной для доступа иными способами области файловой системы, что обеспечивает постоянное поддержание взаимооднозначного соответствия между физическим местонахождением содержимого документа и его электронной атрибутивной формой, по которой осуществляется логический поиск документа. Такая архитектура системы позволяет говорить как о поддержке автоматической миграции по настраиваемым администратором правилам на внешние медленные носители информации, так и о построении территориально распределенных хранилищ электронных документов, управляемых централизованно, а также снять любые теоретические ограничения на объем хранения электронных документов в системе.

СОСТАВНЫЕ ИЛИ СВЯЗАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ Необходимо обеспечить возможность создания предопределенных структур составных документов, каждая часть которых в свою очередь является самостоятельным документом со своими правами доступа к нему и своими процессами коллективной разработки и этапами жизненного цикла. Эта функциональность позволяет формировать электронные подшивки, основанные не на физической, а на логической подборке документов по произвольным признакам, в результате чего один и тот же реальный первичный документ, хранящийся в оригинальном виде в хранилище, может отображаться в различных виртуальных подборках документов, посвященных разным тематикам, к которым документ может иметь отношение. Это значительно повышает прозрачность доступа к документам и позволяет разделить доступ и полномочия разных подразделений, участвующих в комплектации виртуальной подшивки. Кроме того, виртуальный документ сам по себе может участвовать в различных бизнес-процессах и иметь собственные права доступа и этапы жизненного цикла. В случае изменений содержания составляющих виртуальной подшивки документа происходит автоматическая проверка ссылочной целостности на предмет отражения изменений в связанных документах.

ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК И АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ Сегодня невозможно представить себе работу системы управления документами без возможности поддержки механизма поиска по содержанию документа, альтернативного атрибутивному поиску.

Существуют лидеры в области полнотекстового анализа текстов на международных языках, многие из которых в своих продуктах поддерживают и русский язык, которые встраивают эти возможности внутрь стандартной поисковой карточки с возможностью сужения запроса, объединяющего для поверхностного поиска как слова, так и связывающие их логические операторы. Есть и специализированные профессиональные системы лингвистического анализа, позволяющие работать с хранилищами ведущих систем управления документами наравне с другими стандартными источниками текстовых документов, такими как электронная почта, файловая система, текстовые поля СУБД, интернет, а также проводить более тонкие механизмы извлечения неявных знаний, когда сам предмет поиска не является заранее до конца формализованным. Это достигается при помощи запросов на естественном языке, автоматического аннотирования текстов, рубрикации текстов по обучающим выборкам и автоматической классификации текстов на непересекающиеся различимые по смыслу области без предварительного задания критериев различия.

УПРАВЛЕНИЕ ЭТАПАМИ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ДОКУМЕНТА Под жизненным циклом документа в электронной форме понимается все время жизни электронного документа под управлением системы от момента создания или импорта документа до момента экспорта или уничтожения документа. Фактически любая система декларирует сегодня поддержание этой функции, однако только действительно лидирующие продукты имеют возможность создания произвольных этапов жизненного цикла и задания их свойств без программирования при помощи графического диалогового интерфейса с пользователем. Переход документа с одного этапа на другой осуществляется при выполнении заданного условия изменения какого-либо свойства документа, например, формата, прав доступа, вида атрибутивной карточки. Перевод этапов жизненного цикла должен осуществляться как вручную, так и автоматически, например, при наступлении внешнего события системы (заполнении поля атрибутивной карточки, наступлении этапа бизнес-процесса обработки документа или наступлении календарного срока).

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ Наименее освещена в книге область автоматизации обработки документов в электронной форме, а также в более общем случае технология управления предприятием, связанная с коллективной, предопределенной стандартными маршрутами и регламентами обработкой документов или координирующая иные управленческие действия сотрудников, которые могут подкрепляться документами как основаниями или результатами данных действий. Автоматизация бизнес-процессов позволяет добиться значительного снижения непроизводительных потерь времени на передачу результатов выполнения функциональных задач на другие рабочие места или в разные подразделения, поддержать прозрачность управленческих регламентов и, главное, их воспроизводимость, что в итоге позволяет поддержать стандарты качества серии ИСО 9000 на уровне управления предприятием.

В отличие от традиционного подхода к программированию жесткой бизнес-логики в программном ядре прикладных систем, не допускающем внесения изменений в процедуры обработки без нового этапа программирования и фактически заставляющего предприятия держаться за устаревшие и неэффективные бизнес-процессы, системы управления документами одними из первых среди бизнес-приложений в области управления предприятием стали полноценно поддерживать так называемые workflow-технологии или технологии поддержки потоков заданий (документов).

Современным системам управления документами, знаниями и бизнес-процессами поддержка бизнес процессов на основе workflow-технологий дает возможность создавать при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы и назначать правила перехода этапов бизнес процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечить графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они обеспечивают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.

Для того чтобы крупные предприятия смогли полноценно использовать перечисленные функциональные возможности индустриальных систем управления документами, обеспечив надежность и эффективность их эксплуатации и возможность дальнейшего расширения с учетом общей стратегии развития информационной инфраструктуры предприятия, необходимо выполнение ряда технических требований.

Масштабируемость Ч способность, проверенная опытом работы в конкретных статистических условиях промышленной эксплуатации, поддерживать работу до сотен тысяч пользователей, до тысяч одновременно работающих пользователей, до десятков тысяч одновременно выполняемых задач, поддержка до сотен миллионов объектов хранения, в том числе в распределенной конфигурации, когда система позволяет управлять дистанционно установленными серверами на удаленных площадках, вести полную или частичную синхронизацию содержания распределенного хранилища, производить перемещение отдельных документов по заявкам пользователей из одного хранилища в другое в случае территориальной распределенности, а также иметь возможность поддерживать полноценную работу мобильных пользователей через интернет с любым из хранилищ без ограничения функциональных возможностей.

Открытость Ч способность интеграции с любыми внешними открытыми приложениями через стандартные интерфейсы межпрограммного взаимодействия, поддержка современных мировых стандартов в области информационных технологий (WfMC, XML, COM\DECOM, J2EE), наличие готовых индустриально поддерживаемых шлюзов к наиболее распространенным офисным и бизнес приложениям, прозрачная интеграция со стандартными пользовательскими интерфейсами, такими как Windows Explorer и Internet Browser.

Многоплатформенность Ч способность работать на различных программно-аппаратных платформах, различных промышленных СУБД, использовать различные сервера приложений, а также работать в гетерогенной среде разных операционных систем.

Обязательным требованием является безопасность, поддерживаемая средствами разделения прав доступа, интегрированными по спискам пользователей и структуре с системой безопасности операционной системы, имеющая не менее 7 уровней доступа к документам (от отсутствия информации о наличии документа до возможности удаления документа из системы), согласованная со средствами генерации отчетов и распределенного поиска с гибким механизмом назначения прав как по ролевому, так и по персональному признаку и возможностью изменения прав доступа к документу в процессе его жизненного цикла. Требования к безопасности включают также возможность интеграции с открытыми по межпрограммным интерфейсам произвольными западными или российскими средствами криптографической защиты, аутентификации и электронной подписи.

И, наконец, еще одним непременным требованием является возможность настройки без программирования на широкий спектр функциональных задач пользователей в рамках одного предприятия с использованием единого, хотя и, возможно, распределенного хранилища всех неструктурированных документов предприятия, а также возможность создания вертикальных приложений произвольного назначения на основе стандартных средств разработки как для настольного, так и для тонкого клиента с таким же объемом функциональности.

Одним из мировых лидеров рынка систем управления знаниями, документами и бизнес-процессами на протяжении последних лет является компания Documentum, Inc. (CA, USA). Ее решения успешно применяет большая часть 2 000 крупнейших мировых корпораций.

Нам, как авторам предисловия к русскому изданию знаменитой книги М.Саттона, особенно приятно сознавать, что за год, прошедший с момента выхода Documentum (www.documentum.ru) на российский рынок в 2000 году, многие флагманы российской индустрии по достоинству оценили все широкие функциональные возможности продукта, отвечающие самым последним требованиям мировой управленческой культуры в сочетании с полной поддержкой всех национальных стандартов и исторических традиций российского делопроизводства.

В заключение считаем необходимым отметить, что за время, прошедшее с момента выхода оригинального издания данной книги, ее актуальность для российского читателя ничуть не утрачена в связи с некоторым отставанием в организационном развитии и рыночной адаптации отечественных предприятий (в среднем по нашим наблюдениям на 3-5 лет) от их западных конкурентов и партнеров.

Однако можно смело констатировать, что разрыв этот достаточно быстро сокращается. И поскольку быстрая адаптация к изменениям является условием выживания в рыночных условиях, российским менеджерам важно как можно быстрее понять, что любые системы автоматизации в области управления не должны консервировать организационные процессы предприятия независимо от того, насколько они хороши на текущий момент. Гибкость и мощность платформы индустриальных систем управления знаниями, документами и бизнес-процессами от мировых лидеров легко отыграет начальные инвестиции, традиционно более высокие, чем в случае приобретения отечественных разработок, констатирующих сегодняшнее состояние и потребности среднестатистических предприятий, но неспособных поддержать ни масштабирование систем, ни их адаптивность к реинжинирингу бизнес-процессов на предприятиях без длительного программирования.

Кроме того, уже сегодня заложенные в индустриальные мировые продукты класса управления знаниями, документами и бизнес-процессами возможности электронного ведения бизнеса на основе столь серьезно входящих в практическую жизнь предприятий, работающих на мировых рынках интернет-технологий, дают существенный запас прочности для дальнейшего развития и увеличения числа задач, решаемых на единой платформе. Сегодня деятельность многих крупных компаний уже немыслима без корпоративных информационных порталов. Эта тема не была никак затронута в книге М.Саттона, хотя с технологической стороны она является лишь дополнительной функциональной возможностью для управления неструктурированными документами предприятия.

В заключение хочется отметить, что данная монография не остается только теоретическим исследованием. Все её основные положения проверены компаниями Documentum Services CIS на нескольких крупных проектах и подтвердили свою полную применимость в российской практике автоматизации крупных распределенных предприятий.

Андрей Афанасьев, Константин Синюшин    Книги, научные публикации